La correspondencia es el conjunto de cartas que recibe y emite una oficina.
Según el diccionario de la Real Academia de la Lengua, sería el «papel escrito, y ordinariamente cerrado, que una persona envía a otra para comunicarse con ella».
Es muy numerosa la variedad de «cartas» que reciben o envían las oficinas municipales, una inmensa mayoría formarán parte de un expediente.
Hablaremos aquí de la correspondencia como documento simple que formará una serie documental, y que nace de la actividad de informar y de la necesidad de información que tienen las oficinas.
Oficios. Es «una comunicación escrita referente a los asuntos del servicio público». Su configuración se caracteriza por llevar:
* Membrete en el margen superior izquierdo
* Amplio margen en el lado izquierdo para incorporar anotaciones.
* Dirección en el margen inferior del escrito
* Firma rubricada autógrafa y generalmente sellada
* Tamaño cuartilla
Los expertos en diplomática contemporánea distinguen diversos tipos de oficios:
- informativos,
- oficios circulares,
- de traslado,
- de remisión,
- de acuse de recibo, etc.
el aspecto externo ha cambiado tanto que ha dado lugar a diferentes tipos documentales.
Saludas. Es un documento especialmente diseñado para asuntos de protocolo. Generalmente
presenta las siguientes características:
* La palabra SALUDA en el centro de la hoja.
* Están redactados en tercera persona.
* No suelen llevar firma.
* Tamaño cuartilla.
Telegramas: Soporte en papel normalizado en el que se recibe escrito el mensaje
telegráfico. Su contenido puede variar desde
- una citación,
- una invitación o
- una orden.
Escritos de particulares: De contenido muy variado. Destacaremos:
* Escritos solicitando información
* Ofrecimientos de servicios.
La serie de correspondencia es una de las más voluminosas en los archivos de oficina.
* No se debe archivar la correspondencia de entrada y de salida separadamente. Y esto es habitual en los archivos municipales.
* Hay que tener especial cuidado para no archivar escritos que forman parte de la
tramitación de un expediente en la serie de correspondencia.
En una oficina municipal se reciben muchos escritos solicitando información. La contestación tiene que ir unida a la pregunta pues de lo contrario se perderá el control de los documentos con gran facilidad y la recuperación será mucho más complicada.