Sobre las series documentales, nuevas profesiones, nuevos usos del lenguaje.

Extracto de ideas de "Charla desde casa con la Dra. Antonia Heredia Herrera".

Cualquier archivero ha de tener claro qué es una serie documental. Pese a todo nos encontramos definiciones hoy día que nada tienen que ver con lo que realmente es una serie documental.

No es una agrupación documental sino una sucesión documental. Son documentos que tienen el mismo tipo documental, son testimonios de una misma actividad.

Documentos testimonios de la misma actividad y generalmente suelen tener el mismo contenido. Al ser una sucesión de documentos estamos hablando tanto de unidades documentales simples o compuestas.

Algunos identifican la serie con el procedimiento administrativo, una cosa es que puedan coincidir y otra que coincidan, tienen una relación muy estrecha pero no se pueden identificar. No son la misma cosa. Una es una sucesión de documentos y procedimiento administrativo es una sucesión de reglamentos, de normas, para llegar a una resolución.

Otra cosa es que para denominar una serie documental se aluda a ese procedimiento administrativo. Por ejemplo expedientes de licencias de obras o expedientes de obras. La sucesión de registros notariales es una serie documental; el censo de población, etc.

Antes de meterse con la gestión documental hay que saber archivística, porque si no la gestión documental iría “de cabeza”. 

Hay que construir un vocabulario normalizado Duchain hablaba del vocabulario en archivística como Torre de Babel. Han aparecido en el escenario disciplinas nuevas: informáticos, gestores documentales, cada ual tirne su lenguaje propio, hay que normalizar el vocabulario y saber qué es qué. 

Ha surgido la palabra “repositorio”, que viene a ser un ropero, pero un archivo no es ni un almacén ni un ropero, porque de serlo no sería archivo. 

En el contexto de la gestión documental es donde se está produciendo la aplicación de la archivística. 

Aplicar la archivística es gestión documental. Es lo que antes se decía “tratamiento archivístico”.

En la gestión documental es donde se está produciendo la mayor altisonancia de conceptos.

La gestión o la administración será diferente según el objeto que administremos y según la metodología.

Por una parte en la gestión documental están los gestores administrativos, sus principios la legislación, los procedimientos administrativos; paralelamente la gestión de los documentos de archivo y como principios los fundamentos archivísticos, el principal el principio de procedencia.

Existe una gestión administrativa regida por los procedimientos administrativos y la gestión documental de archivo, regida por los principios archivísticos. La gestión administrativa termina con la transferencia, sin embargo los principios de actuación archivísticos ya están en el origen del documento, suceden durante su procedimiento administrativo y continúan cuando el documento es ya exclusivamente de archivo, para uso de la administración puntualmente y de la investigación generalmente.

En la gestión administrativa se aplican procedimientos administrativos y los gestores van a ser los gestores administrativos; y en la gestión archivística ya sea con documentos en soporte papel o digital, van a ser los archiveros y la metodología  será la que marca el principio de procedencia y las reglas documentales y archivísticas. Eso es la gestión documental. Para iniciar la gestión documental archivística hay que tener conocimientos de lo que ahora llaman procesos archivísticos; y los procesos archivísticos, son las funciones archivísticas y cada una tiene su manera de aplicarse.

Hay confusión de términos como es el caso de forma y formato. “Forma” es el tipo documental y “formato” va más a lo físico, al tamaño a la forma física.

Hay que identificar claramente las cosas.

Antonia Heredia en cuanto a cuadros de clasificación lo compara con el trabajo de alfarero, para hacer un cuadro de clasificación hay que ir dando forma para hacernos con la institución y construir el cuadro de clasificación.