Con respecto a la Norma UNE-ISO 15489 es fundamental entender su objeto: regulación de la organización del sistema de gestión documental que está llamado a respaldar la parte documental de las normas de calidad, ISO 9001 y 14001 fundamentalmente, es decir, los denominados quality records.
No es una norma de certificación sino que procura unas directrices orientadas a dotar a las organizaciones de sistemas de gestión documental.
La norma surge como modelo internacional de gestión documental en un contexto dominado por tradiciones nacionales muy diferentes entre sí y muy difícil hacerlas compatibles, en muchos casos.
La progresiva implantación de sistemas de gestión de documentos electrónicos invita
- al debate común y
- al logro de un consenso internacional
Esta oportunidad es aprovechada por ISO para promover el trabajo de expertos en un Subcomité internacional, que trabajen en esta línea.
Para la familia ISO, la adopción de esta norma 15489 por las autoridades en gestión de documentos y archivos en los distintos países es determinante.
El primere problema que encuentra esta norma ISO es en su plasmación práctica, primer escollo a superar. Es fundamental la labor de difusión de la norma.
La norma UNE-ISO 15489
- Supone, según B. McLean, el mayor hito mundial hasta el momento para cuantos nos dedicamos a la gestión de documentos y archivos.
- Es un referente de “buenas prácticas” contrastable con la realidad de cualquier organización y para extraer las oportunas conclusiones (J.C. Connelly).
- Proporciona una visión amplia de los principios y reglas nucleares en gestión de documentos.
- Va de lo general a lo específico, insiste en cuestiones de contexto, sin ser demasiado prolija en explicaciones sobre el modelo.
- Es una base para las buenas prácticas en gestión de documentos, útil para todos los profesionales, por muy cualificados y por mucha experiencia que tengan (S. Healy, J.C. Connelly).
- Sus postulados tienen vocación de universalidad, pueden aplicarse a los distintos contextos o tradiciones archivísticas (Ll. Cermeno, J. Sardà).
- Recoge la tradición en gestión documental de los países anglosajones (Ll. Cermeno, J. Sardà).
- La inclusión del registro como proceso de gestión de documentos constituye una muestra al respecto, estando su uso en franco declive en el contexto internacional.
- Otra evidencia son algunos términos y definiciones empleados (como disposition, retention).
- En cuanto a tecnología es neutral, se puede aplicar tanto en documentos en papel como electrónicos (J. Dryden).
- Aunque esta última declaración es más teórica que real, puesto que las características del sistema de gestión de documentos casi en exclusiva se refieren a un entorno automatizado. Esta orientación se observa claramente en los ámbitos que abordan las otras normas de la “familia ISO 15489”.
- Los principios y metodologías contenidas en la norma sirven a
- las organizaciones privadas
- organizaciones públicas, sea cual sea su tamaño, tipo o ubicación de la organización, independientemente del nivel de tecnología a utilizar (B. McLean, N. Brübach, J.C. Connelly).
- Es una norma global, pretende proporcionar un sustrato común para la implantación de un programa de gestión de documentos uniforme y coherente (N. Brübach).
- Algún autor ha observado que la norma pretende hacer frente a eventuales litigios (visión predominante en EEUU) como
- la utilidad en la indización y
- la gestión de documentos históricos (visión predominante en Europa y parte de Asia) (M.M. White-Dollman).
- La norma no es una nueva metodología archivística, adopta
- los principios metodológicos de la archivística,
- las características esenciales del documento,
- el análisis funcional,
- la clasificación,
- la disposición, etc.
- Son los directivos de las organizaciones los implicados clave para la aplicación de la norma, son ellos quienes puede que en buena medida
- no estén familiarizados con las ventajas de una buena gestión documental,
- o no ser conscientes de las consecuencias de su inexistencia (B. McLean, E. Núñez).
- La norma proporciona a los expertos en tecnologías de la información una visión excelente de los conceptos de gestión de documentos, por lo que los archiveros podemos construir con ellos las oportunas alianzas basadas en un mejor entendimiento profesional (M.M. White-Dollman).
- Puede ser útil para mejorar
- la imagen
- y el status de la gestión de documentos
- y de sus profesionales
a los ojos de aquéllos que conocen poco o nada este tema, dada la actualidad de las modernas tendencias en las organizaciones orientadas a la gestión de documentos electrónicos (S. Healy).
- La primera parte (UNE-ISO 15489-1) es el corazón de la norma, establece
- los principios fundamentales
- y el modelo para la creación de un programa de gestión de documentos.
Su objetivo es definir los procesos clave de la gestión de documentos en términos que el personal de cualquier nivel (incluyendo el de gestión y el no técnico) pueda entender (M.M. WhiteDollman). Deviene, de este modo, en un mínimo común denominador en cuanto a las funciones generales de la gestión de documentos (N. Brübach).
- La norma establece los requisitos para la creación y mantenimiento de documentos auténticos, fiables, íntegros y disponibles; y el contexto o sistema en el que deben ser gestionados (Ll. Cermeno, J. Sardà):
- - Auténtico: el documento es lo que afirma ser
- - Fiable: es una representación completa y precisa de las actuaciones, actividades o hechos de los que da testimonio
- - Integro: tiene carácter completo e inalterado
- - Disponible: puede ser
- localizable,
- recuperado,
- presentado e
- interpretado
- La segunda parte (UNE-ISO 15489-2) es un informe técnico con una metodología de implantación de la gestión de documentos que deriva de la metodología australiana (Australian Design and Implementation of Recordkeeping Systems DIRS)
- Esta parte está orientada al personal responsable de gestionar documentos en una organización (M.M. White-Dollman).
- No todas las secciones de la parte 1 están detalladas en la 2: esta parte insiste de manera especial en
- la metodología para el diseño
- e implantación de un sistema de gestión de documentos
- y en los procesos de clasificación
- y evaluación.
- Existe una relación evidente con otras normas ajenas a la “familia UNE-ISO 15489”, especialmente
- con la norma sobre seguridad de la información (ISO 17799:2000)
- y las series de la ISO 9000:2000 sobre sistemas de gestión de la calidad (también la ISO 14000).
- Se convierte así en una guía específica
- y facilita un cauce para la gestión de documentos que sirvan de base a estos sistemas (M.M. White-Dollman, H. Hofman, E. Núñez).
- Como consecuencia de la aparición de la norma y su carácter internacional, se produce una normalización en terminología (Ll. Cermeno, J. Sardà).
- Las traducciones a otras lenguas distintas al inglés ha contribuido grandemente a este fenómeno de normalización. En España se han planteado a este respecto algunas críticas y posicionamientos contrarios en el ámbito académico y profesional (J.R. Cruz, E. Núñez).
- Aunque la norma se declara igualmente válida en entornos manuales y automatizados, sólo adquiere pleno sentido en los segundos (A. Delgado). Algunos conceptos manejados, especialmente los metadatos, no se entienden al margen de los entornos automatizados.
- Requiere alguna interpretación para hacerla aplicable a nivel práctico, sobre todo en aquellas tradiciones en gestión de documentos y archivos distantes de los planteamientos anglosajones en general y australianos en particular.
- Por profesionales de gestión de documentos debemos entender, en el contexto español, únicamente a los archiveros.
- La norma puede ser utilizada tanto por aquéllos que piensan en
- documentos en términos de ciclo de vida,
- como por quienes piensan en términos de un continuum.
- Es dinámica: actualmente está en proceso de revisión (H. Hofman).