Según la Norma ISO 15489 el proceso de gestión documental se compone de 7 fases, algunas de las cuales tienen ocasión simultáneamente como es el caso de la captura de documentos y su registro. Son:- Incorporación de los documentos. El documento entra a formar parte del sistema, implica la selección de documentos que hay que capturar.
- Registro. Se trata de formalizar la incorporación del documentos, es decir, dejar constancia de que el mismo ha sido creado o ha sido recibido, mediante un identificador único y una breve descripción que facilite su recuperación. El registro se hace en el momento de la incorporación de los documentos al sistema, no podrá tener lugar ningún otro proceso documental antes de efectuar el registro.
- Clasificación. Se identifica la categoría a la que el documento pertenece, teniendo en consideración la actividad de la organización con la que está relacionado y dela que es testigo. El proceso sellevaaefecto concretando el lugar que el documento ocupa en el cuadro de clasificación. Normalmente se codifica este instrumento, que deberá proporcionar visión general de todos los procesos y actividades de la entidad. El código de clasificación indicará la "dirección" de un documento, dando noticia de su ubicación y facilitando su recuperación.
- Almacenamiento. Se trata de preservar los documentos y asegurar autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el tiempo que sea necesario. Responde al principio de la ISO 15489 de llevar a cabo un plan de gestión de documentos, garantizar la conservación en entorno seguro. Para ello se controlan las condiciones de almacenamiento y las condiciones en que se produce la manipulación de los documentos, para protegerlos del acceso y destrucción no autorizados, previniendo así deterioro, pérdida, riesgo de robos y desastres.
- Acceso. El objetivo en este caso es regular el permiso de quién deba realizar operaciones relacionadas con los documentos, como su creación, su modificación, su consulta o su eliminación; y en qué circunstancias se hace, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y seguridad. Los derechos de acceso al sistema de gestión de documentos por los usuarios dependerá de los requisitos legales y necesidades de la organziación.
- Trazabilidad. Se debe controlar tanto el uso como el movimiento de los documentos para garantizar que solamente quienes tengan permiso leven a cabo las actividades que tienen encomendadas. Garantizar también que los documentos puedan ser localizadso y siempre que se necesiten puedan ser localizados. El "rastro" del documento permitirá el control de los procesos documentales adecuadamente, desde que el documento se incorpora al sistema hasta su disposición final.
- Disposición. Una vez que se agota el plazo de conservación que se estableció para un documento, se aplicará la disposición prevista en el calendario de conservación, es decir, se determinará su eliminación, su conservación permanente, su transferencia a otro sistema archivístico. No se debe llevar a efecto ninguna acción de disposición sin previa autorización y sin haber comprobado previamente que ya no tiene valor el documento para la organización y que no quedan tareas pendientes para con él, no existe pleito o investigación ni tareas pendientes donde el documento pueda servir de prueba.
