El expediente es el documento principal de la Administración, que puede ser definido de distintas formas.
El Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales
lo define así: «Constituye expediente el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla».
El Diccionario de Terminología Archivística lo define como «unidad documental formada por un conjunto de documentos generado, orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto».
El expediente es la pieza fundamental sobre la que gira toda la actividad de la oficina.
Muchas veces la realidad nos habla en otros términos, pudiendo ver expedientes que son pura acumulación de documentos sueltos que forman falsas series documentales en las oficinas.
El problema está en la ausencia de procedimiento normalizado para los expedientes en los que el legislador deja libertad al instructor en el procedimiento administrativo, es lo que se denomina expedientes no formalizados.
En cambio, cuando las oficinas tienen Normas de Procedimiento muy elaboradas se crean, se forman
los expedientes propiamente dichos, en todo su sentido; cuando esto no ocurre se tiende a desmembrar lo que sería el expediente y a crear agrupaciones documentales en función de cada paso que se da para concluir o resolver un determinado asunto.
Los expedientes se forman mediante agregación sucesiva y progresiva de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, decretos, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos. Sus hojas útiles deben ser rubricadas y foliadas por los funcionarios encargados de su tramitación.
En los expedientes nos encontraremos diferentes tipos documentales,
- instancias,
informes, - certificaciones,
- acuerdos, etc.
Cabe preguntarse si se deben incluir en el expediente los documentos que sirven de nexo a los esenciales. La respuesta es sí. Estos documentos nos informan y nos llevan a la época en cuestión, viendo el proceso completo, el día a día de los funcionarios trabajando en la institución, tienen gran valor, aunque hay quienes no los consideran, pero gracias a ellos podemos saber de la existencia de documentos que pudieron un día estar en el expediente y por el azar del destino se movieron de su sitio siendo piezas o pudiendo ser piezas fundamentales en los casos que se estudian o en la elaboración, en la reconstrucción del expediente.
Son aquellas notas interiores, oficios de remisión, etc. que aporten una información esencial para la resolución del expediente o que acreditan la autoría de un determinado documento. Los documentos de enlace que acompañen a un documento entre oficinas también forman parte del expediente.
Un archivero no es un técnico aunque laboralmente puedan clasificarse de esta forma, un archivero es un especialista que prepara la documentación para
- el uso de la Administración
- de la institución productora
- o de la investigación
Un simple técnico, que deje de lado la investigación histórica no tiene esta perspectiva, por eso los archiveros han de poseer formación en Historia, en Humanidades, para que puedan valorar extremos como estos. Realmente, cualquiera no puede ser archivero.
Otro aspecto importante e interesante a considerar es el momento cuándo empieza y cuándo acaba un expediente.
Según el artículo 165 del Reglamento de Organización, los expedientes se iniciarán
«a) de oficio, cuando se trate de necesidades de servicio público o de exigir responsabilidades a los
miembros o funcionarios de las Corporaciones Locales.
b) a instancias de parte, cuando se promueven para resolver pretensiones deducidas por los particulares.
2. Será cabeza del expediente en los primeros el acuerdo y orden de proceder,
y en los segundos la petición o solicitud decretada para su trámite».
En la Ley 30/92 de Régimen Jurídico... se refiere al PROCEDIMIENTO de la siguiente
manera:
«Artículo 68. Los procedimientos se iniciarán de oficio por acuerdo del órgano competente,
o bien por propia iniciativa o como consecuencia de orden superior, a petición razonada de otros órganos o por denuncia.
Artículo 69:
- 1. Los procedimientos se iniciarán de oficio por acuerdo del órgano competente o bien por propia iniciativa o como consecuencia de orden superior, a petición razonada de otros órganos o por denuncia.
- 2. Con anterioridad al acuerdo de iniciación, podrá el órgano competente abrir un período de información previa con el fin de conocer las circunstancias del caso concreto y la conveniencia o no de iniciar el procedimiento».
información previa» dará lugar a documentos que deberán incluirse en el expediente, ya que
sólo así se obtendría una información completa.
En cuanto a su finalización se entenderá como último documento a incorporar en
un expediente el recibí de la notificación de la resolución a las partes interesadas, pues el
artículo 59.1. de la mencionada Ley 30/92 nos dice que «la acreditación de la notificación
efectuada se incorporará al expediente».