En cuanto al soporte de las administraciones supramunicipales a los ayuntamientos en la gestión del archivo y de la documentación municipal, el marco legislativo actual regula de forma muy general sobre colaboración en materia de gestión de archivos entre los ayuntamientos y las administraciones supramunicipales, solamente la colaboración para la protección del patrimonio documental.
Los gobiernos de las comunidades autónomas actúan supliendo en las necesidades que, en materia de archivos municipales, no pueden los ayuntamientos, en este sentido la legislación tiene un carácter más reparador que previsor; y , los Sistemas de Archivos principalmente centran su actuación en
- la gestión de la documentación de la administración autonómica
- y en la captación de fondos documentales privados
- y no en la prestación de servicios a los ayuntamientos.
Estas actuaciones pueden considerarse de soporte administrativo a los ayuntamientos, estando impulsadas por los consejos comarcales y por las diputaciones
- quedan en un nivel genérico
- dejan aparte el tema de la gestión documental que aun es de uso inmediato para el ayuntamiento.
Es preciso una regulación
- del nivel de colaboración entre administraciones
- y de cómo hay que llevarla a cabo
- no tendría solamente que limitarse a subvencionar proyectos que sean estrictamente locales,
- sino que tendría que definir
- las responsabilidades
- y ámbitos de actuación de cada parte sobre
- el patrimonio documental
- y las líneas continuas de soporte a los ayuntamientos.
La revisión y la elaboración del marco legal para
- la correcta
- definición,
- regulación
- y potenciación del servicio de archivo municipal
- y, por parte de los ayuntamientos, el establecimiento de directrices adecuadas a estos mismos objetivos tendrían que tener en cuenta algunas propuestas y recomendaciones:
1-Incorporación del archivo municipal
- como servicio básico para
- la institución y
- la ciudadanía
- al objeto de mejorar
- la gestión administrativa,
- garantizar el acceso a la información
- y promover la protección del patrimonio documental.
2-Reconocer una dirección unitaria del archivo municipal que
- garantice la gestión integral de la documentación
- y haga compatibles sus vertientes administrativa e histórica.
3-Reconocer al archivo municipal
- como servicio central dentro del ayuntamiento,
- dado el carácter transversal de sus funciones.
4-Integración de los criterios de gestión documental del archivo municipal, a los sistemas de gestión de la documentación administrativa del ayuntamiento.
5-Regulación del perfil profesional de los profesionales responsable del servicio de archivo municipal, en ordenn a
- su titulación superior exigible
- y a la formación universitaria específica necesaria.
6-Asignación de los recursos necesarios para garantizar el funcionamiento del archivo municipal tanto en los aspectos económicos, materiales como humanos.
7-Promoción de la participación del archivo municipal en
- el desarrollo de estrategias de partenariado con otros agentes,
- que permitan la elaboración
- y ejecución de programas de actuación
- plurales,
- integrales e
- integradores.
8-Elaboración de directrices para garantizar el tratamiento normalizado de la documentación de los ayuntamientos para
- homogeneizar la gestión
- y facilitar el acceso.
9-Regular el derecho de los ciudadanos al acceso a la documentación, que ha de precisar
- entre otros aspectos,
- la documentación de acceso restringido,
- sus plazos de vigencia
- y la información a proteger.
10-Definición de las responsabilidades y ámbitos de actuación de las distintas administraciones sobre
- el patrimonio documental
- y promoción de la creación de infraestructuras
- y servicios comunitarios de soporte a los municipios en los ámbitos territoriales que lo necesiten.