Sobre la regulación del acceso a la documentación municipal de los ciudadanos y algunas carencias en tema de archivos municipales
La regulación del acceso a la documentación municipal por parte de los ciudadanos, los ayuntamientos tienen el deber de garantizar el acceso a la documentación para la preservación del derecho a la información de todos los ciudadanos.
La legislación que lo regula se sitúa a un nivel general, que es complementado en ocasiones por algunas disposiciones sectoriales que precisan
- las condiciones
- los plazos de restricción en su acceso,
pero que en cualquier caso son un marco legislativo
- insuficiente y
- poco preciso
para las necesidades de los ayuntamientos hacia sus ciudadanos.
Estas carencias se ponen especialmente de manifiesto cuando entra en juego la indefinición de
- qué se entiende por datos personales a proteger
- y cuál es elplazo de vigencia de la protección,
- las contradicciones en torno a documentación de acceso restringido que ha de someterse a información pública
- o entre la protección de los datos y su interés para la investigación,
además de la falta de regulación al respecto en relación a la mayor parte de la documentación producida.
La definición del personal responsable de la gestión del servicio de archivo municipal no se contempla en ninguna norma específica que pueda vincular a los ayuntamientos a tomar las medidas oportunas para cumplir con sus responsabilidades con respecto a la documentación que genera.
La única disposición al respecto, que en realidad no es una normativa, está en relación a las plazas de archiveros de los Sistemas de Archivos de las distintas comunidades autónomas, que tiene un común enunciado:
«Todos los archivos han de tener personal técnico especializado, en número suficiente y con el nivel que exigen sus funciones»
Algo que no se cumple, si se cumpliera no existiría paro entre el colectivo de profesionales de la archivística.
Es preciso regular la exigencia de la titulación superior para la convocatoria de plazas de archiveros municipales. Es de vital importancia el establecimiento de una formación específica universitaria que resuelva la indefinición que da pie a intrusismo profesional.
Es imprescindible también establecer en qué casos se puede producir la acumulación de las plazas de archivero de Archivos Históricos Comarcales, con las plazas homónimas de los consejos comarcales y de los ayuntamientos cabeza de comarca o entre diferentes ayuntamientos, como así viene regulado en algunas disposiciones autonómicas sobre archivos.