La
palabra archivo lo mismo significa el lugar donde se guardan los documentos,
que la misma colección de documentos custodiada, o la institución con
equipamientos y personal responsable de la custodia de los mismos.
Si
el archivo ha sido fuente de autenticidad y fehaciencia para los documentos es
principalmente porque entre sus funciones está la custodia celosa y cuidadosa,
en lugares seguros, ya por la construcción física, ya por el reconocimiento
legal y penal de los recintos casi sagrados. Lo ha sido y es hoy en cierto modo
para garantizar eficazmente la conservación contra la destrucción y la
autenticidad contra la interpolación y falsificación.
La
Historia de las instituciones ha recogido testimonios abundantes, desde los más
remotos tiempos de cómo un documento por el solo hecho de estar en un archivo
determinado ha adquirido tanta autenticidad como la que hoy adquiere por la
firma y registro de un notario.
El
templo de la diosa Eana (Luna), reina de Ur,
abre una línea histórica que llegará hasta la E. Moderna, del carácter
mistérico y sagrado de los archivos desde su aparición en la historia como
tales en los templos.
Entre
los griegos arkeion es palacio de gobierno y lugar de residencia
de los principales magistrados. Más tarde
fue lugar para depósito y conservación de los títulos que respaldaban la
república. Cada magistratura guardaba los diplomas que le pertenecía en el
arkeion o lugar donde ejercía su oficio.
Pero junto al arkeion, los otros documentos jurídicos de valor más permanente
de la ciudad-estado de Atenas estaban en el metroon o templo de la madre de los
dioses (Cibeles); por Pausanias sabemos que muchas escrituras públicas eran
conservadas en los templos griegos.
Es una constante histórica desde la antigüedad
considerar al archivo como algo sagrado que da seguridad de conservación a los
documentos, sentido que llegará hasta la E. Moderna.
En Roma el archivo es “grapharium”,
“tabularium”, “sacrarium”, “cartharium”, “armarium” y “scrinium”; apelativos
fundamentalmente de lugar. Elio Lodolini prueba la transmisión de Roma a
Occidente a través de su jurisprudencia desde la E. Media a la Modernidad como
lugar en que se guardan los documentos públicos para que hagan fe, un lugar
para acreditar la fe pública de las escrituras para perpetua memoria.
De
1588 son las ordenanzas
para el Archivo de Simancas, reina Felipe II, en ellas se describe el
archivo como “lugar donde se debería guardar y recoger las escrituras” o
“donde las dichas escripturas pueden estar con comodidad y tener lugar conocido
de manera que se hallen cuando se buscaren, porque nuestra voluntad es que el
dicho archivo no se mude de la dicha fortaleza de Simancas”.
En
1790 Carlos IV en las “Ordenanzas del
Archivo General de Indias”: archivo es “un establecimiento donde se han
puesto los papeles”, porque su padre Carlos III al considerar “que los
papeles de Indias se hallaban dispersos en muchos lugares, sin el orden y
distinción correspondiente a su importancia, mandó hacer un archivo general de
ellos en la Real Casa de la Lonja de la ciudad de Sevilla donde custodiados con
archivero propio y oficiales produjesen la mayor utilidad posible”.
El
archivo es un lugar seguro y cómodo para los documentos y de confianza jurídica
a la sociedad en la conservación de su memoria.