Archivos, Historia y Patrimonio

La  generalización necesaria de la sociedad de la información, en gran medida, es subsidiaria de la confianza de los ciudadanos en los medios electrónicos. En el ámbito de las Administraciones públicas, la consagración del derecho a comunicarse con las nuevas tecnologías, a través de medios electrónicos, comporta una obligación correlativa: la promoción de las condiciones para que la libertad y la igualdad sean reales y efectivas,  y la remoción de los obstáculos que impidan o dificulten su plenitud,  lo que demanda la aplicación segura de éstas. A ello ha venido a dar respuesta el artículo 42.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos , mediante la creación del Esquema Nacional de Seguridad , cuyo objeto es: el establecimiento de los principios y requisitos de una política de seguridad en los medios electrónicos que permita la  protección adecuada de la información. la creación de las condicione

El Decreto 1/2011 trata ampliamente sobre la organización de la seguridad TIC, dedica su Artículo 6 a la Responsabilidad general . La preservación de l a seguridad TIC será considerada objetivo común de todas las personas al servicio de la Administración de la Junta de Andalucía , siendo estas responsables del uso correcto de los activos de tecnologías de la información y comunicaciones puestos a su disposición.  El Comité de Seguridad TIC de la Junta de Andalucía (Artículo 7), se crea en el seno de la Comisión Interdepartamental de la Sociedad de la Información de la Junta de Andalucía (CISI), como órgano colegiado de coordinación y gobierno en materia de seguridad en el ámbito de la Administración de la Junta de Andalucía, el Comité de Seguridad TIC de la Junta de Andalucía, al amparo de lo establecido en el artículo 7.7 del Decreto 166/2001, de 10 de julio, de coordinación de actuaciones para el desarrollo de la Sociedad de la Información.

  Según el Decreto 1/2011 La política de seguridad TIC de la Administración de la Junta de Andalucía se desarrollará, con carácter general, de acuerdo a los siguientes principios según el Artículo 5. Principios de la política de seguridad TIC : a) Principio de confidencialidad: los activos TIC deberán ser únicamente accesibles para las personas usuarias, órganos y entidades o procesos expresamente autorizados para ello, con respeto a las obligaciones de secreto y sigilo profesional. b) Principio de integridad y calidad: se deberá garantizar el mantenimiento de  la integridad y  calidad de la información,  así como de los procesos de tratamiento de la misma,  estableciéndose los mecanismos para asegurar que los procesos de  creación,  tratamiento,  almacenamiento y  distribución de la información, contribuyan a preservar su exactitud y corrección. c) Principio de disponibilidad y continuidad: se garantizará un alto nivel de disponibilidad en los acti

Los avances tecnológicos en informática y telecomunicaciones, de la sociedad de la información, afectan a la sociedad y también a los poderes públicos; y son éstos últimos los responsables de generar confianza por parte de la ciudadanía en el uso de los medios tecnológicos, en sus relaciones con la Administración Pública. Para conseguir esta confianza, los medios tecnológicos deben ser seguros y garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los sistemas,  de las comunicaciones  y de los servicios telemáticos,  permitiendo a la ciudadanía y a las Administraciones Públicas, el ejercicio de derechos y  cumplimiento de deberes mediante estos medios. En su artículo 34, el Estatuto de Autonomía para Andalucía,  reconoce el derecho a acceder y  usar las nuevas tecnologías y  a participar activamente en la sociedad  del conocimiento,  la información  y la comunicación, mediante los medios y recursos que la ley establezca. 

  Licencia Pública de la Unión Europea («European Union Public Licence-EUPL») : Licencia adoptada oficialmente por la Comisión Europea en las 22 lenguas oficiales comunitarias para reforzar la interoperabilidad de carácter legal mediante un marco colectivo para la puesta en común de las aplicaciones del sector público. Lista de servicios de confianza (TSL) : Lista de acceso público que recoge información precisa y actualizada de aquellos servicios de certificación y firma electrónica que se consideran aptos para su empleo en un marco de interoperabilidad de las Administraciones públicas españolas y europeas. Marca de tiempo : La asignación por medios electrónicos de la fecha y, en su caso, la hora a un documento electrónico. Medio electrónico : Mecanismo, instalación, equipo o sistema que permite producir, almacenar o transmitir documentos, datos e informaciones; incluyendo cualesquiera redes de comunicación abiertas o restringidas como Internet, telefonía fija y móv

Familia : Agrupación de procedimientos administrativos atendiendo a criterios genéricos de similitud por razón de esquema de tramitación,  documentación de entrada y salida  e información,  dejando al margen criterios de semejanza en la materia objeto del procedimiento, órgano competente, u otra información análoga. Firma electrónica : Conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros datos o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Formato : Conjunto de reglas (algoritmo) que define la manera correcta de intercambiar o almacenar datos en memoria. Herramientas genéricas : Instrumentos y programas de referencia, compartidos, de colaboración o componentes comunes y módulos similares reutilizables que satisfacen las necesidades comunes en los distintos ámbitos administrativos. Imagen electrónica : Resultado de aplicar un proceso de digitalización a un documento.   Índice electrónico : Relación de

Seguidamente se destacan una serie de sustantivos y conceptos relacionados con la gestión documental electrónica: Aplicación : Programa o conjunto de programas cuyo objeto es la resolución de un problema mediante el uso de la informática. Aplicación de fuentes abiertas : Es la que se distribuye con una licencia que permite ejecutarla, conocer el código fuente,  modificarla o mejorarla y redistribuir copias a otros usuarios. Cadena de interoperabilidad : Expresión de la interoperabilidad en el despliegue de los sistemas y los servicios como una sucesión de elementos enlazados e interconectados, de forma dinámica, a través de interfaces y con proyección a las dimensiones técnica, semántica y organizativa. Ciclo de vida de un documento electrónico : Conjunto de etapas o períodos por los que atraviesa la vida del documento, desde su identificación en un sistema de gestión de documentos, hasta su selección para conservación permanente, conforme

La Disposición adicional primera del RD 4/2010, 8 de enero trata del Desarrollo del Esquema Nacional de Interoperabilidad. Conforme a lo cual se desarrollarán las siguientes normas técnicas de interoperabilidad , éstas serán de obligado cumplimiento por parte de las Administraciones públicas: a) Catálogo de estándares : establecerá un conjunto de estándares que satisfagan lo previsto en el artículo 11 de forma estructurada y con indicación de los criterios de selección y ciclo de vida aplicados. b) Documento electrónico, que tratará  los metadatos mínimos obligatorios,  la asociación de los datos y metadatos de firma o de sellado de tiempo,  así como otros metadatos complementarios asociados;  y los formatos de documento. c) Digitalización de documentos , que tratará  los formatos  y estándares aplicables,  los niveles de calidad,  las condiciones técnicas  y los metadatos asoci

La interoperabilidad de las sedes y de los registros electrónicos, al igual que la del acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, se regirán por lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad ( Artículo 25 Sedes y registros electrónicos).   La conformidad con el Esquema Nacional de Interoperabilidad se incluirá en el ciclo de vida de los servicios y sistemas, con los correspondientes procedimientos de control (Artículo 26 Ciclo de vida de servicios y sistemas) . Para garantizar, de forma efectiva, el cumplimiento del Esquema Nacional de Interoperabilidad, cada órgano o Entidad de Derecho Público, establecerá sus mecanismos de control ( Artículo 27 Mecanismo de control) . Los órganos y las Entidades de Derecho Público de las Administraciones públi

Las Administraciones públicas adoptarán las medidas - organizativas y - técnicas necesarias con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con - la recuperación y - conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida ( R.D. 4/2010, Artículo 21 Condiciones para la recuperación y conservación de documentos). Tales medidas incluirán: a) La definición de una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la formación y gestión de los documentos y expedientes. b) La inclusión en los expedientes de un índice electrónico firmado por el órgano o entidad actuante que  garantice la integridad del expediente electrónico y  permita su recuperación. c) La identificación única e inequívoca de cada documento por medio de convenciones adecuadas, que permitan  clasif

El Real Decreto 4/2010, 8 de enero, en su Artículo 18 trata sobre la Interoperabilidad en la política de firma electrónica y de certificados . Según lo cual, la Administración General del Estado ha de definir una política - de firma electrónica - y de certificados que servirá de marco general de interoperabilidad para: - la autenticación y - el reconocimiento mutuo de firmas electrónicas dentro de su ámbito de actuación. Esta política podrá ser utilizada como referencia por otras Administraciones públicas para definir las políticas de certificados y firmas a reconocer dentro de sus ámbitos competenciales. Las Administraciones públicas aprobarán y publicarán su política de firma electrónica y de certificados, que podrá convivir junto con otras políticas particulares para una transacción determinada en un contexto concreto. Las Administraciones públicas receptoras de documentos electrónicos firmados permitirán la validación de las firmas electrónicas contra la polí

El Artículo 16 del Real Decreto 4/2010 trata sobre las Condiciones de licenciamiento aplicables. Según el cual, las condiciones de licenciamiento de: - las aplicaciones y - de la documentación asociada, - y de otros objetos de información de los cuales las Administraciones públicas sean titulares de los derechos de propiedad intelectual y que éstas puedan poner a disposición de otras Administraciones públicas y de los ciudadanos, sin contraprestación y sin necesidad de convenio, tendrán en cuenta que el fin perseguido es: - el aprovechamiento y  - la reutilización , - así como la protección contra su apropiación en exclusiva por parte de terceros, en condiciones tales que eximan de responsabilidad al cedente por el posible mal uso por parte del cesionario, - así como la no obligación a la asistencia técnica o el mantenimiento por parte del cedente, ni de compensación alguna en caso de errores en la aplicación.

Según el Real Decreto 4/2010, 8 de enero, Artículo 12 Uso de infraestructuras y servicios comunes y herramientas genéricas , las Administraciones públicas deberán enlazar las infraestructuras y servicios que puedan implantar en su ámbito de actuación con las infraestructuras y servicios comunes que proporcione la Administración General del Estado para facilitar la interoperabilidad y la relación multilateral en el intercambio de información y de servicios entre todas las Administraciones públicas. El Artículo 13 trata sobre la Red de comunicaciones de las Administraciones públicas españolas .  Las Administraciones públicas, para cumplir con lo previsto en el artículo 43 de la Ley 11/2007, de 22 de junio , utilizarán -preferentemente- la Red de comunicaciones de las Administraciones públicas españolas para comunicarse entre sí, para ello conectarán a la misma,  - bien sus respectivas redes,  - bien sus nodos de interop

La Norma ISO 15489 marca un perfil bien definido haciendo hincapié en los profesionales que manejan documentación electrónica. Éstos han de ser competentes en: Identificar los requisitos, es decir, las necesidades y expectativa, de la institución, de la organización. Es importante que sepa identificar los procesos de negocio y su interacción con los documentos y que colaboreen el diseño de los diagramas de proceso, haciendo seguimiento de los circuitos documentales. Diseñar, implementar y administrar el sistema de gestión documental, conforme a los requisitos y a las estratagias que se definen en el plan de gestión de documentos. Debe dominar tanto técnicas archivísticas (como son la identificación y valoración documental, elaboración de instrumentos de gestión documental como el cuadro de clasificación y el de conservación de documentos), como documentales (como elaboración de vocabularios controlados), como las aplicaciones informáticas (como las bases de datos, intranets docu