Archivos, Historia y Patrimonio

En las oficinas municipales existen gran número de folletos divulgativos, es documentación de entrada, que se recibe procedente de otros organismos de la Administración y de empresas privadas. Generalmente se archivan correspondencia. Hay quien no los quiere en los archivos con el pretexto de que no es acertado tenerlos junto con el resto de la documentación por su tamaño y por la posible pérdida de la información que contienen. Pero esta razón no es de ningún modo suficiente, si fuera por tamaño, qué diríamos de los planos, de los bocetos de concursos que se convocan y que se archivan en los ayuntamientos, por ejemplo. Otro caso característicos son las Ponencias de los Congresos o de la documentación que procede de los cursos a los que asisten los empleados, en el caso de los ayuntamientos, empleados públicos, que suelen pasar a formar parte de los archivos personales. Esta documentación debe archivarse por áreas de trabajo de manera que la información esté al alcance de quien la n

No debemos confundir los dosieres con los expedientes administrativos, sino que se forman cuando media el interés de acumular información sobre un determinado. En la mayoría de las oficinas es efímera su conservación, pero existen algunas excepciones tales como el caso de una Oficina de Información o de un Gabinete de Prensa. Su conservación en disco óptico es el mejor sistema de archivo de los dosieres. Puede ahorrarse espacio si los documentos seleccionados y que constituyen el dosier, que suelen proceder de expedientes administrativos, recortes de prensa y notas manuscritas, pueden ser escaneados y así conservados en un disco el tiempo que sea necesario para utilizar la información. De esta forma podemos conservarlos incluso si el expediente o la documentación a la que acompañan pasa al archivo de centro y después al histórico. Los dosieres en soporte papel se ordenarán por materias, por el asunto del que traten, para lo cual hay que establecer un índice con el fin de que tanto l

La documentación informativa auxiliar es la que está formada por los diferentes textos legales, revistas especializadas, boletines oficiales y Catálogos, etc., que suelen recibir todas las oficinas. Con toda esta documentación se podrá formar la biblioteca auxiliar del archivo de la institución.

Son los que recibe una oficina o ella misma elabora para facilitar la gestión de sus asuntos. Esta documentación tiene carácter informativo efímero, suelen carecer de valor legal o histórico. Los documentos suelen ser sustentadores de derechos de los ciudadanos y de la propia administración al menos durante un período de su vida, suelen ser documentos originales. Pero los documentos de apoyo son copias de otros documentos o documentos repetidos y carecen de cualquier valor, salvo el meramente informativo, inmediato, por lo que pueden ser expurgados una vez utilizados. En una oficina municipal estos documentos serían los siguientes: Originales múltiples : son documentos originales iguales, la misma redacción, configuración física, firmas y rúbricas, pero cumplen funciones distintas y tienen diferente valor según en donde se encuentren. En una oficina un original formará parte de un expediente, mientras que otros se utilizarán como documento de apoyo a la gestión en la misma o en o

Son notificaciones o documentos de notificación los que se envían a las distintas oficinas municipales para comunicar asuntos de interés general, son las circulares o comunicados; o también aquellos documentos dirigidos a un empleado público o a una oficina determinada comunicando un asunto de interés, serían las certificaciones de acuerdos sobre asuntos personales. En algunas oficinas los documentos de enlace y los de notificación se archivan como "correspondencia interior", pero esta denominación no es precisa de manera que termina por convertirse en un "indiferente general", un "cajón de sastre" en el que se archivan documentos que forman parte de expedientes o que son documentos de apoyo a la gestión. Los documentos de enlace son documentos que se utilizan en las oficinas para trasladar documentos de una oficina a otra. Suelen recibir el nombre de "notas de régimen interior", "oficios de remisión" o "relaciones de envío

Los tipos documentales son variados y en cuanto a la forma documental presentan dos tipos: .-La tradicional, en forma de CARTA, “sepan cuantos esta carta vieren...”. .-ACTA DOCUMENTAL: con la fecha, escribano, señores que actúan en el negocio, la narración del negocio. En los siglos XVI-XVII esta forma de carta que va a ser desplazada por el ACTA, los dos documentos son dispositivos. Firma (que valida). Contenido muy ámplio. Agrupando por contenido tendremos dentro de los tipos del notariado: ·           DOCUMENTOS REFERIDOS A PROPIEDADES LAICAS ·           Compra-venta: Ahora la venta se diversifica, podrá ser de fincas rústicas y urbanas, de esclavos, censos, bienes muebles... ·           Arrendamientos: de : .-negocios                                     .-fincas rústicas y urbanas                                     .-animales                                          duración : .-de por vida                        

Con la dinastía Trastámara llega una mayor burocratización, que quedará relejada en las cancillerías, donde surgen ahora las escribanías de privilegios. Se produce la consolidación del notariado y se dan dos bloque de documentos: ·           Cancillería Mayor : más solemnes y completos. Hechos en pergamino . ·           Cancillería de la poridad : que necesita tipos más fluídos. Hechos en papel . Tendremos tres tipos documentales fundamentales: .- PRIVILEGIO : concesión máxima. .- MERCED : puede ser dada por un señor o un obispo. .- MANDATO . CANCILLERÍA MAYOR: En pergamino. ·           Privilegio Rodado : Es el documento más importante, se utiliza para conceder y confirmar privilegios. Llega hasta los RRCC. Ahora se hace la confirmación “ in extenso ”, uno de los vínculos más importantes. Siempre lleva sello de plomo pendiente . Llevan signo real (la rueda). ·           Carta Plomada: También para para conceder y confirmar privi