En la planificación de los desastres son importantes algunos pasos tales como:
- Aceptar el desafío.
- Conocer los riesgos.
- Conocer el archivo.
- Incrementar la seguridad.
- Estar protegidos
- Buscar los recursos.
- Implantar el plan.
En los últimos años, se ha desarrollado un nuevo método en preservación, la Gestión Integral de Riesgos.
Además de los eventos raros y catastróficos como pueden ser los huracanes o los terremotos, este método entiende como riesgos los peligros continuos, como
la iluminación,
la humedad relativa inadecuada,
las plagas,
la disociación,
etc.
Es muy importante aceptar el desafío. La planificación de los desastres no es una tarea sencilla ya que existen dificultades de varios tipos:
• Dificultades psicológicas.
• Dificultades técnicas.
• Dificultades presupuestarias.
• Problemas de personal.
• Dificultades de aplicación.
La instalación de medios es el primer paso, pero esto no sirve de nada si no se desarrolla un trabajo constante después.
Generalmente se tiende a pensar que los desastres sólo pasan en países subdesarrollados, en zonas en conflicto o que afectan a grandes instituciones. Pero sin embargo los desastres más habituales se producen en archivos y bibliotecas de pequeño tamaño, muchos de ellos, en países desarrollados.
Al ser imprevisibles o al no contar con los medios técnicos adecuados, no podemos estar preparados para reaccionar, pero la mayoría de los desastres podrían haberse evitados con sólo algunas labores previas de prevención.
Son elementos a corregir en caso de siniestros:
•La incertidumbre.
•Desconocimiento
•Imprevisibilidad.
•Descoordinación.
•Incomunicación
•Caos.
•Desconocimiento del medio.
•Falta de conocimientos técnicos.
•Carencia de medios.
•Falta de información.
•Colapso del servicio.
Son elementos de planificación:
•Evaluación del medio
•Cálculo de riesgos.
•Dispositivos de alarma.
•Coordinación.
•Comunicación.
•Asignación de responsabilidades.
•Mapeo de la institución.
•Formación de trabajadores.
•Acopio de recursos.
•Manual de Desastres.
•Recuperación del servicio.