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El servicio en los archivos

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Descripción archivística

Se entiende por descripción archivística, el análisis que aplicado a los documentos de archivo, a sus categorías o agrupaciones documentales, facilita a los usuarios la información  contenida en ellos y su localización (Decreto 97/2000 por el que se aprueba el Reglamento Andaluz de Archivos, Capítulo IV. De la descripción archivística Artículo 79. Descripción archivística e instrumentos de descripción. Concepto).

Para la descripción archivística se atenderá a lo que disponen las normas internacionales sobre la materia.

Se entiende por instrumentos de descripción los resultados de la descripción archivística, que permiten la presentación de la información jerarquizada a través de

- guías,
- cuadros de clasificación,
- inventarios y
- catálogos,
- así como aquellos otros que permiten la búsqueda aleatoria de la información.


Existirá en cada archivo una planificación descriptiva que irá de lo general a lo particular; de los instrumentos de de…

Salidas de documentos de sus archivos

La salida de documentos de su respectivo archivo puede ser temporal o definitiva (Decreto 97/2000 por el que se aprueba el Reglamento Andaluz de Archivos y desarrollo de la Ley 3/1984 de Archivos, Artículo 70. Clases de salidas).

Salida temporal es la que se realiza por un periodo de tiempo determinado y con fines de
- restauración,
- reproducción o
- difusión cultural.

Salida definitiva es por la cual los documentos causan baja en el archivo que hasta ese momento tenía la responsabilidad de su

- custodia,
- control,
- conservación y
- servicio.

Queda exceptuada del régimen de salidas de documentos, la que se produzca en cumplimiento de lo dispuesto en el Ordenamiento Jurídico, sin perjuicio de la observancia de las normas que regulen el funcionamiento de los archivos.

Los archivos de titularidad estatal existentes en Andalucía se regirán por:

- lo dispuesto en la legislación de Patrimonio Histórico Español y
- por el co…

Adquisión, expropiación, depósito de documentos en el ámbito de la Comunidad Autónoma Andaluza

Según la Sección 3. ª De la adquisición, Artículo 58. Adquisición de documentos del Decreto 97/2000. La adquisición de documentos, fondos y/o colecciones documentales por la Administración de la Junta de Andalucía, vendrá dictaminada por la Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y se regirá por lo establecido en la legislación vigente en la materia.

El ejercicio de los derechos de tanteo y de retracto sobre las transmisiones de bienes del Patrimonio Documental Andaluz se regirá por la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos.

Regirá la legislación que en cada caso sea de aplicación, cuando se trate de bienes inscritos en:

- el Catálogo General del Patrimonio Histórico Andaluz,
- declarados de interés cultural
- o incluidos en el Inventario General de bienes muebles del Patrimonio Histórico Español. Artículo 59. Derechos de tanteo y retracto.



La adquisición por expropiación forzosa de los bienes integrantes del Patrimonio Documental Andaluz (Artículo 60. Adquisic…

Transferencias

Seguiremos lo dispuesto en el Decreto 97/2000 por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, que en su Sección 2. ª trata De las transferencias.

Transferencias regulares. Artículo 50. Se entiende por transferencia regular el procedimiento de traspaso periódico de la documentación de un archivo a otro siguiendo el ciclo vital de los documentos.

En los archivos de uso público del Sistema Andaluz de Archivos, las transferencias regulares son obligatorias y afectan a todos los documentos testimonio de su actividad (Artículo 51. Procedimiento y calendario).

Se formalizarán mediante relación de entrega.

Todo archivo establecerá un calendario de transferencias, ya se trate de un archivo

- central,
- intermedio
- o histórico,
- o con funciones conjuntas.

Transferencias con tablas de valoración. Artículo 52. Las transferencias regulares se hacen conforme a los plazos fijados en las tablas de valoración, cuando éstas existan; habiendo sido previamen…

Ingresos y salidas de documentos

Sobre ingresos y salidas de documentos hay que atenerse a lo que dicta el Decreto 97/2000 que aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, que en su Capítulo III. De los ingresos y salidas de documento. Sección 1. ª habla De los ingresos.

Ingreso es la entrada de documentos en un archivo para su
custodia, control, conservación y servicio. Artículo 46. Concepto. Existen distintos tipos de ingresos. Artículo 47. El ingreso de documentos en los archivos de uso público se producirá por: 
a) Transferencias regulares o extraordinarias. b) Adquisición, a título oneroso o lucrativo por actos intervivos o mortis causa, de documentos -por la Junta de Andalucía -o por las entidades locales de Andalucía de acuerdo con lo establecido en la legislación de Patrimonio Histórico, en la legislación de Patrimonio de la Comunidad Autónoma y en la legislación reguladora de los bienes de las entidades locales y demás normas que fueran de aplicación. c) Expropiación forzosa de documentos po…

Funcionamiento de los archivos

El TITULO II. DEL FUNCIONAMIENTO DE LOS ARCHIVOS del Decreto 97/2000 por el que se aprueba el Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos, en su Capítulo I. De la identificación y de la valoración documentale, trata de la Identificación documental (Artículo 27).

La identificación es la primera fase del tratamiento archivístico, consiste en el análisis de la organización y de las funciones de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y de las series documentales que estas producen, como base para la valoración documental y para la organización y
descripción archivísticas.

La tarea de identificación es obligatoria para cualquier fondo documental y deberá hacerse en las áreas de producción documental, preferentemente.

Se entiende por unidad documental, el documento o documentos que testimonian un acto, acción y, en general, cualquier hecho.

Se entiende por serie documental, el conjunto de unidades documentales, que constituyen el testimonio continuado de una misma activ…