Archivos, Historia y Patrimonio

Las actividades de supervisión y control en el sistema de gestión de documentos electrónicos responden a tres objetivos: Garantizar el cumplimiento de los procedimientos que la organización ha establecido, la llamada "auditoría de cumplimiento", cuya finalidad es evaluar la conformidad del sistema de gestión, proporcionandolas necesarias evidencias de que se comprende la naturaleza de los documentos; se toman las adecuadas medidas de seguridad; y se aplica de forma adecuada lapolítica,procesos y procedimientos adoptados por la organización. Garantizar que los documentos presentan valor probatorio. Ha de poder demostrarse el cumplimiento de la legislación por parte de la organización mediante el mantenimiento de documentos íntegros y auténticos. Mejorar el rendimiento de la organiación. La supervisióndel rendimiento precisa que la organización establezca indicadores para medir cuantitativa y cualitativamente los procesos documentales, para evaluar el ejercicio de las co

Según la Norma ISO 15489 el proceso de gestión documental se compone de 7 fases, algunas de las cuales tienen ocasión simultáneamente como es el caso de la captura de documentos y su registro. Son: Incorporación de los documentos . El documento entra a formar parte del sistema, implica la selección de documentos que hay que capturar. Registro . Se trata de formalizar la incorporación del documentos, es decir, dejar constancia de que el mismo ha sido creado o ha sido recibido, mediante un identificador único y una breve descripción que facilite su recuperación. El registro se hace en el momento de la incorporación de los documentos al sistema, no podrá tener lugar ningún otro proceso documental antes de efectuar el registro. Clasificación . Se identifica la categoría a la que el documento pertenece, teniendo en consideración la actividad de  la organización con la que está relacionado y dela que es testigo. El proceso sellevaaefecto concretando el lugar que el documento ocupa en el

Desde el punto de vista técnico y según la Norma ISO 15489, la tarea de diseñar un sistema de gestión de documentos implica:   Determinar os documentos que deben formar parte del sistema . Esto consiste en la identificación de los documentos d ela organización que suponen una acción, responsabilidad o que proporcionan testimonio de las decisiones que se han tomado y de las actividades realizadas. Para esto es preciso el examen de los procesos, actividades y operaciones que se llevana efecto y ver qué documentos se generan en cada uno de los casos. Cada tipo documental deberaía: estar producido por una actividad concreta ser el resultado de un mismo procedimiento o proceso tener estructura y contenido informativos homogéneo identificarse claramente con un nombre breve, pero completo, adecuado, suficiente (tipo documental). Determinar los distintos plazos de conservación de los documentos . Ya identificados los tipos documentales que forman el sistema, hay que determinar

La metodología DIRKS (diseño e implementación del Sistema Recordkeeping, de origen australiano, es propuesta por la Norma ISO 15498para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos. Esta metodología consta de 8 etapas: Investigación preliminar Análisis de las actividades de la organización Identificación de los requisitos Identificación de las estrategias política diseño normas implementación Diseño del sistema de gestión de documentos Implementación del sistema de gestión de documentos Revisión posterior a la implementación Evaluación de los sistemas existentes El objetivo de la investigación preliminar es proporcionar la comprensión del contexto en el que la organización está desarrollando su actividad, para identificar los factores que determinan la necesidad de crear y de mantener los documentos, ya sean estos administrativos, legales,de empresao sociales; y conocer las debilidades y fortalezas de la gestión de los documentos. La investiga

Los procesos de gestión documental deben estar documentados debidamente, para lo cual se deberán tener en cuenta: - las directrices establecidas por los órganos del Sistema Andaluz de Archivos y que se expresan en el Ley 7/2011; y en particular -las que dicta la Consejería competente en documentos archivos y patrimonio documental, - la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos y - el Archivo General de Andalucía. La Junta de Andalucía según Acuerdo de 1 de Agosto de 2017, debe contar con un plan de formación y capacitación del personal responsable de la ejecución y del control de la gestión documental, tanto en las áreas productoras como en los archivos; así como del tratamiento y gestión de @rchivA. Para la aplicación correcta de esta política es preciso formación, que se articulará dentro de los planes de formación del Instituto Andaluz de Administración Pública. Los procesos de gestión de documentación electrónica, el programa de tratamiento de documentos elect

  A los documentos y a los expedientes electrónicos se asignarán, según el Acuerdo 1 de Agosto de 2017, los metadatos mínimos obligatorios definidos en la NTI, Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico y de Expediente Electrónico, así como los metadatos complementarios que se especifican en la Política de Gestión de Documentos Electrónicos, PGDE. Los sistemas de gestión y tramitación de expedientes y @rchivA respectivamente garantizarán en su dominio, la disponibilidad e integridad de los metadatos de los documentos y expedientes electrónicos, manteniendo permanentemente las relaciones entre ellos.