Archivos, Historia y Patrimonio

  Con respecto a la Norma UNE-ISO 15489 es fundamental entender su objeto: regulación de la organización del sistema de gestión documental que está llamado a respaldar la parte documental de las normas de calidad, ISO 9001 y 14001 fundamentalmente, es decir, los denominados quality records.  No es una norma de certificación sino que procura unas directrices orientadas a dotar a las organizaciones de sistemas de gestión documental.  La norma surge como modelo internacional de gestión documental en un contexto dominado por tradiciones nacionales muy diferentes entre sí y muy difícil hacerlas compatibles, en muchos casos.  La progresiva implantación de sistemas de gestión de documentos electrónicos invita  al debate común y  al logro de un consenso internacional  Esta oportunidad es aprovechada por ISO para promover el trabajo de expertos en un Subcomité internacional, que trabajen en esta línea.  Para la familia ISO, la adopción de esta norma 15489 ...

  Cada Administración Pública debe publicar los días y el horario en el que deban permanecer las oficinas que prestarán asistencia abiertas para la presentación electrónica de documentos, con ello se garantiza el derecho de los interesados a ser asistidos en el uso de los medios electrónicos.   El registro electrónico de cada Administración u Organismo de ella dependiente, a efectos de cómputo de los plazos, se regirá por la fecha y la hora oficial de la sede electrónica de acceso, que tendrá las medidas de seguridad necesarias para  garantizar su integridad  y figurar de modo accesible y visible.   Se regirá el funcionamiento del registro electrónico por las siguientes reglas :   a) Permitirá presentar documentos todos los días del año durante las 24 horas.   b) Para el cómputo de plazo fijado en días hábiles, y en lo referente al cumplimiento de plazos por parte de los interesados, la presentación en un día inhábil ha de...

Por lo que se refiere a la validez y eficacia de las copias que realiza la Administración Pública, cada Administración Pública deberá determinar los órganos que tengan las competencias en la expedición de copias auténticas tanto de documentos públicos administrativos como privados. Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos.  Las copias auténticas que hace una Administración Pública tienen validez en las restantes Administraciones. Podrán realizar copias auténticas la Administración General del Estado,  las Comunidades Autónomas y  las Entidades Locales   mediante funcionario habilitado o por medio de actuación administrativa automatizada. Debe haber y debe mantenerse actualizado  un registro, u  otro sistema equivalente,  donde constarán los funcionarios habilitados para poder expedir copias auténticas.  Estas copias han ser interoperables plenamente y han estar interconectados al resto de las Admi...

El Acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos lo regula la Ley 11/2007, 22 de Junio, que reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las Administraciones Públicas electrónicamente, regulando los aspectos básicos dl uso de las tecnologías de la información en cuanto a la actividad administrativa se refiere en las relaciones entre las Administraciones Públicas así como en las relaciones de los ciudadanos con las mismas  con la finalidad de garantizar  sus derechos,  un tratamiento común ante ellas  y la validez y eficacia de la actividad administrativa en condiciones de seguridad jurídica. Las Administraciones Públicas se basarán en esta ley en la utilización de las tecnologías de la información conforme a lo dispuesto, asegurando  la disponibilidad,  el acceso,  la integridad,  la autenticidad,  la confidencialidad  y la conservación de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de ...

  UNESCO (Directrices, 2003, 22-26) da las directrices constituyendo un compendio que son  la quintaesencia y a partir de ellas podemos convenir que los principios esquemáticamente son los que siguen: 1. Patrimonio . No todo objeto digital merece ser conservado, solo los que cuentan con valor permanente, así que es necesario decidir qué se debe conservar, mediante la selección.   2. Preservación digital . Se produce  si se mantiene el acceso a los materiales,  si estos son auténticos  y al abrigo de las amenazas.  La accesibilidad debe garantizarse en el corto y largo plazo.   3. Gestión . Ha de basarse en la competencia,  el conocimiento,  el establecimiento de responsabilidades,  la financiación adecuada,  la evaluación y  la gestión de riesgos.  Es necesario  la designación de responsables  y el reparto de roles,  tal y como señalan las directrices: “La responsabilidad es un asunto crucial en la pres...

En cuanto a aseguramiento e interoperabilidad de la firma electrónica, l as Administraciones Públicas pueden determinar los trámites e informes que incluyan firma electrónica reconocida o cualificada y avanzada basada en certificados electrónicos reconocidos o cualificados de firma electrónica.   Para favorecer la interoperabilidad y posibilitar la automática  verificación de la firma electrónica de los documentos electrónicos, cuando una Administración use sistemas de firma electrónica diferentes de los basados en certificado electrónico reconocido o cualificado, con objeto de remitir o poner a disposición de otros órganos, organismos públicos, entidades de Derecho Público o Administraciones, la documentación firmada electrónicamente, podrá superponer un sello electrónico basado en un certificado electrónico reconocido o cualificado.   Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, siempre ...

II Fragmento de la Intervención de Antonia Heredia en el Seminario "La Función social de los Archivos”. habla aquí sobre los cambios en la metodología archivística y relaciones con los sistemas electrónicos.   Se transcribe del vídeo: … Los cambios en la metodología han trascendido al vocabulario, que no ha logrado, a pesar de los intentos, un lenguaje único que facilite la comunicación, reduzca la interpretación y democratice el conocimiento. Y en este recorrido llegamos hasta ahora, ha ocurrido que la administración electrónica ha descubierto al archivo indispensable para la gestión de documentos electrónicos elevada a la categoría de política, apreciación que nunca tuvo la simple gestión documental aplicada desde los archivos. La renovada ISO 15489 y la ISO 30.300 venían favoreciendo decididamente el cambio al hacer responsable de la gestión de los documentos a las organizaciones … Del archivo electrónico se dice que es una idea digital y salvo para los documentos ele...