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Recuperación y conservación del documento electrónico

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Las Administraciones públicas adoptarán las medidas

- organizativas y
- técnicas necesarias

con el fin de garantizar la interoperabilidad en relación con

- la recuperación y
- conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida (R.D. 4/2010, Artículo 21 Condiciones para la recuperación y conservación de documentos).

Tales medidas incluirán:
  • a) La definición de una política de gestión de documentos en cuanto al tratamiento, de acuerdo con las normas y procedimientos específicos que se hayan de utilizar en la formación y gestión de los documentos y expedientes.
  • b) La inclusión en los expedientes de un índice electrónico firmado por el órgano o entidad actuante que 
    • garantice la integridad del expediente electrónico y 
    • permita su recuperación.
  • c) La identificación única e inequívoca de cada documento por medio de convenciones adecuadas, que permitan 
    • Resultado de imagen de conservacion del documento electronico
    • clasificarlo, 
    • recuperarlo y 
    • referirse al mismo con facilidad.
  • d) La asociación de los metadatos mínimos obligatorios y, en su caso, complementarios, asociados al documento electrónico, a lo largo de su ciclo de vida, e incorporación al esquema de metadatos.
  • e) La clasificación, de acuerdo con un plan de clasificación adaptado a las funciones, tanto generales como específicas, de cada una de las Administraciones públicas y de las Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de aquéllas.
  • f) El período de conservación de los documentos, establecido por las comisiones calificadoras que correspondan, de acuerdo con 
    • la legislación en vigor, 
    • las normas administrativas 
    • y obligaciones jurídicas que resulten de aplicación en cada caso.
  • g) El acceso completo e inmediato a los documentos a través de métodos de consulta en línea que permitan la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la recuperación exhaustiva y pertinente de los documentos, la copia o descarga en línea en los formatos originales y la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios. El sistema permitirá la consulta durante todo el período de conservación al menos de la firma electrónica, incluido, en su caso, el sello de tiempo, y de los metadatos asociados al documento.
  • h) La adopción de medidas para:
    • asegurar la conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida, (de acuerdo con lo previsto en el artículo 22), 
    • de forma que se pueda asegurar su recuperación, de acuerdo con el plazo mínimo de conservación determinado por las normas administrativas y obligaciones jurídicas, 
    • se garantice su conservación a largo plazo, 
    • se asegure su valor probatorio y su fiabilidad, como evidencia electrónica de las actividades y procedimientos, 
    • así como la transparencia, 
    • la memoria 
    • y la identificación de los órganos de las Administraciones públicas 
    • y de las Entidades de Derecho Público vinculadas o dependientes de aquéllas que ejercen la competencia sobre el documento o expediente.
  • i) La coordinación horizontal entre el responsable de gestión de documentos y los restantes servicios interesados en materia de archivos.
  • j) Transferencia, -en su caso-, de los expedientes entre los diferentes repositorios electrónicos a efectos de conservación, de acuerdo con lo establecido en la legislación en materia de Archivos, de manera que se pueda asegurar su conservación, y recuperación a medio y largo plazo.
  • k) Si el resultado del procedimiento de evaluación documental así lo establece, borrado de la información, o en su caso, destrucción física de los soportes, de acuerdo con la legislación que resulte de aplicación, dejando registro de su eliminación.
  • l) La formación tecnológica del personal responsable de la ejecución y del control de la gestión de documentos, como de su tratamiento y conservación en archivos o repositorios electrónicos.
  • m) La documentación de los procedimientos que garanticen 
    • la interoperabilidad a medio y largo plazo, 
    • así como las medidas de identificación, 
    • recuperación, 
    • control 
    • y tratamiento de los documentos electrónicos.
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Las Administraciones públicas deben crear repositorios electrónicos, complementarios y equivalentes en cuanto a su función a los archivos convencionales, destinados a cubrir el conjunto del ciclo de vida de los documentos electrónicos.
Para asegurar la conservación de los documentos electrónicos se aplicará lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad en cuanto al cumplimento de los principios básicos y de los requisitos mínimos de seguridad mediante la aplicación de las medidas de seguridad adecuadas a los medios y soportes en los que se almacenen los documentos, de acuerdo con la categorización de los sistemas (Artículo 22 Seguridad).
 
Cuando los documentos electrónicos contengan datos de carácter personal les será de aplicación lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, y en la normativa de desarrollo.

Estas medidas se aplicarán para garantizar la
  • integridad, 
  • autenticidad, 
  • confidencialidad, 
  • disponibilidad, 
  • trazabilidad, 
  • calidad, 
  • protección, 
  • recuperación y 
  • conservación física y lógica de los documentos electrónicos, sus soportes y medios, 

y se realizarán atendiendo a
  • los riesgos a los que puedan estar expuestos 
  • y a los plazos durante los cuales deban conservarse los documentos.

Los aspectos relativos a la firma electrónica en la conservación del documento electrónico se establecerán en la Política de firma electrónica y de certificados, y a través del uso de formatos de firma longeva que preserven la conservación de las firmas a lo largo del tiempo.

Cuando la firma y los certificados no puedan garantizar la autenticidad y la evidencia de los documentos electrónicos a lo largo del tiempo, éstas les sobrevendrán a través de su conservación y custodia en los repositorios y archivos electrónicos, así como de los metadatos de gestión de documentos y otros metadatos vinculados, de acuerdo con las características que se definirán en la Política de gestión de documentos.
Para  garantizar la conservación, el documento se conservará en el formato en que haya sido
  • elaborado, 
  • enviado o 
  • recibido, 
y preferentemente en un formato correspondiente a un estándar abierto que preserve a lo largo del tiempo
  • la integridad del contenido del documento, 
  • de la firma electrónica 
  • y de los metadatos que lo acompañan (Artículo 23 Formatos de los documentos).
 

Cuando exista riesgo de obsolescencia del formato o bien deje de figurar entre los admitidos en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, se aplicarán procedimientos normalizados de copiado auténtico de los documentos con cambio
  • de formato, 
  • de etiquetado con información del formato utilizado 
  • y, en su caso, de las migraciones o conversiones de formatos.
La digitalización de documentos en soporte papel (Artículo 24 Digitalización de documentos en soporte papel) por parte de las Administraciones públicas se realizará de acuerdo con lo indicado en la norma técnica de interoperabilidad correspondiente en relación con:
  • a) Formatos estándares de uso común para la digitalización de documentos en soporte papel y técnica de compresión empleada (de acuerdo con lo previsto en el artículo 11).
  • b) Nivel de resolución.
  • c) Garantía de imagen fiel e íntegra.
  • d) Metadatos mínimos obligatorios y complementarios, asociados al proceso de digitalización.
La gestión y conservación del documento electrónico digitalizado atenderá a la posible existencia del mismo en otro soporte.

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