El “Proyecto NEDA-I (Normas Españolas de Descripción Archivística - Proyecto I: Normas de Estructura y Contenido de Datos para las Descripciones de Documentos de Archivo,Agentes, Funciones y Centros de Archivo)”, está integrado dentro del Programa NEDA y, principalmente, consiste en el desarrollo de de normas de estructura y de contenido de datos para las descripciones de los grupos de entidades archivísticas que seguidamente se indican.
Las normas a desarrollar en el Proyecto NEDA-I son aplicables
- a cualquier tipo de documento de archivo,
- en cualquier tipo de Archivo
- y sistema de descripción archivística,
- estarán adaptadas al contexto social y tecnológico,
- y serán compatibles con los principios teóricos de la descripción archivística, las diferentes normas internacionales y la práctica archivísticaespañola.
El objeto de regulación de este Proyecto NEDA-I son las descripciones de los siguientes grupos deentidades archivísticas:
- Grupo 1 Documentos de archivo.
- Grupo 2 Agentes.
- Grupo 3 Funciones y sus divisiones.
- Grupo 4 Archivos y otras instituciones que custodian documentos de archivo.
Los objetivos generales son:
1 Proporcionar un modelo de descripción archivística conceptual, en el que queden identificadas
- las distintas entidades archivísticas
- y sus relaciones,
- así como los atributos de las entidades de los cuatro grupos señalados.
Facilitar unos requisitos de datos básicos para las descripciones de estas entidades archivísticas.
2 Proporcionar normas relativas a la entrada de datos en los sistemas de descripción archivística aplicables a las descripciones de las entidades de los cuatro grupos señalados:
- 2.1 Reglas de estructura de datos.
- 2.2 Reglas de contenido de datos. Los logros o resultados se concretarán en la publicación digital en Internet de la versión definitiva de un primer conjunto de estándares, integrados en las NEDA, que constituirán una herramienta normativa de trabajo y formación, disponible en línea, escrita en un español llano, de utilización fácil y eficiente.
Con respecta a la participación de
- la comunidad archivística en este proyecto,
- las asociaciones profesionales,
- los servicios archivísticos de las distintas Administraciones Públicas
- y de otras organizaciones,
- y los archiveros en general,
podrán crear los grupos de trabajo oportunos para participar activamente en el proceso de desarrollo normativo.
La CNEDA tratará
- de involucrar a toda la comunidad archivística
- y garantizar su participación en el proyecto (especialmente a través de su página Web oficial, listas de distribución, etc),
principalmente a través de cuatro mecanismos:
- Publicación del Proyecto NEDA-I.
- Publicación de noticias sobre el avance del proceso de normalización (reuniones, objetivos específicos cumplidos, etc).
- Publicación del acuerdo de inicio de cada actividad, en el que se facilitará información sobre la misma y se invitará a que cualquier persona u organización interesada remita opiniones, sugerencias y comentarios a lo largo de su realización.
- Publicación de los resultados de cada actividad, de los distintos borradores de trabajo finales de la CNEDA.
En el presente documento se utilizan los términos
- “entidad archivística”,
- “relación”,
- “atributo” y
- “modelo conceptual de descripción archivística”,
necesarios en la aplicación de la técnica de modelado de datos entidad-relación en la normalización de la descripción archivística.
El modelo entidad-relación (Entity-Relationship Model, ER Model o ERM) fue propuesto por Peter P. Chen en 1976 y ha servido de base para
- la metodología de análisis
- y diseño de sistemas de información,
- ingeniería de software, etc.
Aunque la CNEDA no pretende utilizar el modelado de datos entidad-relación para abordar el diseño conceptual de bases de datos de descripción archivística, esta técnica sirve como base metodológica de la actividad 1 del Proyecto NEDA-I, elaborar el “Modelo Conceptual de Descripción Archivística y Requisitos de Datos Básicos de las Descripciones de Documentos de Archivo, Agentes, Funciones y Archivos", fundamental para la regulación posterior de la estructura y contenido de datos de dichas descripciones.
Desde el punto de vista de la técnica de modelado de datos entidad-relación aplicada a los sistemas de descripción archivística, se utilizan en el presente documento términos:
-Entidad: cualquier tipo de objeto del que se recoge información, sea real o abstracto, que existe, ha existido o puede llegar a existir en un determinado contexto.
Así, en el ámbito de los sistemas de descripción archivística se pueden identificar múltiples entidades archivísticas:
- fondo,
- serie,
- unidad documental compuesta,
- unidad documental simple,
- institución,
- familia,
- persona,
- función,
- actividad, etc.
- Relación: correspondencia, asociación o vinculación de cualquier tipo entre dos o más entidades.
- Atributo: cada una de las características o propiedades relevantes que tiene una entidad o relación.
- Modelo conceptual de descripción archivística: representación de la realidad a un alto nivelde abstracción en el que quedan descritas las entidades archivísticas, sus relaciones y atributos.