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Documentación y formación en el Sistema Andaluz de Archivos, supervisión y auditoría

Resultado de imagen de metadatos procesos de gestion documental

Los procesos de gestión documental deben estar documentados debidamente, para lo cual se deberán tener en cuenta:

- las directrices establecidas por los órganos del Sistema Andaluz de Archivos y que se expresan en el Ley 7/2011; y en particular

-las que dicta la Consejería competente en documentos archivos y patrimonio documental,

- la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos y

- el Archivo General de Andalucía.

La Junta de Andalucía según Acuerdo de 1 de Agosto de 2017, debe contar con un plan de formación y capacitación del personal responsable de la ejecución y del control de la gestión documental, tanto en las áreas productoras como en los archivos; así como del tratamiento y gestión de @rchivA.

Para la aplicación correcta de esta política es preciso formación, que se articulará dentro de los planes de formación del Instituto Andaluz de Administración Pública.

Los procesos de gestión de documentación electrónica, el programa de tratamiento de documentos electrónicos y esta política marcada en el Acuerdo 1 de Agosto de 2017, serán auditados en los años terminados en 0 y en 5.

Las auditorías son responsabilidad de cada Consejería competente en documentos, archivos, y patrimonio documental; y política digital.

En las auditorías conventrá tener presentes las normas internacionales:

- ISO 15489, que marca diretries en el proceso de supervisión y auditoría.

- ISO 30300, que proporciona una metodología específica para el proceso de evauación del desempeño, en la que se definen fases y resultados. Estanorma ISO establece un ciclo de mejora continua para los Sistemas de Gestión Documental,que se equipara al de los Sistemas de Gestión de Calidad y los Sistemas de Gestión de Seguridad. Conceptualmente se basa en la metodología PDCA, es decir Plan-Do-Check-Act o Planificar-Hacer-Evaluar-Actuar).

- La ISO 30301 proporciona una lista conejemplos de posibles indicadores de evaluación y medición para la autoevaluación.

Para la transferencia al archivo o remisión a otras administraciones el documento electrónico que no forme parte de ningún expediente, será tratado como un expediente más, como un expediente en sí mismo, y sus metadatos se deberán completar con la asignación de los otros propios del expediente electrónico y que no están recogidos entre los que, como documento, le son de aplicación.






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