Por lo que se refiere a la validez y eficacia de las copias que realiza la Administración Pública, cada Administración Pública deberá determinar los órganos que tengan las competencias en la expedición de copias auténticas tanto de documentos públicos administrativos como privados.
Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos.
Las copias auténticas que hace una Administración Pública tienen validez en las restantes Administraciones.
Podrán realizar copias auténticas
- la Administración General del Estado,
- las Comunidades Autónomas y
- las Entidades Locales
mediante funcionario habilitado o por medio de actuación administrativa automatizada.
Debe haber y debe mantenerse actualizado
- un registro, u
- otro sistema equivalente,
donde constarán los funcionarios habilitados para poder expedir copias auténticas.
Estas copias han ser interoperables plenamente y han estar interconectados al resto de las Administraciones Públicas, para poder comprobar la validez de la habilitación.
En este registro o sistema equivalente constarán, por lo menos, los funcionarios de las oficinas de asistencia en registros.
Tendrá consideración de copia auténtica de documento público administrativo o privado, las realizadas en cualquiera que sea su soporte, por los órganismos competentes de las Administraciones Públicas en las que se garantice la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.
Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que
a) Las copias electrónicas
- de un documento electrónico original o
- de una copia electrónica auténtica,
con o sin cambio de formato, deben incluir los metadatos acreditativos de su condición de copia y han de visualizrse al consultar el documento.
b) Las copias electrónicas de documentos en
- soporte papel
- o en otro soporte no electrónico
susceptible de digitalización,
- requerirán que el documento haya sido digitalizado
- y deberán incluir los metadatos que acrediten su condición de copia y que éstos se visualicen al consultar el documento.
Digitalización es el proceso tecnológico que permite convertir un documento
- en soporte papel
- o en otro soporte no electrónico
en un fichero electrónico que contiene la imagen
- codificada,
- fiel e
- íntegra del documento.
c) Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requieren
- que en ellas figure la condición de copia
- y contendrán un código generado electrónicamente
- u otro sistema de verificación,
que permitirá contrastar la autenticidad de la copia por medio del acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor.
d) Las copias en soporte papel de documentos originales emitidos en dicho soporte se proporcionarán
- mediante una copia auténtica en papel del documento electrónico que se encuentre en poder de la Administración
- o bien mediante una puesta de manifiesto electrónica conteniendo copia auténtica del documento original.
A través de la sede electrónica, las Administraciones harán públicos
- los códigos seguros de verificación
- u otro sistema de verificación utilizado.
En cualquier momento los interesados podrán solicitar la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos válidamente emitidos por las Administraciones Públicas.
La solicitud se dirigirá al órgano emisor del documento original, debiendo expedirse en el plazo de quince días, salvo excepciones derivadas de la aplicación de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, tiempo a contar desde la recepción de la solicitud en el registro electrónico de la Administración u Organismo competente.
Las Administraciones Públicas estarán obligadas a expedir copias electrónicas auténticas de cualquier documento en papel
- que presenten los interesados
- y que se vaya a incorporar a un expediente administrativo.
Cuando las Administraciones Públicas expidan copias auténticas electrónicas, debe quedar indicado así expresamente en el documento de la copia.
La expedición de copias auténticas de
- documentos públicos notariales,
- registrales y
- judiciales,
- así como de los diarios oficiales,
se regirá por su legislación específica.