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Diseño y funcionamiento del sistema de gestión documental

Resultado de imagen de ISO 15489La metodología DIRKS (diseño e implementación del Sistema Recordkeeping, de origen australiano, es propuesta por la Norma ISO 15498para el diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.

Esta metodología consta de 8 etapas:

  1. Investigación preliminar
  2. Análisis de las actividades de la organización
  3. Identificación de los requisitos
  4. Identificación de las estrategias
    1. política
    2. diseño
    3. normas
    4. implementación
  5. Diseño del sistema de gestión de documentos
  6. Implementación del sistema de gestión de documentos
  7. Revisión posterior a la implementación
  8. Evaluación de los sistemas existentes

El objetivo de la investigación preliminar es proporcionar la comprensión del contexto en el que la organización está desarrollando su actividad, para identificar los factores que determinan la necesidad de crear y de mantener los documentos, ya sean estos administrativos, legales,de empresao sociales; y conocer las debilidades y fortalezas de la gestión de los documentos.

La investigación preliminar dará como resultados
  • el examen de la misión
  • visión y valores de laorganización
  • de su política y estrategia
  • de sus objetivos
  • de su estructura organizativa
  • de las regulaciones específicas a las que están sometidas las actividades
  • y de los factores deéxito relacionados conla gestión de los documentos.

El análisis de las actividades de la organización tiene como objetivo el desarrollo de un modelo conceptual sobre
  • qué es lo que hace la organización y 
  • de cómo lo hace
examinando como los documentos interactúan con los procesos y las actividaddes de la empresa.

Se puede proceder a la identificación y análisis de los procesos y de las actividades de la organiación, examinando los circuitos que siguen los documentos para llevar a efecto los procesos.

Resultado de imagen de ISO 15489Será de utilidad conocer:
  • los tipos documentales que se producen
  • las atribuciones o funciones de cada unidad sobrecada tipo documental, como serían la elaboración, la revisión, aprobación, control, archivo,etc.
  • las aplicaciones informáticas que se han usado para crear y gestionar los documentos
  • su soporte y su localización
  • sus valores documentales y los plazos de conservación.
Como resultados. Se puede elaborar una primera versión del cuadro de clasificación que oriente sobre
  • las funciones,
  • actividades y 
  • operaciones que generan los documentos.
Será útil realizar un análisis secuencial que venga a describir, mediante diagramas de flujo, los procesos que son clave en la empresa. Estos diagramas permiten ver
  • qué documentos se producenencada parte del proceso 
  • cómo se transmite la información de una unidad a otra
  • quién es el responsable en cada momento de la manipulación y custodia documental.
La identificación de los requisitos tienecomo objeto la determinación de los requisitos que han de darse para crear y mantener documentos testigos de las actividades de la organización. La idendificación de requisitos se produce por medio de un sistemático análisis de:
  • las necesidades de la organización
  • las obligaciones normativas y legales
  • la rendición de cuentas
tanto con respecto a las partes interesadas internas:
  • dirección
  • personal
como externas:
  • clientes
  • accionistas
  • proveedores
  • contratistas
  • administración pública
En cuanto a resultados. Se puede redactar una versión primera del calendario de conservación que determinará los plazos durante los que se tiene que conservar la documenación; y de la tabla de acceso y seguridad, que vendrá a establecer las condiciones de acceso a los documentos.

Por lo que respecta a la evaluación de los sistemas existentes, el objetivo será el análisis del sistema de gestión de documentos y otros sistemas de información relacionados, para valorar si se incorporan y mantienen los documentos de una forma fiable, exahustiva, sistematica, conforme a los requisitos identificados.

Como resultado, se puede hacer inventario de los sistemas existentes para evaluar el cumplimiento de los requisitos documentales.

En cuanto a la identificación de estrategias para el cumplimiento de requisitos, el objetivo será determinar qué
  • políticas
  • normas
  • procedimientos
se adoptarán y qué herramientas, informáticas y documentales, hacen falta diseñar e implementar para asegurar la creación y el mantenimientos de los documentos testigo de la actividad de la organización. Las estrategias podrán incluir en:
  • establecimiento de políticas,normas o códigos de buenas prácticas de gestión
  • asignación de competencias y responsabilidades
  • elaboración de procedimientos e instruccionesde trabajo
  • diseño, implementación, administración de componentes nuevos en los sistemas o de nuevos sistemas
  • integración de la gestión de documentos en los procesos y sistemas de la organización.
Como resultados, podrá ser conveniente presentar informe y resumen ejecutivo dirigido a la dirección que plantee las posibles estrategias de actuación y los beneficios pretendidos.

Por lo que respecta al diseño del sistema de gestión de documentos, el objetivo será traducir las estrategias adoptadas anteriormente en un plan de actuación que cumpla con los requisitos identificados y que venga a solucionar las deficiencias detectadas. El plan aportará una visión de conjunto en que se integran los distintos elementos del sistema.

Como resultados. Se pueden realizar las acciones siguientes:
  • elaborar los instrumentos del sistema de gestión de documentos:
    • cuadro de clasificación
    • calendario de conservación
    • tabla de acceso y seguridad
  • definir los requisitos funcionales o diseñar y desarrollar las aplicaciones informáticas posibles
  • redactar las primeras versiones de la documentación del sistema de gestión de documentos y los mecanismos de supervisión y control
  • elaborar calendario de trabajo donde se programen las tareas para implementar el sistema.
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En cuanto a la implementación del sistema de gestión de documentos, el objetivo será aplicar el conjunto de estrategias adoptadas poniendo en marcha el plan de actuación diseñado anteriormente, con mínima alteración de las diarias actividades.

Como resultados se podrán realizar las actuaciones de:
  • revisión y aprobación de los instrumentos del sistema de gestión documental
  • puesta en marcha de las aplicaciones informáticas, en fase de prueba
  • revisión, aprobación, publicación del manual, procedimientos e instrucciones de trabajo
  • formación del personal
  • reorganización del depósito de archivo.

La revisión posterior a la implementación tendrá como objetivo la medición y evaluación de la eficacia del sistema de gestión para corregir las deficiencias.

Como resultados, se podrá entregar a la dirección un informa de recisión que detalle las discrepancias que seobserven, proponiendo las acciones para su corrección de disconformidades encontradas y adoptar las oportunidades de mejora no previstas en las anteriores etapas.





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