Qué se entiende por archivo?

Archivo es el conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de cualquier época y en cualquier soporte.

Conjunto orgánico, es decir, los documentos entendidos como un todo, que son el resultado de un proceso natural que surge de unas funciones encaminadas a determinado fin como puede ser el servicio público.

Nunca se puede denominar archivo a una colección de documentos, pues la colección es resultado
de un acto voluntario que tiende a acumular información para ponerla al servicio de una colectividad, esa es la labor de un Centro de Documentación; o bien a la reunión de documentos dispares
reunidos sólo por su materia, como fuesen piezas de museo, son reunidas, coleccionadas, recolectadas.

La expresión archivo hace referencia a otros conceptos:

• el espacio físico donde se conservan los documentos 
• y la oficina en donde se organizan para ponerlos al alcance de los ciudadanos y de la propia institución.

Los archivos están formados por documentos independientemente de su edad, de que hayan sido creados ayer o hace 100 años. No es correcto relacionar la palabra archivo con la palabra historia, como sucede en muchas ocasiones. Un archivo puede ser histórico pero existen muchas clases de archivos, lo que mantiene unicidad es la ciencia archivística.

Los documentos, en función de

• su contenido informativo 
• y de su valor legal, 

pueden conservarse en las propias oficinas o en depósitos alejados de las mismas. Pero tanto en el primer caso como en el segundo forman el archivo de la institución.