El sistema de gestión documental desde el punto de vista técnico

Desde el punto de vista técnico y según la Norma ISO 15489, la tarea de diseñar un sistema de gestión de documentos implica:

 

Determinar os documentos que deben formar parte del sistema. Esto consiste en la identificación de los documentos d ela organización que suponen una acción, responsabilidad o que proporcionan testimonio de las decisiones que se han tomado y de las actividades realizadas.

Para esto es preciso el examen de los procesos, actividades y operaciones que se llevana efecto y ver qué documentos se generan en cada uno de los casos.

Cada tipo documental deberaía:

• estar producido por una actividad concreta
• ser el resultado de un mismo procedimiento o proceso
• tener estructura y contenido informativos homogéneo
• identificarse claramente con un nombre breve, pero completo, adecuado, suficiente (tipo documental).

Determinar los distintos plazos de conservación de los documentos. Ya identificados los tipos documentales que forman el sistema, hay que determinar el periodo temporal de conservación. La finalidad es doble:

• conservar la información que sea testimonio de las actividades y decisiones pasadas y presentes, cumpliendo con la legalidad, normativa y teniendo en cuenta las necesidades de la organización; y
• eliminar de manera segura y sistemática y lo antes posible, los documentos que perdieron su utilidad y carecen de valor para la organización.

Definir los procesos y elaborar los instrumentos de gestión de documentos. Es preciso identificar los distintos procesos que siguen los documentos desde el momento de producción o recepción hasta su destino final.

Las herramientoas principales sobre las que el sistema de gestión ha de sustentarse, la ISO 15489 establece principalmente tres instrumentos, que son:

• Cuadro de clasificación, que representa en distintos niveles, en forma jerárquica, las actividades de la organización, dándoles estructuras de clases y grupos según funciones, actividades y operaciones.
• Calendario de conservación de documentos, que especificará el tiempo de conservación de los documentos y su final disposición,bien sea la eliminación, la conservación permanente o la transferencia a otro archivo.
• Tabla de acceso y seguridad, que identifica las restricciones y los derechos de acceso de los miembros de la organización a los documentos, según sean sus funciones de creación, consulta, modificación, eliminación.

Para la descripción y recuperación, como elementos adicionales, se contemplará la posibilidad  de elaboración de vocabularios controlados, que serían los tesauros, las listas de términos controlados, etc.; además de otros instrumentos aplicables a algunas operaciones, tales como la descripción de los puestos de trabajo, registros de personal, permisos de usuarios, etc.

Documentar los procesos de gestión documental. Se trataría de comunicar a toda la organización, habiéndolo puesto por escrito, el sistema de gestión de documentos, para que todo el mundo sepa

• qué es lo que se hace
• quién hace qué
• cómo se hace.

Todo lo cual supone la redacción de un manual de gestión, procedimientos e instrucciones de trabajo. En realidad supone la formalización de las prácticas de trabajo en gestión documental, lo que permite asegurar que el personal actúe homogéneamente y sin incertidumbre.