Cada año se constata mayor presencia de los archivos en la red, cada vez son páginas más elaboradasinformatización de archivos municipales.
Cruz Mundet y autores señalan
como una de las causas del lento avance de Internet en los archivos el
- excesivo conservadurismo de los archiveros,
- las posiciones de rechazo recalcitrante hacia Internet en los archivos
- optimizar el trabajo de archivo,
- para la propia imagen de la institución y
- para el propio archivero como herramienta de comunicación de reflexiones y experiencias.
Internet es herramienta de
difusión de información de grandes alcance y capacidad. Esta difusión hace posible que todo el arduo trabajo de archivo, que a veces se realiza bajo mínimos y además con fuertes presiones, debid a la falta de medios y
de recursos, alcance los objetivos marcados, poniendo al servicio del ciudadano y de la propia Administración la totalidad o parte de su contenido, según el nivel
de descripción que se haya alcanzado de los fondos documentales; o bien a través de sus referencias, de sus instrumentos de descripción
(a nivel de cuadro de clasificación, inventario, catálogo, guía, etc.) o incluso los documentos mismos
mediante la digitalización.
Entre las ventajas
que aporta la creación de una página Web están:
-Facil acceso a la información pues el uso de Internet está
introducido en la vida cotidiana del
usuario.
-Diálogo interactivo con el archivo, esto hace que el usuario
se sienta más cerca de la institución.
-Eliminación de los intermediarios en la gestión de la
información, lo que acelera el proceso de investigación.
-Reducción de gastos para el usuario en sus consultas, porque evita tasas de reprografía (imágenes online) y desplazamientos.
-Reducción de costes también para la institución porque mediante mínima inversión se difunde mñas y mejor la información.
-Aunque no es el objetivo fundamental, también se pueden obtener ganancias si el
archivo entra en procesos
de comercialización y venta de reproducciones, Cd-Rom, logotipos,
etc.
Es llamativa en las páginas y
sitios web de los archivos españoles la variedad en aspectos gráficos de su presentación, contenidos
y carga informativa, que van
- desde los datos sobre localización y servicios del archivo
- hasta una información exhaustiva sobre sus fondos documentales
- y su descripción a nivel de inventario y catálogo,
- con posibilidad de acceso a la imagen de documentos digitalizados.
En general suelen ofrecer
información sobre tipología de sus fondos documentales por medio del Cuadro
de Clasificación, indicando, para cada una de las series documentales, fechas
extremas y volumen de cada una, cada vez más encontraremos archivos que exponen en su web el cuadro de clasificación y adaptación de su contenido a las normas ISAD.
La descripción más pormenorizada de los fondos, a nivel
de inventario suele ir acompañada de una descripción exhaustiva de
algunas de las series documentales estimadas como de mayor interés para los
usuarios, a nivel de catálogo. El ejemplo lo da el Ministerio de Cultura con su Portal de Archivos Españoles, PARES.
De cada uno de los Archivos Generales, el Ministerio
de Cultura a través de su sitio web ofrece información sobe el Cuadro de
Clasificación de Fondos, descripción de los mismos e incluso imágenes de los documentos digitalizados.
- no sólo al número total de archivos existentes en nuestro país
- sino en proporción a lo que está sucediendo en otros países y existe una falta de uniformidad en cuanto a los contenidos informativos mínimos que deberían formar parte de las páginas, calidad y cantidad de información.
De esto se salvan los archivos adheridos al sistema nacional de archivos y a la red de archivos andaluces, por ejemplo.
Por otra parte es relativamente facil elaborar
una página web y volcar en ella la información disponible en el archivo, sin
que sea imprescindible contar con complejas infraestructuras, equipamientos y conocimientos especializados todo lo cual invita a cualquier archivero a dar a conocer los servicios y fondos documentales del archivo en
que trabaja, a crear una página web y a introducirla en la red de redes.
Internet es una herramienta con
infinitas potencialidades de cara a normalizar
- metodologías,
- diseños y
- contenidos
pero esto sólo es posible si previamente existe un trabajo de reflexión
entre el colectivo de archiveros, al respecto la normativa ISAD hace que las pautas archivísticas queden normalizadas por lo menos en cuanto a difusión de resultados mediante los instrumentos de descripción que harán posible el acceso
de los usuarios a los fondos documentales.
Para los responsables de las instituciones de los que dependen los archivos, la creación institucional de una página web en la que colgar la información referente al archivo, puede ser la
coartada para
- establecer límites de actuación del archivo dentro de la organización administrativa,
- al otorgarle una dimensión meramente cultural e informativa,
- pero de lo que se trata en realidad es de que el archivo asuma su papel en el conjunto de la organización administrativa o empresarial,
- interviniendo desde la propia génesis de los documentos administrativos
- y durante todo el proceso de su tramitación.
No debe olvidarse el papel que debe jugar el
archivo en las intranets de las instituciones pues de ellas dependen los archivos, como el medio más adecuado, para incorporar al
conjunto de la organización en procesos clave que deben
desarrollarse desde el propio archivo como
- la realización de las transferencias,
- los calendarios de conservación,
- la participación de los usuarios internos en la elaboración o modificación de los cuadros de clasificación de fondos, etc.
Los archivos no
deberían incorporarse a la red como un elemento informativo más dentro de la
web institucional, para ofrecer una o varias páginas de hipertexto estáticas y
no actualizadas. Se trata de contar con
- un espacio web dinámico,
- permanentemente actualizado,
- que represente al propio archivo con todos sus productos y servicios,
- en el que el archivero participe activamente en
- los contenidos y
- en el propio diseño de este espacio.
Fuentes: Web Ministerio de Cultura a través de la cual se accede tanto al Censo de
Archivos como a los Archivos Generales de Indias, Simancas y Corona de Aragón.
Archivo
General de Indias. Cuadro de Clasificación de Fondos. Ministerio de Cultura
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