El cargo de escribano correspondía a los oficios vendibles y renunciables, generalmente se tasaba su valor y se sacaba a subasta pública. Los escribanos, como oficio, podían estar vinculados a instituciones como los cabildos, las audiencias, juzgados de provincias, a la Real Hacienda, minas, etc., encargándose fundamentalmente de dar fe de los negocios públicos. Podían ser reales, pudiendo en este caso ejercer en cualquier lugar que no tuviese escribano público del número, presentando para ello su título en el cabildo. También podían ser públicos o del número, estando en este caso el oficio asignado a un territorio y sólo podían ejercer en ese término; podían dejar de ser escribanos públicos y mantener su condición real.
Los escribanos de minas y registros debían ser examinados por la Audiencia de sus distritos antes de entrar a ejercer sus cargos.
Entre los siglos XIV al siglo XV, “Reforma de los Reyes Católicos”, se prohíbe heredar, renunciar y traspasar los oficios; al respecto se dispone examinar a los escribanos además del deber del cumplimiento de otros requisitos para que pudiesen despachar en sus escribanías públicas. Destaca de entre las disposiciones la determinación de las competencias de los escribanos, tanto de oficio como a nivel jurisdiccional. Los contratos, obligaciones y testamentos prescriptivamente deberían quedar a cargo de los escribanos del número de los pueblos reales y públicos, que serían los encargados de dar fe de todos los asuntos extrajudiciales exentos de penas. Pero ningún otro escribano ya fuese real o apostólico tendría competencia en contratos sobre ventas, trueques y enajenaciones de bienes raíces, quedando eximidos de tales competencias los escribanos del consejo, cabildos, cámara, etc. otros.
Los escribanos del número debían dar copia a los recaudadores de las alcabalas de las cartas para que pudieran cobrar el impuesto sobre enajenación de bienes raíces.
Las Leyes de Castilla rápidamente se incorporan a Indias, de modo que el territorio imperial realmente se gobierna como uno solo país. Se asiste a una restricción en el nombramiento de escribanos, del comercio con los oficios, se exigen examen y otros requisitos para que los escribanos pudieran despachar; y los escribanos reales y los del número serían los que tendrían autorización para intervención en asuntos extrajudiciales y competentes en bienes raíces.
A partir de 1501 los escribanos provistos en oficios renunciables debían presentar los títulos en los ayuntamientos en un plazo de sesenta días. En 1502 se dispone la entrega de los Libros Registros de Escrituras, Protocolos, al sucesor del escribano, ya fuese por defunción o por cese. Un año más tarde se prohíbe el nombramiento de escribanos en los pueblos en que existiese escribano del número; y debe quedar constancia de los derechos que cobran a las partes tanto si se trata de registros como de cartas.
De la misma forma la normativa dispone la formación de los Protocolos; que el otorgamiento tenga carácter público y que se recoja íntegramente y directamente en los Libros Registros; los originales han de ser conservados por el escribano y sólo éste estará facultado para emitir copias literales de las escrituras que otorgue y asiente, para cuyo efecto se le exige tener un Libro de Protocolos debidamente encuadernado, donde irá asentando las escrituras, sus condiciones y características, cláusulas, renuncias, etc.
El trabajo y oficio de escribano es sometido, como cualquier otro oficio, a visita cuando ésta deba tener lugar. La visita suele llevarla a efecto un oidor y un alcalde de corte; y entre lo que se suele corregir estarán el desorden en los protocolos y uso de papel sellado, se ordena la encuadernación de los protocolo y se suelen dar prohibiciones para que no se intercalen entre las hojas papeles sueltos; se intentan corregir las irregularidades en las firmas, etc. Todo ello lleva a la Corona a dictar disposiciones que regulen las actuaciones y la práctica del oficio.
En las instrucciones de las visitas suelen aparecer disposiciones para que haya un orden en la encuadernación de los protocolos, se dan pautas para el uso de cuadernos, cada registro debe empezar en un cuaderno de papel sellado que tenga los 25 pliegos, no se otorgaran instrumentos protocolarios en un pliego, ni en medio pliego suelto que se intercale dentro del cuaderno; y se procurará que la última hoja en que se asiente el instrumento quede en blanco, para que empiece en la siguiente el nuevo, con ello además de procurar orden se evita el fraude, el protocolo debía quedar acomodado al cuerpo de escritura preparado en el folio, el resto, si la escritura no llegase, se procuraría invalidar, es el sentido de las cruces en aspa y de las líneas invalidando las hojas que se suelen ver en los protocolos. Se prohíben los blancos en los Libros de Protocolos para que no se puedan intercalar documentos añadidos, de ser descubierto el escribano sufrirá el correspondiente cargo que imponga el visitador.
Signo de escribano identificando el documento e invalidando el espacio que queda desde el cuerpo de escritura hasta la base del folio, con ello se evitaban interpolaciones.
Se procura el orden en la foliación de los protocolos, las hojas deben ir numeradas correlativamente para evitar fraudes, sustituciones y borrones en los números por confusión u otras causas. De la misma forma, se suele advertir en las instrucciones de los visitadores que si algún protocolo se queda por firmar, que se especifique la causa y la razón por la cual queda imperfecto el documento.
El carácter público del ejercicio protocolario exigía al escribano leer la escritura ante los otorgantes y los testigos comparecientes, tras lo cual se procedía a firmar con cuerpo de escritura y rúbrica; el documento sería revisado por si fuese preciso alguna corrección o alguna añadidura o alguna salvedad; tras lo cual, ya el escribano valida el documento con su firma y signo.
María del Carmen Calderón Berrocal. Los custodios de la documentación de minas. De los escribanos, escribanos mayores de minas y registros; alcaldes mayores de minas y veedores. Actas XII Congreso Internacional sobre Patrimonio Geogógico y Minero. Boltaña (Sobrarbe 2011). ISBN 978-99920-1-770-8.