En la creación del oficio de escribano mayor de minas Carlos I, en 4 de Mayo de 1534, dio una instrucción sobrecartada por su hijo y sucesor Felipe II, en 9 de Julio de 1565 con diferentes capítulos para el uso y ejercicio de este oficio, que debería acatarse en todas las provincias de las Indias.
A los escribanos mayores de minas y registros y Real Hacienda, se les debería entregar por parte de los oficiales reales, una relación de todas las haciendas, rentas, casas, ganados y otras granjerías que la Corona tuviese en la provincia y/o territorio, de todo lo que perteneciese a la Corona y cuyo beneficio engrosase las arcas reales, para que pudieran tener exacto conocimiento y pudieran llevar cuenta y razón de su principal y réditos; y conocer así cuánto se incrementa la Real Hacienda.
La relación debería informarles de todas las mercedes, situaciones y salarios consignados en la Caja Real, de los sitios en los que asistiesen, para que eficazmente tuviesen información exacta de los movimientos económicos y pudiesen rendir cuenta de forma fidedigna.
Deberían tener un libro donde llevarían razón de las personas a las que se dan licencias para coger oro, plata u otros metales; el juramento, día, mes y año en que se dan, para que registren y lo fundan los que vinieren a dar cuenta y razón del, oro, plata y metales, que por medio de la licencia hubiesen cogido; los declaren ante el gobernador y los oficiales reales, para que determinen impartir justicia al respecto y hagan cumplir lo que determina la ley.
Los escribanos de minas y Hacienda Real, deberán residir en las fundiciones y refundiciones, para que tenga cuenta y razón de las cédulas, licencias, que se hubiesen dado para sacar oro, plata y otros metales. De este modo también podrán tener libro donde asienten lo que se llevase a la fundición y quiénes intervienen; se podrá de este modo saber la parte exacta que se paga a la Corona y cómo se hace el cargo al tesorero. Al final de cada fundición los oficiales reales concertarán sus libros y los firmarán, dando legalidad a la actividad.
Cuando se tengan que quintar perlas o piedras se llamará al escribano de minas y Hacienda Real, para que esté presente y controle lo que recibe el tesorero.
Cuando se fijen los días en la semana en que se deban hacer los quintos, se notificará al escribano los días exactos que son, para que sin necesidad de que tenga que ser llamado, tenga obligación de ir y estar presente a los quintos y al hacer cargo al tesorero. Todo ello se hará en los días que se acuerden y no en otros distintos. Pero si por alguna necesidad tuviese que hacerse en días distintos o extraordinarios, el escribano será llamado para que firme de su nombre el cargo que se hiciere al tesorero en el libro del escribano y en el del contador, refiriéndose el uno al otro; puesto que es así como se hace en todas las cosas particulares, la Corona considera justo que se observe en la Real Hacienda para poder tener un “buen recaudo, cuenta y razón”.
En caso de que algún oro o plata viniere de fuera para entregar y hacer cargo al tesorero, esto tendrá lugar en la casa de la fundición y en los días que estuviesen señalados y no en otros; y de convenir efectuarlo en día distinto a los señalados se llamará al escribano de Hacienda, para que tome razón de ello; y en su libro lo firmará el tesorero según queda dispuesto por la Corona.
Lo mismo se dispone para cuando por mandato de la Corona o por acuerdo de los oidores y oficiales reales, tuviese que entregar hacienda o maravedís de la Real Hacienda a personas que provea armada o navíos u otra cosa de clase que sea. El escribano de la Real Hacienda debe ser avisado para que esté presente al cargo; y después a la cuenta, para que de todo se pueda tener constancia de que la transacción se ha efectuado legítimamente.
Ni el contador ni ningún otro oficial real podrá hacer cargo de cualquier género y calidad de hacienda que pertenezca a la Corona, -como la producción de las minas-, al tesorero, factor ni a ningún otro, si el escribano de la Real Hacienda no estuviese presente y tomase la razón y relación en su libro. En él se asentarán las firmas de las personas que lo recibiesen; y por virtud de ello, y de ser necesario, se les podrá hacer cargo y tomar cuenta; pudiéndose de esta misma forma, si alguna duda hubiese, comprobarla con el libro del contador y de los otros oficiales reales.
El escribano deberá tener cuenta y razón de todo el oro, plata, perlas y otras cosas que hubiere para la Corona, en cualquier manera que sea, debiendo enviar a la Corona relación, cuando sea necesario, para que se pueda proveer o remediar lo necesario y conveniente; relación que deberá enviar también al virrey o Audiencia del distrito para el mismo efecto. En caso de infringir esta disposición, el escribano incurrirá en pena de cien pesos de oro para la Real Cámara y fisco.
Por sus títulos o voluntad regia a los escribanos podía permitírseles poner a tenientes, suplentes, pasantes; cuando tengan que registrar los navíos que saliesen de los puertos de sus distritos, deberán guardar la misma forma y protocolo que siguen los propietarios de la plaza de escribano.
En 1591 Felipe II dispone sobre los protocolos documentales de los escribanos. Los Escribanos de Registros deberán tener un libro, debidamente encuadernado, en el que asienten los movimientos portuarios. En estos Libros Registros figurarán los navíos y fragatas que entrasen en ellos, con declaración del día, mes y año; los asientos quedarán firmados de manos del mismo escribano y del contador de la Real Hacienda. De esta forma, en el momento de la toma de cuentas, se puede comprobar el cargo en el libro y registro; de todo se deberá enviar juntamente con las cuentas de los oficiales reales, relación sumaria firmada y autorizada de lo efectuado.
Los escribanos de minas y registros deberán sacar fiat y notaría despachada por el Consejo, estas disposiciones se decretan en el L.3, tit. 8, lib. 5 “Sobre que los escribanos de minas y registros saquen fiat y notaría despachada por el Consejo”.
María del Carmen Calderón Berrocal. Los custodios de la documentación de minas. De los escribanos, escribanos mayores de minas y registros; alcaldes mayores de minas y veedores. Actas XII Congreso Internacional sobre Patrimonio Geogógico y Minero. Boltaña (Sobrarbe 2011). ISBN 978-99920-1-770-8.