La norma ISO 15489 contribuye a asegurar la calidad en una organización, lo hace en forma de
guía específica para la gestión de documentos que sirvan de base a los sistemas de calidad (ISO
9000, ISO 14000).
Su antecedente más próximo es la norma australiana AS 4390, desarrollada a comienzos de los años 90 del siglo XX en respuesta a la norma de calidad ISO 9000. Contiene referencias relativas a la necesidad de quality records para mostrar el funcionamiento de un sistema de calidad, sin embargo no se extiende sobre qué supone un quality record (S. Healy).
Algunos autores reclaman la necesidad de una mayor conexión entre UNE-ISO 15489 e ISO 9001: el 60 % de las empresas no pueden conseguir de forma inmediata la certificación por causa de serios problemas en el control de sus documentos (B. McLean).
Las normas ISO 9000 e ISO 14000 enfatizan, -en los procedimientos de calidad y ambientales-, la documentación conforme y efectiva.
Las nuevas versiones incrementan la visibilidad e importancia de las normas de gestión de documentos.
M. Moro y L. Hernández destacan, al establecer las relaciones de la norma ISO 15489 con la serie ISO 9000, que dicha norma potencia:
- El enfoque al usuario.
- La participación e implicación del personal.
- El enfoque basado en procesos: gestionar documentos administrativos es un proceso de soporte.
El trabajo documental es un subproceso incluído dentro del proceso informativo en una organización.
Cada uno de los procesos de la norma UNE-ISO 15489 debe ser documentado.
En la norma UNE-ISO 15489 el modelo de gestión de documentos está
- integrado y
- coordinado
con todos los modelos de gestión que existen en la organización.
Ponen en relación las etapas de
- concepción y
- puesta en marcha
de un sistema de archivos con las etapas para la elaboración de un sistema de calidad.
La norma UNE-ISO 15489
- Cubre un enorme vacío en gestión de documentos administrativos.
- Responde a las necesidades de gestión de documentos que deben afrontar las organizaciones inmersas en un sistema de calidad.
- Contribuye a asegurar la calidad en una organización, con elementos para valorar
- productos y
- prácticas.
- Favorece la consistencia, sus directrices pueden ser aplicadas en muchas organizaciones.
- Facilita la interoperatividad, ya que
- productos y
- procesos
pueden compaginarse.
- Hace imprescindibles a los archivos y los archiveros.
- Se orienta a la eliminación de las no conformidades.