En cuanto a la orientación a las actividades de las organizaciones, los principios vienen a orientar las necesidades en gestión de documentos a las actividades de las organizaciones.
Estructura: funciones – actividades – actuaciones.
Conforme con esta estructura se hace posible establecer una jerarquía en las categorías del sistema de clasificación (Ll. Cermeno, J. Sardà):
- Funciones: primer nivel.
- Actividades: segundo nivel.
- Actuaciones: tercer nivel.
Por lo que respecta a conceptos de riesgos / responsabilidades / rendición de cuentas / marco de confianza, la norma UNE-ISO 15489 proporciona beneficios a la organización no sólo con respecto a la forma en que gestiona su información, a modo de chequeo sobre el estado de salud de sus sistemas documentales, además (B. McLean):
- facilita que se identifiquen oportunidades para
- aumentar la calidad de los servicios
- o productos,
- contribuyendo a una mayor rentabilidad.
- contribuye a reducir la exposición a riesgos de la organización .
La justificación para la gestión documental ya no es
- el ahorro de espacio de almacenamiento,
- suministros
- y equipo,
sino
- la responsabilidad y
- la reducción de riesgos (J. Dryden, M. Moro).
La norma UNE-ISO 15489 asiste con soluciones factibles en temas de
- responsabilidad y
- rendición de cuentas y
- gestión de riesgos,
mediante la definición de
- controles y
- procesos de gestión de documentos.
Contribuye de este modo la norma UNE-ISO 15489 a
- prevenir desastres y
- ayuda al esclarecimiento de investigaciones civiles y criminales.
La norma UNE-ISO 15489 puede
- ofrecer protección legal frente a daños que se le pudieran imputar a la organización,
- al proporcionar evidencia exacta de las actividades.
La publicidad adversa afecta
- tanto al producto producido
- como a la predisposición de los clientes,
- tanto actuales como futuros.
El interés de la gestión documental está en establecer un marco de confianza para las informaciones esenciales de las organizaciones (P. Fuzeau). Para lo cual:
- deberá constituir un histórico del funcionamiento cotidiano del sistema;
- los datos de trazabilidad son esenciales para probar que el sistema de gestión ha funcionado de forma permanente a lo largo de la vida del documento. - deberá disponer de un manual de procedimiento completo y actualizado.
- deberá asegurar las mejores competencias mediante programas permanentes y de formación continua. - deberá llevar a cabo auditorías propias y externas, sistemáticas y regulares.
Es innegable la orientación de la norma hacia los procesos. La norma entiende el proceso de gestión documental como proceso
- compartido y
- extensible
a toda la organización.
No duda en integrar la gestión de los documentos en
- los sistemas y
- procesos de trabajo de la organización,
sirviendo de soporte a
- las actividades
- y decisiones
y asignando responsabilidad a cuantos participan en ella (M. Moro).
La norma UNE-ISO 15489 proporciona herramientas para
- analizar los procesos de la organización
- para reducir la gestión de documentos innecesarios y
- hacer accesible la información que sí es útil (B. McLean).
Sobre la importancia de la evaluación y de la medición hay que decir que el uso más evidente de la norma es que debería servir para poder medir la efectividad relativa de un programa frente a una norma con amplio reconocimiento internacional (J.C. Connelly). Así puede ser utilizada
- para evaluar los programas de gestión de documentos ya existentes y
- para identificar sus fortalezas y lagunas (M.M. White-Dollman).
Uno de los principales valores de la norma UNE-ISO 15489 es que proporciona un claro modelo global a seguir.
La norma UNE-ISO 15489 puede ayudar a desarrollar una lista de control, lo que se denomina checklist para reducir la resistencia al cambio; así, el responsable podrá centrar la energía en el paso de lo actual al futuro con mejores perspectivas.
Por lo que respecta a la documentación, la norma puede asegurar que las organizaciones lleven a cabo sus actividades de una forma
- ordenada,
- responsable y
- correcta,
gracias a los documentos referentes a
- política,
- procedimientos,
- guías directivas y
- documentos de actuación.
Si una investigación fuese infundada, un documento que deje constancia clara de la conducta de una empresa sería la mejor defensa.
La norma UNE-ISO 15489 establece que deben existir regulaciones documentadas, es decir, por escrito.
Según Ll. Cermeno y J. Sardà se pueden identificar dos bloques:
- Productos generales, como
- política de gestión de documentos,
- plan estratégico de gestión de la información
- y programa de gestión de documentos
- Productos más específicos, como
- el cuadro de clasificación,
- las políticas y
- directivas de conversión
- o migración
- y protección adicional de documentos importantes,
- el plan de restablecimiento de emergencia,
- los planes y estrategias adicionales para la documentación digital,
- las normas de disposición,
- la documentación descriptiva de los propios procesos del sistema de gestión de documentos,
- el control periódico de conformidad por ente externo
- y el
programa de formación continua.
La UNE-ISO 15489 tiene clara orientación al entorno electrónico. La norma proporciona un grupo de principios para la gestión de los documentos electrónicos:
- la intervención se inicia en la etapa de diseño,
- determinación como evidencia de qué es un sistema de gestión de documentos (por ejemplo, el sistema de correo electrónico es sólo un dispositivo de comunicación y no un sistema de gestión de documentos),
- y el apartado relativo a los procesos y controles de gestión de documentos puede usarse para auditar productos de software y los sistemas existentes (B. McLean)
La UNE-ISO 15489 tiene el records continuum como referente metodológico.
La base conceptual de la norma descansa sobre el modelo del records continuum. Para comprender este modelo basta con añadir al modelo de las fases del ciclo convencional de vida de los documentos, que éstas no suceden en una secuencia lineal desde su creación hasta su disposición final, sino que se suceden en ciclos constantes: la cadena no acaba en tanto los documentos tengan utilidad.
Ejemplos de ello son
- la evaluación (en la fase de diseño se decidirá qué documentos han ser incorporados al sistema y cuáles no)
- y la descripción (los metadatos se crean, añaden y editan en diferentes estadios de la cadena).
Si entre las propiedades fundamentales de un documento no se encuentra su edad, ni el depósito en que se ubica, ni el hecho de su tramitación haya finalizado, entonces el documento no tiene ni edades ni ciclos de vida; es un continuo, desde su incorporación al sistema (capture) hasta que se decide su conservación o eliminación; no hay saltos cualitativos, simplemente la aplicación de diferentes puntos de vista –histórico, cultural, administrativo, legal, etc.- en función del uso que se le dé en cada momento.
Entre las características del modelo de records continuum encontramos:
- Concebido en Australia, es en origen un “modelo de segunda generación”, por lo que tenía de recreación mimética, con respecto al modelo del registro inglés, típico de las colonias.
- Se presenta hoy en día como el modelo de gestión de documentos más vanguardista en el panorama internacional.
- Se le ha querido contraponer, conceptualmente, a la teoría de ciclo de vida de los documentos.
- Sus creadores lo proclaman heredero del modelo de espacio-tiempo de Newton, en la perspectiva de que el uso y control de los documentos alteran y renuevan los ciclos de creación y disposición, contraponiéndolo a la linealidad –sin vuelta atrás- característica de la formulación de la teoría de las fases del ciclo de vida de los documentos.
- Se orienta a satisfacer las necesidades de gestión de documentos generadas por las comunicaciones electrónicas.
- Orientación a la denominada gestión de los recursos de información (la Information Resources Management): considera la tarea de gestionar documentos otro elemento significativo más, como el resto de actividades de gestión de la información en una organización.
- Parte de la necesidad de contemplar el documento como “evidencia”, ya en las tareas de análisis iniciales en la concepción de los sistemas de gestión de documentos.
- Conexión con conceptos y metodologías tales como gestión de las tecnologías de la información, ingeniería de procesos, análisis funcional, gestión de recursos, gestión de la herencia cultural, control de calidad, auditoría, benchmarking.
- En su formulación inicial, busca construir un puente de comunicación entre archivists y records managers, profesiones separadas en los países anglosajones, sobre la base de la multidimensionalidad de su trabajo respecto a la comunicación con otros profesionales.
- Concede una mayor importancia al acceso por encima de la ubicación donde se encuentren
los documentos, ya sea en estado de documents, de records o de archives.
Fuente: José Ramón Cruz Mundet.