Manuel Romero Tallafigo tomó posesión como académico de número de la Academia Andaluza de la Historia el 2 de octubre de 2026 , en el acto de apertura del curso académico 2026/2027 celebrado en el Ateneo de Sevilla. El discurso protocolario llevó por título: «Juan Sebastián Elcano, en el V Centenario de su muerte» . Romero Tallafigo es catedrático emérito de Paleografía y Diplomática de la Universidad de Sevilla . Presentar hoy a quien ha sido maestro es, para mí, mucho más que cumplir con una tarea académica. Es, ante todo, una oportunidad para expresar públicamente mi reconocimiento y mi gratitud hacia una persona que ha dejado una huella profunda en mi formación. Puede decirse que mi formación archivística y paleográfica tiene dos pilares y dos grandes maestros: Manolo Romero, discípulo como yo de D. Luis Núñez Contreras y D. Pedro Rubio Merino, canónigo archivero, que ya no está entre nosotros pero que debería formar parte igualmente de esta excelsa Ac...
Desde el punto de vista técnico y según la Norma ISO 15489, la tarea de diseñar un sistema de gestión de documentos implica:
Determinar os documentos que deben formar parte del sistema. Esto consiste en la identificación de los documentos d ela organización que suponen una acción, responsabilidad o que proporcionan testimonio de las decisiones que se han tomado y de las actividades realizadas.
Para esto es preciso el examen de los procesos, actividades y operaciones que se llevana efecto y ver qué documentos se generan en cada uno de los casos.
Cada tipo documental deberaía:
Determinar los distintos plazos de conservación de los documentos. Ya identificados los tipos documentales que forman el sistema, hay que determinar el periodo temporal de conservación. La finalidad es doble:
Definir los procesos y elaborar los instrumentos de gestión de documentos. Es preciso identificar los distintos procesos que siguen los documentos desde el momento de producción o recepción hasta su destino final.
Las herramientoas principales sobre las que el sistema de gestión ha de sustentarse, la ISO 15489 establece principalmente tres instrumentos, que son:
Documentar los procesos de gestión documental. Se trataría de comunicar a toda la organización, habiéndolo puesto por escrito, el sistema de gestión de documentos, para que todo el mundo sepa
Determinar os documentos que deben formar parte del sistema. Esto consiste en la identificación de los documentos d ela organización que suponen una acción, responsabilidad o que proporcionan testimonio de las decisiones que se han tomado y de las actividades realizadas.
Para esto es preciso el examen de los procesos, actividades y operaciones que se llevana efecto y ver qué documentos se generan en cada uno de los casos.
Cada tipo documental deberaía:
- estar producido por una actividad concreta
- ser el resultado de un mismo procedimiento o proceso
- tener estructura y contenido informativos homogéneo
- identificarse claramente con un nombre breve, pero completo, adecuado, suficiente (tipo documental).
Determinar los distintos plazos de conservación de los documentos. Ya identificados los tipos documentales que forman el sistema, hay que determinar el periodo temporal de conservación. La finalidad es doble:
- conservar la información que sea testimonio de las actividades y decisiones pasadas y presentes, cumpliendo con la legalidad, normativa y teniendo en cuenta las necesidades de la organización; y
- eliminar de manera segura y sistemática y lo antes posible, los documentos que perdieron su utilidad y carecen de valor para la organización.
Definir los procesos y elaborar los instrumentos de gestión de documentos. Es preciso identificar los distintos procesos que siguen los documentos desde el momento de producción o recepción hasta su destino final.
Las herramientoas principales sobre las que el sistema de gestión ha de sustentarse, la ISO 15489 establece principalmente tres instrumentos, que son:
- Cuadro de clasificación, que representa en distintos niveles, en forma jerárquica, las actividades de la organización, dándoles estructuras de clases y grupos según funciones, actividades y operaciones.
- Calendario de conservación de documentos, que especificará el tiempo de conservación de los documentos y su final disposición,bien sea la eliminación, la conservación permanente o la transferencia a otro archivo.
- Tabla de acceso y seguridad, que identifica las restricciones y los derechos de acceso de los miembros de la organización a los documentos, según sean sus funciones de creación, consulta, modificación, eliminación.
Documentar los procesos de gestión documental. Se trataría de comunicar a toda la organización, habiéndolo puesto por escrito, el sistema de gestión de documentos, para que todo el mundo sepa
- qué es lo que se hace
- quién hace qué
- cómo se hace.