En la Archivística anglosajona y germana, la
palabra archivo se aplica a las colecciones no precisas para las realidades
administrativas ordinarias de la entidad productora, que han adquirido ya un
valor perenne o histórico, que por tanto no están sometidas al expurgo, que son
normalmente más accesibles y que han adquirido una signatura topográfica
definitiva.
Para ellos “archives” son solo los archivos históricos, mientras que los archivos corrientes y de oficina son llamados “records” o “registratur”. La gestión de un
archivo administrativo la denominan “records management” y no “archives
management”.
Muchos autores que manifiestan, con cierta razón, que la clasificación de los
archivos en administrativos e históricos es falsa desde el rigor teórico y conceptual. En realidad esto podemos verlo cuando nos enfrentamos a la organización de un archivo de la administración local, por ejemplo, en el que nunca ha puesto la mano alchivero alguno. En él encontramos documentación de todas las épocas, de forma que lo más lógico es darle signatura correlativa e ir adaptando al cuadro de clasificación las descripciones, siguiendo el Cuadro de Clasificación admitido a nivel nacional.
El archivo
evidentemente es siempre lo que es, sin adjetivos, como tal tiene muchas
utilidades posibles, y entre ellas, como una más, la histórica, que ha sido
connatural al archivo desde siempre, desde los sumerios que descubrieron la
inteligencia potencial que los documentos daban sobre su pasado y los usaron,
entre otras cosas, para sus genealogías y narraciones históricas.
Incluso
en la terminología legal, la distinción entre archivo administrativo e
histórico no aparece como tal. En realidad el concepto administrativo hace alusión a la naturaleza del archivo, a su génisis, nace de la actividad de una oficina de la administración; su carácter histórico o no lo dará la edad de los documentos, su data. Digamos que administrativo es su condición e histórico una cualidad adquirida.
Un archivo de la Administración, administrativo, puede llegar a ser un archivo histórico de la administración; y una documentación en curso de una oficina de la administración forma parte del archivo administrativo de dicha institución, de dicha oficina, que cuando tenga los plazos legales pasará al archivo de Centro, pero seguirán siendo documentación administrativa, hasta que su edad le de carácter histórico. Lo mismo que un archivo histórico puede a su vez tener la cualidad de digital, su contenido es histórico por muy moderno que sea el soporte en el que se sustenta. Un archivo digital es a la vez contemporáneo por el momento en el que se ha realizado, por su edad e histórico a la vez por la naturaleza de los documentos que contiene.