Los archivos de oficina son el conjunto orgánico de los documentos producidos o recibidos en el ejercicio de las funciones de una determinada entidad, por una unidad administrativa.
Los responsables de las unidades administrativas deben velar por que los archivos de oficina
- custodien y
- conserven
los documentos de los procedimientos que se encuentran en fase de tramitación, hasta su posterior transferencia al archivo correspondiente, conforme con los plazos establecidos por la Comisión de Valoración y Acceso a los Documentos, en su defecto, al año de finalizado el procedimiento.
Los archivos de oficina se organizarán conforme a las directrices técnicas del correspondiente archivo receptor de los documentos.
En el caso de procedimientos, de expedientes, tramitados electrónicamente y, en general, de los documentos producidos por medios electrónicos, tendrán los propios sistemas de tramitación, en esta fase procedimental, el carácter de archivos de oficina.