Archivos, Historia y Patrimonio

La norma ISO 15489 contribuye a asegurar la calidad en una organización, lo hace en forma de guía específica para la gestión de documentos que sirvan de base a los sistemas de calidad (ISO 9000, ISO 14000). Su antecedente más próximo es la norma australiana AS 4390, desarrollada a comienzos de los años 90 del siglo XX en respuesta a la norma de calidad ISO 9000. Contiene referencias relativas a la necesidad de quality records para mostrar el funcionamiento de un sistema de calidad, sin embargo no se extiende sobre qué supone un quality record (S. Healy).  Algunos autores reclaman la necesidad de una mayor conexión entre UNE-ISO 15489 e ISO 9001: el 60 % de las empresas no pueden conseguir de forma inmediata la certificación por causa de serios problemas en el control de sus documentos (B. McLean).  Las normas ISO 9000 e ISO 14000 enfatizan, -en los procedimientos de calidad y ambientales-, la documentación conforme y efectiva.  Las nuevas versiones incrementan la visibil...

  Cada Administración Pública debe publicar los días y el horario en el que deban permanecer las oficinas que prestarán asistencia abiertas para la presentación electrónica de documentos, con ello se garantiza el derecho de los interesados a ser asistidos en el uso de los medios electrónicos.   El registro electrónico de cada Administración u Organismo de ella dependiente, a efectos de cómputo de los plazos, se regirá por la fecha y la hora oficial de la sede electrónica de acceso, que tendrá las medidas de seguridad necesarias para  garantizar su integridad  y figurar de modo accesible y visible.   Se regirá el funcionamiento del registro electrónico por las siguientes reglas :   a) Permitirá presentar documentos todos los días del año durante las 24 horas.   b) Para el cómputo de plazo fijado en días hábiles, y en lo referente al cumplimiento de plazos por parte de los interesados, la presentación en un día inhábil ha de...

Por lo que se refiere a la validez y eficacia de las copias que realiza la Administración Pública, cada Administración Pública deberá determinar los órganos que tengan las competencias en la expedición de copias auténticas tanto de documentos públicos administrativos como privados. Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos.  Las copias auténticas que hace una Administración Pública tienen validez en las restantes Administraciones. Podrán realizar copias auténticas la Administración General del Estado,  las Comunidades Autónomas y  las Entidades Locales   mediante funcionario habilitado o por medio de actuación administrativa automatizada. Debe haber y debe mantenerse actualizado  un registro, u  otro sistema equivalente,  donde constarán los funcionarios habilitados para poder expedir copias auténticas.  Estas copias han ser interoperables plenamente y han estar interconectados al resto de las Admi...

  Cada Administración debe mantener un único archivo electrónico de los documentos electrónicos de procedimientos finalizados, en los términos que establezca la normativa reguladora aplicable.   Los documentos electrónicos han de conservarse en formato que permita garantizar  la autenticidad,  integridad y  conservación del documento,  su consulta   con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión.  Se asegurará la posibilidad de trasladar los datos a otros  formatos y  soportes  que garanticen el acceso desde distintas aplicaciones.  La eliminación de estos documentos ha de ser autorizada conforme a lo dispuesto en la normativa aplicable.   Los medios o soportes en que se almacenan documentos,han de contar con medidas de seguridad, conforme a lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen  la integridad,  autenticidad,  confidencialidad,  calidad,...