Los archivos son centros de información formados por la agrupación de documentos en soportes de todo tipo que contienen información.
La irrupción de tecnologías sofisticadas creadas y diseñadas para la gestión específicamente, el tratamiento y la difusión de la información, tenían necesariamente que suponer profundas transformaciones en el trabajo de los archiveros y en todos los aspectos ligados a su ejercicio profesional.
Los organismos y las instituciones productoras de documentos igualmente se han visto inmersas en los cambios que han impuestos las nuevas tecnologías de la información.
- Documentos en nuevos soportes,
- novedosos sistemas de trabajo en las empresas
- y oficinas públicas,
- innovadores sistemas de comunicación y transmisión de datos e informaciones,
- documentalistas,
- bibliotecarios,
- informáticos,
- ingenieros de sistemas,
- expertos en telecomunicaciones, etc.
En este escenario la presencia del
usuario del archivo se ha diversificado y también enriquecido.
Con respectoa a los usuarios externos, ya no se trata sólo, ni
principalmente,
- del historiador o
- erudito interesado en los fondos históricos como antaño.
Cada vez en mayor proporción se acude a los archivos buscando informaciones puntuales y concretas que afectan
en un sentido muy amplio a sus intereses y, addemás, lo hacen siendo plenamente conscientes de
que ejercen un derecho reconocido legalmente, el derecho de acceso a los
archivos y registros administrativos.
Al menos en España,
el uso por parte
- de las organizaciones
- y los ciudadanos de las nuevas tecnologías
no se ha traducido en cultura de la información podríamos decir, sino más bien
en una cultura informática[1].
Los ciudadanos esperan que la respuesta a su demanda de
información sea
- lo más precisa,
- rápida y
- exhaustiva posible
en consonancia con
una administración
- moderna,
- eficaz y, sobre todo,
- transparente.
La incorporación del ordenador a la archivística sufre un proceso lento y algo dificultoso que choca con
- la resistencia al cambio
- el uso de herramientas desconocidas
- desinterés entre los responsables de las instituciones por invertir en
- equipos
- programas
- formación
El aislamiento de los archivos entre
sí,
- la inexistencia de canales estables que hicieran posible la cooperación,
- colaboración e
- intercambio de conocimientos y
- experiencias entre los archiveros,
unido a la ausencia de un organismo en la administración
- capaz de aglutinar la dispersión endémica de los archivos
- y sentar las bases para unos mínimos estándares normalizadores
- terminología archivística,
- descripción de los contenidos de los fondos y documentos,
- técnicas de difusión,
- programas informáticos y equipos, etc.,
Cada archivo debió responder por su cuenta a multiples
interrogantes y hacer frente a los retos planteados por las nuevas tecnologías.
Desde el principio el ordenador se aplicó
a los trabajos de descripción de los fondos archivísticos básicamente y
a la edición de los instrumentos de descripción.
Los procesadores de texto
vinieron a facilitar y mejorar la presentación impresa de catálogos e inventarios, después llegaron las bases de datos relacionales o documentales, el Proyeccto de Informatización del Archivo General de Indias fue pionero en este sentido.
Las bases de datos se hacen cada vez más
potentes e intuitivas, contribuyendo
- a garantizar cierta vertebración y normalización de los campos de información de las descripciones archivísticas y
- a facilitar y optimizar los procesos de búsqueda y recuperación de la información.
Estas aplicaciones informáticas al principio fueran desarrolladas
autónomamente en cada archivo hasta que se da el posterior desarrollo de las
telecomunicaciones,
- aparicen entonces las primeras redes remotas y locales
- y la consiguiente posibilidad de conectar ordenadores entre sí
lo que, en
general, no supuso una modificación sustancial en usos y prácticas informáticos
debido a la ausencia de normalización de la descripción
archivística, que vendría de la mano de la Norma ISAD (G) y de autores propulsores entre los que destaca Antonia Heredia Herrera.
Lo dicho hasta el
momento tiene contenido generalizador.
La incorporación de
- las nuevas tecnologías de la información y, en concreto,
- de la informática
al mundo de los archivos no ha
sido homogénea ni tampoco ha respondido a esquemas o procesos idénticos.
Los archivos anglosajones, básicamente los de America del
Norte, adoptaron desde los años 60 del siglo XX una serie de normas de descripción,
básicamente tomadas de las Reglas de Catalogación angloamericanas usadas en las
bibliotecas y las adaptaron a un formato de intercambio preexistente, el
formato MARC.
El formato resultante, el MARC para archivos y manuscritos
(MARC-AM) supuso la posibilidad, para gran número de archivos americanos, de usar
- estándares descriptivos y
- un formato común que les ha permitido crear redes de intercambio de datos e informaciones archivísticos.
Los
archivos canadienses desarrollaron normas de descripción archivística (las
RDDA, Régles pour la description des documents d’archives ).
En Gran Bretaña serían las normas MAD .
La ausencia de consenso sobre
normalización, en el caso de España, de los instrumentos de descripción, supuso la
infrautilización de las posibilidades y potencialidades de la teleinformática en los comienzos pero al impulso español sin duda y al quehacer de profesionales como la Dra. Heredia Herrera las Normas ISAD ven la luz.
CORNELLA,
Alfons. Op. Cit. p.48
MASACHS
I SURIOL, Josep María. La informatització de la xarxa d’arxius :
desenvolupament i implementació del programa de gestió dels arxius comarcals
(Gac). En LLIGAL nº 10, 1995