Las entidades locales de Andalucía están obligadas a garantizar la prestación de los servicios de archivo dentro de su ámbito territorial.
Cada entidad local debe establecers u propia red de archivos.
La red de archivos a nivel local incluirá los fondos documentales de sus entes vinculados o dependientes.
Tanto los archivos de las diputaciones provinciales como los archivos de los ayuntamientos de municipios con más de 15.000 habitantes han de estar a cargo de personal con
- la cualificación y
- nivel técnico necesarios, de acuerdo con la normativa que resulte de aplicación.
Las entidades locales pueden mancomunarse para la prestación de los servicios de archivo, así como para otros servicios.
La Administración de la Junta de Andalucía deberá promover
- el establecimiento de medidas para la conservación del Patrimonio Documental de Andalucía
- y la prestación en las entidades locales de los servicios de archivo.
Se contemplan tres funciones básicas y también específicas:
- Impulsar sistemas de gestión de documentos. Esto es, todas las operaciones dirigidas a la consecución de
- la economía,
- la celeridad y
- la eficacia
en cualquier gestión que realicen las distintas dependencias administrativas. Disponer de cualquier expediente administrativo cuando sea preciso, independientemente del estado de tramitación del mismo, que debe estar elaborado en forma normalizada y también con la calificación pertinente sobre su conservación o no conservación, cuándo y cómo se puede y se ha de destruir.
- Garantizar el acceso a la documentación. Esto implica
- organizar y describir la documentación para que la institución y los ciudadanos la puedan consultar fácil y rápidamente
- Tomar las precauciones correspondientes en cada caso para proteger los datos que, conforme a la legislación vigente, sean confidenciales o afecten a la intimidad de las personas.
- Promover la protección y difusión del patrimonio documental.
- Adoptar las medidas adecuadas garantizar la preservación y la seguridad de la documentación generada y la que le haya sido encomendada.
- conocer los fondos documentales de otros organismos y también de particulares que puedan ser de interés para los ciudados
- y establecer las medidas pertinentes para
- difundir y
- poner al alcance de los ciudadanos la documentación.
La normalización del funcionamiento de un archivo municipal constituye:
- Una herramienta para la gestión básica en el día a día de la institución, con una rentabilidad progresiva dado el volumen de documentación que se produce al año.
- Una garantía para los ciudadanos por lo que se refiere a la transparencia en la gestión y como instrumento efectivo para garantizar sus derechos.
- Un equipamiento cultural tan específicocomo potente. La especificidad del patrimonio documental que gestiona convierte al ciudadano en activo protagonista de su historia, así como contribuye a reforzar los vínculos de
- cohesión y de
- identidad colectiva.