Archivos, Historia y Patrimonio

Un expediente administrativo es el conjunto ordenado de documentos y de actuaciones que sirven como antecedentes y fundamento para la resolución administrativa, asímismo las diligencias encaminadas a ejecutarla.   Los expedientes deberán tener formato electrónico y se formarán por la suma ordenada de los  documentos,  pruebas,  dictámenes,  informes,  acuerdos,  notificaciones y  demás diligencias  que deban integrarlos, también por un  índice numerado  de todos los documentos que contenga, cuando se remita. También deberá constar en el expediente   copia electrónica certificada de la resolución adoptada.   Cuando sea preciso, en virtud de una norma, remitir el expediente electrónico, se deberá hacer conforme con lo previsto en  el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en  las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad y el expediente se enviará  completo,  foliado,  autentificado y  acompañado de un índice autentificado de los docu

  Cada Administración debe mantener un único archivo electrónico de los documentos electrónicos de procedimientos finalizados, en los términos que establezca la normativa reguladora aplicable.   Los documentos electrónicos han de conservarse en formato que permita garantizar  la autenticidad,  integridad y  conservación del documento,  su consulta   con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión.  Se asegurará la posibilidad de trasladar los datos a otros  formatos y  soportes  que garanticen el acceso desde distintas aplicaciones.  La eliminación de estos documentos ha de ser autorizada conforme a lo dispuesto en la normativa aplicable.   Los medios o soportes en que se almacenan documentos,han de contar con medidas de seguridad, conforme a lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen  la integridad,  autenticidad,  confidencialidad,  calidad,  protección y   conservación de los documentos almacenados.  Asegurarán  la identifica

En la primera década del XXI se produce la consolidación   del proceso de recepción del Records Management   y de su globalización.  Algo que ha aportado muchos beneficios a la Archivística como  campo de conocimien to,  a su función en las organizaciones  y en la sociedad, y ha elevado la demanda  y consideración de sus profesionales.    L a gestión de documentos :   1. MODERNIZA . Saca al archivero y a la archivística de la fatalidad que los identificaba y vinculaba con la historia y con las técnicas historiográficas dándoles nuevos cometidos por el concurso de las nuevas tecnologías.   2. INTEGRA . En la producción y en la gestión admi nistrativa al  archivo  y al archivero .   3. DEMANDA . Para coo perar en  la gestión de las organizaciones  y de sus procesos   demanda la presencia del archivero y de sus conocimientos .   4. VISIBILIZA . La función archivística en la sociedad, la pone en valor.   5. NORMALIZA . Impulsa a la normalización de los procesos archivísticos técn

La Ley 7/2011 contempla en su Artículo 44, la presencia de Archivos Provinciales Intermedios. En cada provincia deberá existir un archivo provincial intermedio, se crean como puntos vitales para la organización territorial de la Administración de la Junta de Andalucía y de sus entidades instrumentales. Los archivos provinciales intermedios estarán coordinados funcionalmente por el AGA, Archivo General de Andalucía; y a ellos se transferirán los documentos que han sido remitidos por los archivos centrales de la organización territorial y de las entidades instrumentales en su respectiva provincia. Tansferirán a los archivos históricos provinciales los documentos calificados como de conservación permanente y las transferencias se efectuarán conforme a los plazos establecidos por la Comisión Andaluza de Valoración y Acceso a los Documentos, y -en su caso- en el plazo reglamentariamente  establecido.

Los archivos centrales son unidades administrativas que se encargan de la gestión documental de los organismos a los que están adscritos.   En cada organismo debe existir un archivo central que se encargará de transferir sus documentos, dado el caso, al Archivo General de comunidad autónoma en cuestión.  L levarán a efecto la coordinación funcional de los archivos centrales de los respectivos órganos territoriales .  En cada entidad instrumental dependiente de la Administración de la comunidad autónoma debe existir un archivo central, que transferirán sus documentos al Archivo General de la comunidad autónoma, excepto los de las entidades cuyo ámbito de actuación sea  solo una provincia, en cuyo caso transferirán al archivo provincial intermedio correspondiente.   En cada delegación del Gobierno así como en cada delegación provincial de las respectivas consejerías, debe existir un archivo central y e stos transferirán los documentos a los arch

    Los archivos de oficina son el conjunto orgánico de los documentos producidos o recibidos en el ejercicio de las funciones de una determinada entidad, por una unidad administrativa.   Los  responsables de las unidades administrativas deben  velar por que los archivos de oficina  custodien y  conserven  los documentos de los procedimientos que se encuentran en fase de tramitación, hasta su posterior transferencia al archivo correspondiente, conforme con los plazos establecidos por la Comisión de Valoración y Acceso a los Documentos, en su defecto, al año de finalizado el procedimiento.   Los archivos de oficina se organizarán conforme a las directrices técnicas del correspondiente archivo receptor de los documentos.     En el caso de procedimientos, de expedientes, tramitados electrónicamente y, en general, de los documentos producidos por medios electrónicos, tendrán los propios sistemas de tramitación , en esta fase procedimental, el carácter de archivos

Según el Artículo 29 de la Ley 7/2011 de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, la Consejería competente en materia de documentos, archivos y patrimonio documental será la responsable de la  formulación y  ejecución  de la política dirigida a la  tutela,    enriquecimiento y  difusión del Patrimonio Documental de Andalucía,  así como  la dirección y  coordinación del Sistema Archivístico de Andalucía,  sin perjuicio de los principios de colaboración y coordinación con las consejerías competentes en materia de   política informática y  de administración electrónica.   Le corresponden, c omo órgano de dirección y coordinación del Sistema Archivístico de Andalucía, las siguientes funciones:   a) La elaboración y aprobación , en su caso, de  las disposiciones normativas relativas a los archivos integrantes del Sistema Archivístico de Andalucía  y de las normas técnicas  y procedimientos para la gestión documental.   b) Le corresponden igual

Según el artículo Artículo 27 de la Ley 7/2011, de 3 de Noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía, los p rincipios de actuación del Sistema Archivístico de Andalucía seguirán estos presupuestos: Actuará bajo los principios de  coordinación y   descentralización administrativa y operativa.   Los planes y programas archivísticos se  acordarán,  regularán y  ejecutarán  siguiendo los principios de  igualdad,  participación,  cooperación,  descentralización y  autonomía.   El Sistema Archivístico de Andalucía deberá promover un modelo común de gestión documental   de aceurdo con la implantación de la administración electrónica,  siguiendo los principios de  cooperación y  colaboración entre las consejerías competentes en materia de documentos, archivos y patrimonio documental,  administración electrónica y  política informática

    Existen una serie de conceptos a tener en cuenta dentro del mundo de la Archivística y de los archivos. La Ley 7/2011 de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía nos da la clave. En su Artículo 2 tenemos las definiciones de esos conceptos. a) Documento : La información producida como testimonio de sus actos, por personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza, recogida en un soporte, con independencia de la forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado, excluyendose de este concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo.   b) Documentos de titularidad pública : Son documentos de titularidad de las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, producidos y recibidos en el ejercicio de lasus competencias, sin perjuicio de la normativa que les afecte, estatal o internacional. c) Documentos de titularidad privada : Son documentos de titularidad de las per

  El paquete de información de OAIS tiene tres variantes que representan estados o versiones de un documento: Paquete de transferencia de información , que es el objeto original transferido por el productor al archivo en los términos acordados por ambos. Paquete de archivo de información en que se transforma un SIP para preservación; es el objeto almacenado en el archivo. Paquete de difusión de información , que es el objeto proporcionado como respuesta a una solicitud por parte del consumidor. Tres estados del documento, de la información, porque dada su naturaleza electrónica  el que ingresa,  el que se archiva  y el que se difunde  no son la misma cosa. El archivo opera en un entorno compuesto de tres partes con las que interactúa:  productor,  gestión y  consumidor.  Las relaciones con el productor están basadas en el acuerdo de transferencia que identifica los paquetes y el ritmo temporal de envío; y se materializa con las sesiones de tr