Las funciones del archivo municipal nos permite observar las carencias en distintos aspectos:
- La obligatoriedad de disponer en el archivo de unos servicios mínimos para los ayuntamientos.
- La homogeneizar criterios en la gestión documental de los ayuntamientos.
- La regulación del acceso a los archivos de los ciudadanos, que tienen derecho de acceder a la documentación que genera la Administración local.
- La definición del personal responsable en cuanto a la gestión del servicio del archivo municipal.
- El soporte de las administraciones supramunicipales a los ayuntamientos en la gestión del archivo y la documentación municipal.
- La obligatoriedad de servicios mínimos de archivo en los ayuntamientos
Aspectos que no puede obviar la administración local son
- la gestión administrativa
- garantizar el acceso a la información
- promover la protección del patrimonio documental del que son responsables
El archivo municipal es un servicio básico para
- la institución y
- para la ciudadanía.
La legislación no reconoce de forma explícita la obligatoriedad de este servicio, pero lo hace indirectamente, por medio de disposiciones sectoriales y desconexas.
En este sentido, la legislación básica de régimen local (Ley Reguladora de Bases del Régimen Local, LRBRL; y, en el caso catalán la Ley Municipal de Régimen Local, LMRLC) no contempla al archivo municipal como un servicio mínimo. La legislación catalana admite su existencia en el ámbito municipal, como una actividad complementaria
Esyas mismas leyes establecen la existencia de un servicio de archivo municipal como obligación implícita para los ayuntamientos desde el punto en que definen como derecho de todos los ciudadanos la consulta de la documentación de archivos y los registros públicos, la obtención de copias y de certificaciones.
La LRJPAC, Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, también especifica el acceso a los archivos administrativos.
El ROF, Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, presupone, de forma indirecta también,
- la existencia del servicio de archivo, pues obliga a los ayuntamientos a «responsabilizarse de la custodia, ordenación, clasificación y catalogación de los documentos y expedientes y de remitir anualmente al Instituto de Estudios de la Administración Local una relación especificada de documentos y Ordenanzas antiguas y modernas».
- También establece la obligatoriedad de transferir, de forma organizada, la documentación administrativa al archivo.
-En cuanto a la legislación sectorial, la Ley del Patrimonio Histórico Español implica a los ayuntamientos igualmente:
- «en la conservación y custodia del Patrimonio Histórico Español comprendido en su término municipal»,
- así como en la adopción de «las medidas oportunas para evitar el deterioro, la perdida o la destrucción».
La ley no establece la forma en que se han de regular las competencias de las distintas administraciones sobre el tema.
-En cuánto a la legislación específica que ha sido promulgada por las comunidades autónomas, las distintas normas hacen referencia a la obligación de conservar adecuadamente los documentos de los archivos públicos, ya que son parte integrante del patrimonio documental de la comunidad. Y, entiende por archivos públicos
- los archivos de las corporaciones públicas territoriales e institucionales
- y los órganos, los servicios, las entidades autónomas y las empresas públicas que de ellas dependen, entre otros.
En algunas ocasiones inciden estas disposiciones legales, expresamente, en la responsabilidad de los ayuntamientos para asumir
- la gestión,
- organización,
- conservación y
- difusión de la documentación,
Sólo la Ley del Patrimonio Cultural del País Vasco viene a establecer claramente:
- la obligación de crear y mantener un servicio de archivo, tanto a nivel de las instituciones autonómicas como municipales, cómo en las entidades, organizaciones e instituciones que, directa o indirectamente, dependan de éstas.
- La homogeneización en los criterios de gestión de la documentación local.
Los déficits relativos al tema se centran en:
- La responsabilidad del archivo municipal en relación a la globalidad del patrimonio documental del ayuntamiento.
- La responsabilidad legal de los ayuntamientos en cuanto a la documentación y archivos viene dada
- por la obligación de conservar la documentación histórica
- y por la obligación de garantizar el derecho a la información de todos los ciudadanos, regulada por la legislación de carácter administrativo.
La regulación a partir de estos dos bloques normativos se debe, -en buena parte-, a la visión tradicional del archivo centrada, casi en exclusiva, en la documentación histórica. Se hace necesaria la regulación de las dos vertientes: administrativa y cultural; y con una dirección unitaria para
- que permita la gestión integral de la documentación
- y haga compatibles los criterios de funcionamiento administrativo contemporáneo con los de carácter histórico.
El establecimiento de un marco normativo debe permitir a los ayuntamientos
- captar mejor estas dos vertientes en los archivos municipales,
- asumirlas como importantes y necesarias igualmente
- y evitar la potenciación de una en detrimento de la otra.
En cuanto al tratamiento normalizado de la documentación de los ayuntamientos,
- algunos aspectos sobre la normalización de la documentación se han definido vagamente a partir de reglamentaciones de procedimiento de alcance general
- o bien, de normativas sectoriales, pero solamente referidas a su tratamiento en las oficinas y aún de forma parcial.
Con respecto al tratamiento de la documentación histórica, hay que decir que la mayor parte de la legislación autonómica solamente prevé que los gobiernos de las comunidades asuman la reglamentación de la documentación depositada en sus respectivos Sistemas de Archivos.
En cuanto al diseño de sistemas de gestión de documentos de los ayuntamientos.La legislación no contempla este aspecto pero sí que establece como objetivos fundamentaleslos para cualquier administración los principios de
- economía,
- celeridad y
- eficacia .
También obliga a la correcta gestión de la documentación.
La consecución de estos objetivos se centra, en muchos casos, en la aplicación, -única y exclusivamente-, de las nuevas tecnologías que son impulsada
- por la misma legislación
- y por ambiciosos proyectos de informatización dirigidos especialmente a los ayuntamientos,
- pero que han infravalorado u obviado, los aspectos más básicos de la gestión integral de la documentación.
La legislación también establece la necesidad de colaboración entre las distintas administraciones públicas por lo que se refiere a
- coordinación administrativa
- y la obtención de información,
objetivos difícilmente alcanzables sin sistemas de gestión homogéneos.
La documentación es la base de todas las actuaciones administrativas, por tanto, cualquier sistema de gestión administrativa debe integrar los mínimos indispensables que sean capaces de asegurar la correcta gestión de la documentación a nivel global.
La participación del servicio de archivo municipal en
- el diseño
- y la implantación de estos sistemas de gestión
pasa necesariamente por
- el reconocimiento de las funciones que le son propias, del carácter unitario de toda la documentación municipal
- y de su posicionamiento como servicio central dentro del organigrama del ayuntamiento.