II Fragmento de la Intervención de Antonia Heredia en el Seminario "La Función social de los Archivos”. habla aquí sobre los cambios en la metodología archivística y relaciones con los sistemas electrónicos.

II Fragmento de la Intervención de Antonia Heredia en el Seminario "La Función social de los Archivos”. habla aquí sobre los cambios en la metodología archivística y relaciones con los sistemas electrónicos.

 Se transcribe del vídeo:

… Los cambios en la metodología han trascendido al vocabulario, que no ha logrado, a pesar de los intentos, un lenguaje único que facilite la comunicación, reduzca la interpretación y democratice el conocimiento. Y en este recorrido llegamos hasta ahora, ha ocurrido que la administración electrónica ha descubierto al archivo indispensable para la gestión de documentos electrónicos elevada a la categoría de política, apreciación que nunca tuvo la simple gestión documental aplicada desde los archivos. La renovada ISO 15489 y la ISO 30.300 venían favoreciendo decididamente el cambio al hacer responsable de la gestión de los documentos a las organizaciones …

Del archivo electrónico se dice que es una idea digital y salvo para los documentos electrónicos finalizados en lugar de los documentos en soporte papel sigue siendo un espacio cuya misión es gestionar, conservar y servir pruebas, memorias, patrimonio, facilitando derechos humanos y satisfaciendo la necesidad de información. Sin embargo poco se ha dicho de su naturaleza, ¿va a ser un archivo central, intermedio, histórico?, ¿le corresponde la selección y eliminación?, ¿la clasificación funcional de antes del ingreso en el archivo se va a mantener?, ¿habrá que completar con atributos la aplicación de metadatos realizada a lo largo de la tramitación administrativa?...

Están asumiendo la teoría archivística y usando su vocabulario que, a veces, parece que hacen suyo cuando no es así. 

En mi entorno, difundida por el Ministerio de Hacienda la normativa para la política de gestión del documento electrónico, los modelos para dicha gestión se están multiplicando dentro del marco de la interoperabilidad, favorecido por las empresas informáticas que ofrecen múltiples plataformas para aplicación de los procesos archivísticos reconocidos en dicha gestión.

La presión es tan fuerte que los archiveros están dejando de llamarse así para cambiarse la denominación por otra que venga más. Así, responsable de innovación tecnológica, agente de la transformación digital, responsable de la tecnología de información. No es exageración andaluza. 

En una monografía reciente con cuarenta autores, de los que catorce, me consta, son archiveros, creo que sólo dos dicen serlo. En el contexto digital que inevitablemente nos ha tocado vivir y al que no podemos renunciar, los cambios ya detectados se han dinamizado, solo tomaré constancia de algunos. Los datos ganan terreno al documento pero puede resultar curioso que la responsabilidad de la información a partir de los mismos para los portales de transparencia, no sea elaborada por los archiveros. Por otra parte, la imagen, reprografía, vídeos, va quitando protagonismo al estricto documento de archivo, más riguroso pero menos atrayente.

El archivo con minúsculas ha dejado de ser exclusivamente fuente de información o de historia. Sigue prestando su servicio social en pro de los derechos humanos y para la exigencia de la información de los ciudadanos auxiliándose cada vez más de las nuevas tecnologías.

El archivo con mayúsculas se aleja de la tiranía del espacio físico. El equilibrio entre teoría y práctica no es pleno. La práctica no corre paralela a los imparables avances de una teoría archivística. De los archivos tradicionales estamos pasando al archivo electrónico único.

Se reconocen al menos dos modelos de gestión documental, una empezando en la captura termina en la selección o transferencia y otra, más amplia, que se adentra y continúa en el archivo después de decidida la conservación permanente.

La gestión documental dimensionada por la información, traspasada su responsabilidad a organismos y administraciones y ubicada en el marco del gobierno abierto cuenta como instrumento fundamental con la transparencia, que hasta ahora se mueve entre la bondad de la teoría y la interesada manipulación.

Las funciones archivísticas se corresponden con los denominados procesos archivísticos, con aumento de algunos como la factura o con cambio y aumento de funcionalidad como es el caso de la calificación y definida como valoración añade el reconocimiento de los documentos esenciales.

La clasificación funcional prevalece. La descripción, en plena vía de desarrollo hacia un modelo conceptual puede tener dos espacios, dos agentes y para su formalización metadatos y atributos y aunque identificados conceptualmente sus listados marcan diferencias.

El principio de procedencia...