Los archivos parroquiales, junto con los municipales y los notariales, tienen las claves para la interpretación de la vida social de la ciudadanía ya sea como grupo o individualmente. El principal punto de referencia con respecto a los archivos parroquiales es el Concilio de Trento que tiene lugar entre los años 1545 a 1563. Es aquí donde se normalizan y regulan funciones, documentos , series y que hasta ese momento no seguían un criterio uniforme en cuanto a su redacción y obligatoriedad de registro. La Iglesia es precursora de la normalización documental.Se da la circunstancia de que se observa como cada arzobispado, en la historia, se conserva una idiosincrasia propia y en ocasiones no se siguen las mismas pautas en la confección y en la compilación de los distintos documentos, ya sean unidades simples o compuestos.
Por lo que al funcionamiento y gestión de los archivos parroquiales, las personas que desempeñan actividades en el ámbito de la parroquia son el párroco, el mayordomo y el sacristán, intervienen activamente en la elaboración de algún tipo de documento parroquial.
En las visitas parroquiales, el ministro visitador es quien ordena al personal de la parroquia lo oportuno en cuanto a registro y custodia de los documentos, confección y escrituración.
El documento es el que está intitulado, expedido y refrendado por la propia parroquia o
por alguno de sus miembros, ya sea en su nombre o sea por razón del cargo ocupa.
Hay que distinguir entre el documento generado en la propia parroquia, el documento parroquial propiamente dicho y el documento de entrada, como pudiera ser la correspondencia, documentos extraparroquiales que se conservan en el archivo. Igualmente habría que distinguir entre documentos originales y copias, generalmente las copias son los documentos que redactó y emitió la parroquia y ha querido conservar como testimonio de los hechos que sean. Los Registros Parroquiales son siempre expedidos en la parroquia, son siempre originales y se custodian en la propia parroquia, si alguna información al respecto sale de la parroquia sería en forma de duplicados de partida que se custodian después en el Arzobispado, en Vicaría y después en el Archivo Histórico.
Las personas que trabajan con los documentos en la parroquia, los autores de los documentos extraparroquiales pueden ser tanto eclesiásticos como laicos.
Entre los eclesiásticos estarían el arzobispo, vicario, canciller, visitador, arcipreste, etc. Entre las personas laicas estarían notarios, escribanos, jueces, regidores, obreros y artesanos, particulares, autoridades civiles...
En el archivo parroquial se tenderá a la conservación, debidamente ordenada, de toda la
documentación, ya sean en copias, si se trata de la documentación activa; o en sus originales, si se trata de la pasiva, toda ella debidamente organizada dará origen al archivo parroquial.
La organización del archivo ha de ser orgánico funcional. Las funciones del organizmo vivo que constituye la parroquia darán la clave del cuadro de clasificación a seguir que tendrá documentos fundacionales, nombramientos de personal, documentación de carácter espiritual, documentación economica-administrativa (pleitos, correspondencia, cuentas, listados) documentación relativa a la fundación de patronatos, capellanía, obras pías y cofradías.
Interesa ver los instrumentos de descripción de algún archivo parroquial. Recomendamos es completo estudio que hizo María del Carmen Calderón Berrocal para el caso del Archivo Parroquial de Ntra. Sra. de los Ángeles, parroquial de Cabeza la Vaca, Badajoz, este trabajo cuenta con organización, ordenación, descripción, catalogación, elaboración de fichero y catálogo, tiene depósito legal y el trabajo fue publicado en la Revista de Estudios Extremeños, el trabajo completo se conserva en el Archivo del Obispado de Badajoz.