El PROYECTO NEDA-I son las Normas Españolas de Descripción Archivística – Proyecto I, que equivale a las Normas de Estructura y Contenido de Datos para
- las Descripciones de Documentos de Archivo,
- Agentes,
- Funciones y
- Archivos
Documento de la CNEDA (17-09-2007)
CNEDA/NEDA-I/Proyecto/200709171
El objetivo de este documento es establecer las líneas esenciales del llamado "ProyectoNEDA-I", que es
- el primer proyecto normativo
- a realizar por la CNEDA, Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística,
- creada por Orden CUL/1524/2007, 25 de mayo, en BOE nº 131de 1 de junio.
Este Proyecto se destinó principalmente al desarrollo de un grupo de normas
- de estructura y contenido de datos
- para las descripciones de estos grupos de entidades archivísticas:
- documentos de archivo;
- agentes (instituciones, familias y personas);
- funciones y susdivisiones;
- Archivos y otras instituciones de custodia de documentos de archivo.
El documento incluye distintos epígrafes:
- El segundo epígrafe proporciona información sobre el actual contexto de la normalización en descripción archivística y sobre los eventos principales que se han sucedido hasta aprobar este proyecto.
- El tercero facilita información sobre el "Programa NEDA", esto es, las líneas generales de un programa amplio de normalización iniciado por la CNEDA con inclusión en sí de distintos proyectos.
- Los epígrafes 4º y 5º se centran en el 1er proyecto a ejecutar, que es el "ProyectoNEDA-I".
Proporcionan información sobre
- las normas a desarrollar,
- los objetivos generales del proyecto, etc,
- y sobre la participación de los archiveros en el mismo.
Los Anexos 1 y 2 presentan información más detallada sobre el conjunto de las normas a desarrollar y sobre el conjunto de las actividades necesarias para alcanzar los objetivos generales del proyecto.
- El último epígrafe explica determinadas cuestiones sobre la terminología usada relativa al modelo entidad-relación.
El esfuerzo por llevar a cabo una normalización a nivel internacional en descripción archivística se inicia en 1988 en el seno del CIA, Consejo Internacional de Archivos y ha tenido por resultado la publicación de distintas normas e informes técnicos, que son básicos para la comunidad archivística:
- En el año 1992 la Asamblea General del CIA aprueba la Declaración de Principios Relativos a la Descripción Archivística.
- En 1993 la Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción del CIA adopta la 1ª edición de la Norma ISAD(G): Norma Internacional General de Descripción Archivística. La versión española la publica el Ministerio de Cultura en 1995.
- En 1995 la Comisión Ad Hoc de Normas de Descripción del CIA adopta la 1ª edición de la Norma ISAAR(CPF): Norma Internacional sobre los Encabezamientos Autorizados Archivísticos Relativos a
- Entidades,
- Personas y
- Familias,
publicada en 1996 por el CIA y cuya versión en español fue publicada en 1997 por el Ministerio de Educación y Cultura.
- En 1999 el ICA/CDS, Comité de Normas de Descripción del CIA, adoptó la 2ª Ed. de la Norma ISAD(G), que fue presentada en el año 2000 en Sevilla, en el XIV Congreso Internacional de Archivos y cuya versión española la publica el Ministerio de Educación, Cultura y Deporte ese año.
- En 2002 el ICA/CDS publica el Informe del Subcomité de Instrumentos de Descripción: Directrices para la Preparación y Presentación de Instrumentos de Descripción.
- En 2002 el ICA/CDS publica el Informe del Comité Ad Hoc para el Desarrollo de una Herramienta Normalizada para la Codificación de Instrumentos de Descripción Archivísticos.
- En 2003 el ICA/CDS adoptó la 2ª ed. de la Norma ISAAR(CPF): Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos Relativos a
- Instituciones,
- Personas y
- Familias,
que fue presentada en año 2004 en Viena, en el XV Congreso Internacional de Archivos y cuya versión española la publica el Ministerio de Cultura ese año.
- El ICA/CBPS, Comité de Buenas Prácticas y Normas Profesionales del CIA se ocupó
- en la elaboración de otras normas de descripción de funciones de instituciones, éstas asociadas con la producción y el mantenimiento de los documentos de archivo, es la Norma ISDF: Norma Internacional para la Descripción de Funciones;
- y sobre la descripción de Archivos y otras instituciones que custodian documentos de archivo (ISIAH: Norma Internacional para los Archivos y otras Instituciones que Custodian Documentos de Archivo). Las versiones finales fueron presentadas en el XVI Congreso Internacional de Archivos en Kuala Lumpur en 2008.
Todo está encaminado a la obtención para la comunidad archivística de un juego esencial de normas, que regulen la estructura de datos básica en las descripciones de distintos tipos de entidades archivísticas:
- la ISAD(G)2 para descripciones de los documentos de archivo;
- la ISAAR(CPF)2 para descripciones de los agentes
- instituciones,
- familias y
- personas;
- la ISDF para descripciones de las funciones y sus divisiones (actividades, etc);
- la ISIAH para las descripciones de los Archivos y otras instituciones que custodian documentos dearchivo.
Estas normas fundamentalmente regulan la estructura de datos de estas descripciones de forma general, proporcionan los elementos básicos de información de estas representaciones.
No regulan de manera detallada
- la estructura de datos,
- ni tampoco el contenido de los datos a introducir en estos elementos,
- ni tampoco su presentación en pantalla
- o en salida impresa,
- ni su codificación para el intercambio/comunicación entre sistemas.
Así, en la ISAD(G)2 misma, se indica que esta norma internacional sólo constituye una “guía general para la elaboración de descripciones archivísticas”, entre sus objetivos no está
- la detallada regulación de la estructura
- y el contenido de las representaciones de los documentos de archivo,
- ni tampoco su presentación
- o codificación.
Tampoco es una norma aplicable a todos los tipos de documentos de archivo.
En la ISAAR(CPF)2 se explica que esta norma internacional sólo es una “guía para elaborar registros de autoridad de archivos”.
Pero en comparación con la ISAD(G)2, la ISAAR(CPF)2 proporciona una más detallada regulación de la estructura de datos, lo que es debido seguramente a que su elaboración estuvo influenciada fuertemente por la Definición de Tipo de Documento EAC.
La ISAAR(CPF)2 no tiene por objetivo regular de forma precisa
- la estructura y
- contenido
de las representaciones de las
- instituciones,
- familias y
- personas,
ni tampoco su presentación o codificación.
Por tanto, ha sido por tanto necesario el desarrollo de otros estándares, a nivel internacional y nacional.
En lo que referente a la regulación detallada de la estructura y codificación de datos de estas descripciones, se realizaron a nivel internacional otros esfuerzos de normalización:
- Entre los años 1995-2002 desarrollo de
- la Descripción Archivística Codificada (EAD, Encoded Archival Description), en su segunda versión de 2002,
- la Definición de Tipo de Documento (DTD) de XML que regula detalladamente la estructura y la codificación de datos de los instrumentos de descripción. EAD, desarrollada y mantenida por la SAA, Sociedad de Archiveros Americanos, a través de un Grupo de Trabajo con representantes de distintos países, constituye un estándar de hecho para el intercambio/comunicación de descripciones conforme a la Norma ISAD(G)2. También se ha desarrollado, en Diciembre 2006, un Esquema EAD 2002, disponible en dos sintaxis:
- Relax NG Schema (RNG) y
- W3C Schema (XSD).
- Entre los años 2001-2004 se ha desarrollado el Contexto Archivístico Codificado (EAC, Encoded Archival Context), hoy en su versión Beta de 2004, la DTD de XML que viene a regular de forma detallada la estructura y la codificación de los datos de las descripciones de instituciones, familias y personas. EAC la desarrolla un Grupo de Trabajocon de representantes de numerosos países. Su versión definitiva vendrá a constituir un estándar de hecho para el intercambio/comunicación de descripciones conformes con la Norma ISAAR(CPF)2. También se ha desarrollado, Agosto 2004, un Esquema EAC, en versión Beta, disponible en dos sintaxis:
- Relax NG Schema (RNG) y
- W3C Schema(XSD).
- Se espera el desarrollo de otros DTDs y/o esquemas de XML específicos que vengan a regular de forma detallada la estructura y codificación de los datos, tanto de
- las descripciones de las funciones y sus divisiones (actividades, etc),
- como de las representaciones de los Archivos y otras instituciones que custodian documentos de archivo.
La ISO ha publicado varios estándares internacionales, informes y especificacionestécnicas en el ámbito de la gestión documental y de los metadatos para la gestión de documentos:
- - ISO 15489-1:2001 Information and documentation -- Records management -- Part 1:General1
- - ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation -- Records management -- Part 2:Guidelines2
- - ISO 23081-1:2006 Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles
- - ISO/TS 23081-2:2007 Information and documentation -- Records management processes --Metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues, etc.
En lo eferente al contenido de datos de las descripciones citadas, su regulación tiene lugar principalmente a nivel nacional o lingüístico.
El estándar estadounidense DACS (Describing Archives : A Content Standard), -por ejemplo-, publicado en 2004 y aprobado oficialmente en2005,
o bien el desarrollo de las RAD2 (Rules for Archival Description Second Edition), que fue presentado en 2004 a la comunidad archivística canadiense y que constituyen una segunda generación de regulaciones de contenido de datos para las descripciones de
- los documentos de archivo
- y de las instituciones, familias y personas, adaptadas a los nuevos estándares internacionales.
También en otros países se ha iniciado un esfuerzo de desarrollo normativo nacional en este ámbito:
- la Norma Brasileira de Descrição Arquivística
- o las Orientações para a Descrição Arquivística en Portugal son algunos ejemplos.
El interés respecto a las normas de descripción archivística, en España, especialmente aumenta desde finales de la década de los ochenta, paralelo
- al desarrollo y explotación de las nuevas tecnologías de la información y de las comunicaciones,
- y con el esfuerzo de normalización internacional del CIA.
Se han sucedido trabajos múltiples de regulación de la estructura y contenido de la descripción, generalmente constituían esfuerzos que estaban ligados
- al desarrollo de sistemas concretos de descripción archivística
- y/o al establecimiento de reglas a nivel de Archivo.
El MDM (Manual de Descripción Multinivel), se presenta en Sevilla en el año 2000, en el XIV Congreso Internacional de Archivos, primera propuesta completa de adaptación a las normas internacionales.
No es una norma de iure en sentido estricto, pero es un manual imprescindible. La segunda edición revisada (MDM2) se publicó en 2006.
En 2001 se inicia el esfuerzo español de normalización de la descripción archivística, con la creación del Grupo de Trabajo de la Administración Central y Administraciones Autonómicas para la elaboración de las Normas Nacionales de Descripción (GTACAA). Quedó integrado por representantes de
- la Subdirección General de los Archivos Estatales (SGAE)
- y de las distintas ComunidadesAutónomas.
Este proyecto tenía como objetivo “la elaboración de la Norma Nacional de Descripción Archivística a partir de las Normas Internacionales de Descripción ISAD(G) e ISAAR(CPF)”.
Durante los años 2001-2003 tienen lugar 9 reuniones del GTACAA en distintas ciudades:
- Valladolid,
- Valencia,
- Madrid,
- Santiago de Compostela y
- Cáceres),
pero desde abril de 2003 se suspenden las actividades de este Grupo.
Hay que tener en cuenta también otras iniciativas que vienen de determinadas Comunidades Autónomas, además del mencionado esfuerzo realizado por Castilla y León.
En Cataluña el desarrollo normativo entre los años 2001-2007, fue promovido por
- el Servei d’Arxius del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya
- y la Associació d’Arxivers de Catalunya(AAC),
y dió como resultado la primera versión definitiva de la NODAC, Norma de Descripció Arxivística de Catalunya, que fue publicada en catalán y español en 2007.
En Galicia entre los años 2001-2006 trabajan los integrantes del Grupo de Traballo para la Norma ISAD(G), que se constituye en 2003 como Grupo de Traballo de Arquiveiros de Galicia, que ha fructificado en la propuesta inicial de la Norma Galega de Descrición Arquivística (NOGADA) versión 01.
En cuanto a resultados, directos o indirectos, del proyecto normativo del GTACAA, el Grupo de Trabajo Estatal de Normas de Descripción de la SGAE termina en 2005 el borrador final de versión 1 de la Norma Española de Descripción Archivística (NEDA1).
A principios de Diciembre de 2005, la SGAE envia la NEDA1 a
- las Comunidades Autónomas y
- a las Asociaciones de Archiveros,
invitando formalmente a la comunidad archivística a remitir sus comentarios y sugerencias.
Se enviaron a la SGAE 8 documentos con comentarios y sugerencias de
- la Coordinadora de Asociaciones de Archiveros (CAA),
- de los diferentes Grupos de Trabajo de
- Navarra,
- Galicia y
- Extremadura,
- de la Asociación Asturiana de Bibliotecarios, Archiveros, Documentalistas y Museólogos (AABADOM),
- de la Unión Territorial de ANABAD La Rioja,
- del Grupo de Trabajo de Autoridades de Aragón (GTAA)
- y de Dña. Antonia Heredia Herrera.