Existen una serie de conceptos a tener en cuenta dentro del mundo de la Archivística y de los archivos. La Ley 7/2011 de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía nos da la clave.
En su Artículo 2 tenemos las definiciones de esos conceptos.
a) Documento: La información producida como testimonio de sus actos, por personas físicas o jurídicas de cualquier naturaleza, recogida en un soporte, con independencia de la forma de expresión o contexto tecnológico en que se haya generado, excluyendose de este concepto las publicaciones que no formen parte de un expediente administrativo.
b) Documentos de titularidad pública: Son documentos de titularidad de las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, producidos y recibidos en el ejercicio de lasus competencias, sin perjuicio de la normativa que les afecte, estatal o internacional.
c) Documentos de titularidad privada: Son documentos de titularidad de las personas físicas o jurídicas no incluidos en la definición anterior.
d) Archivo: Es el conjunto orgánico de documentos
- producidos o
- recibidos
en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas.
Se entiende también por archivo la unidad administrativa o institución que
- custodia,
- conserva,
- organiza y
- difunde los documentos,
incluidos los electrónicos, en cualquier etapa de su producción o tratamiento, para
- la gestión administrativa,
- la información,
- la investigación y
- la cultura.
e) Archivo público: Es el archivo que custodia y sirve los documentos generados por las entidades públicas en el ejercicio de sus competencias y que tiene a su cargo la gestión documental.
f) Archivo privado: Es el archivo que custodia los documentos generados por personas físicas o jurídicas de naturaleza privada en el ejercicio de sus funciones y actividades.
g) Archivo de oficina: Es el aonjunto orgánico de documentos producidos o recibidos por una unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones.
h) Archivo central: Es el archivo o unidad administrativa cuya función es la gestión documental aplicada a los documentos
- de los organismos a los que están adscritos,
- transferidos desde las unidades productoras
- o desde los archivos de oficina,
hasta su transferencia al archivo intermedio.
i) Archivo intermedio: Su función es la gestión de los documentos transferidos desde los archivos centrales hasta su
- eliminación o
- transferencia
a un archivo histórico para su conservación definitiva.
j) Archivo histórico: Su función es la custodia y conservación de los documentos calificados como de conservación permanente.
k) Red de archivos: Es el conjunto de archivos vinculados entre sí en razón del traspaso de la custodia de los documentos
- a lo largo de la vida de estos
- o de la posibilidad de compartir y explotar información común
- o de poseer características comunes.
l) Sistema Archivístico de Andalucía: Conjunto de órganos, archivos y centros que llevan a cabo la
- planificación,
- dirección,
- coordinación,
- ejecución,
- seguimiento e
- inspección
de la gestión de los documentos integrantes
- del Patrimonio Documental de Andalucía
- y de los archivos integrados en dicho sistema archivístico,
de acuerdo con lo previsto en el artículo 40, sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal aplicable.
m) Gestión documental: Conjunto de funciones y procesos reglados, aplicados a lo largo del ciclo vital de los documentos, para
- garantizar el acceso
- y uso de los mismos,
- así como para la configuración del Patrimonio Documental de Andalucía.
La gestión documental tiene un carácter transversal, ya que participan en la misma todas las personas responsables de la gestión administrativa y se aplica a todos los ámbitos de actividad.
n) Patrimonio Documental de Andalucía: Conjunto de los documentos producidos, recibidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, tanto públicas como privadas, ubicados en Andalucía, que poseen, por su origen, antigüedad o valor, interés para la Comunidad Autónoma.