Algunas cuestiones sobre la realidad en los archivos administrativos y su gestión

Organizar un archivo hoy no tendría que ser tarea difícil. Tenemos a nuestra disposición nuevos sistemas para archivo y recuperación de documentos e información que, teóricamente tendrían que facilitarnos enormemente este proceso.

Pero, si vemos la realidad, si observamos las oficinas productoras vemos que a problemas nuevos se suelen dar soluciones antiguas y que, puede que incluso las herramientas contemporáneas sean mal utilizadas, siguiendo unas normas desfasadas.

Como novedad en el trabajo administrativo y relacionadas con los documentos que han surgido en los últimos 30 años diríamos que se ha dado:

* La proliferación de sistemas de reprografía, lo que ha permitido la multiplicación de documentos.

• Las fotocopias crean falsa apariencia de control de la información, 
• contribuyen a incrementar el volumen de los fondos y 
• su efectividad queda invalidada por la ausencia de criterio archivístico, que permita eliminar documentos duplicados cuando ya han cumplido su labor meramente informativa.

* La implantación de ordenadores con sus correspondientes programas, que

• agilizan el trabajo,
• facilitan el acceso rápido a la información, y
• tienen vocación de sustituir el soporte en papel por otros documentos informáticos, digitales,  que ocupan menos espacio.
• La utilización de ordenadores da lugar a la multiplicación de documentos, el
  mismo texto se conserva en soporte papel e informático. 
• La enorme ventaja que representa el suso del ordenador, rapidez de acceso a la información y ahorro de espacio, no se suele aprovechar en las oficinas municipales. Es difícil encontrar una oficina donde esté informatizada la documentación de apoyo informativo.

* Multiplicación de servicios en los Ayuntamientos al servicio de los ciudadanos, lo que supone la multiplicación de las oficinas municipales.

• La multiplicación de oficinas y por otra parte la existencia de procedimientos no formalizados o nuevos expedientes, sin tradición administrativa, producen la eliminación del expediente, se convierte entonces el trámite en una disparidad de documentos que rara vez permitirán reconstruir las actuaciones.
• Al mismo tiempo la multiplicación de oficinas en muchas ocasiones no ha ido acompañada  de la creación de Archivos Centrales tal y como hubiera sido necesario. 
• La falta de centralización de la información obliga a la multiplicación de archivos en fotocopias.

* Mejora en los sistemas de archivo en cuanto a mobiliario y material empleado.

• Si es cierto que ha mejorado  el mobiliario y material que se emplea para el trabajo administrativo notablemente, 
• se observa que, por mala utilización, muchas veces se convierte en otra fuente de problemas. 

Pero estas novedades han entrado en conflicto al producirse simultáneamente en nuestras
administraciones, y no ir acompañadas de criterios claros de racionalización y de control de
los documentos producidos.

La entrada en vigor de la Ley 30/92, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas
y del Procedimiento Administrativo Común, fue el factor determinante para la racionalización de los archivos como una tarea inevitable en las Administraciones.

En su exposición de motivos dice que «el régimen jurídico de las Administraciones Públicas debe establecerse desde este concepto (la racionalización) y trascender a las reglas del funcionamiento
interno, para integrarse en la sociedad a la que sirve como instrumento que promueve las
condiciones para que los derechos constitucionales del individuo y los grupos que integran la
sociedad sean reales y efectivos.

Funcionarios, políticos y ciudadanos estamos de acuerdo en ello, pero hay que destacar que la Ley, como todas, va por detrás de las necesidades que en la sociedad se plantean, aunque vaya por delante de la realidad administrativa, hecho que se vino a demostrar el aplazamiento de su entrada en vigor.

Sabemos que con la organización administrativa actual es casi imposible garantizar el cumplimiento de los derechos del ciudadano que se detallan en la Ley.

Será necesario

• proceder a una racionalización de sus departamentos, 
• una simplificación de los procedimientos, 
• una mejor gestión de los recursos de personal y, sobre todo, 
• una mejor organización y 
• rapidez de recuperación de la información.

La organización de los documentos será de vital importancia.

De entre todos los derechos, que tienen los ciudadanos según la Ley 30, hay que destacar el de acceso a los archivos y registros en el artículo 37.

En las leyes que le son propias, la Administración Local había demostrado ya una mayor sensibilidad hacia este derecho. La consulta quedaba limitada al Archivo Municipal y a los documentos
municipales. Los ciudadanos tenían grandes dificultades para acceder a la consulta de los documentos en el resto de las oficinas municipales ante la imposibilidad de encontrar el documento requerido.

Al quedar fijada por la ley la amplitud de la figura del interesado y su derecho de acceso al expediente en la propia oficina municipal que lo gestiona, se obligaba a implantar

• criterios de organización de los expedientes, así como de 
• técnicas de recuperación de la información.

Conviene también recordar el artículo 42.3 que establece plazo de tres meses, en lugar de los seis actuales para resolver los expedientes. O el 35 f ) que dice que el ciudadano no presentará documentos que ya se encuentren en poder de la Administración actuante, para tener muy presente la importancia que al archivo le otorga indirectamente esta ley.

La organización del archivo indica

• la preocupación por el trabajo bien hecho, 
• por servir a los ciudadanos y 
• por conseguir la eficacia 
• y la eficiencia tan necesarias en la Administración.