Siguiendo a Cruz Mundet diremos que un OAIS es un Archivo consistente en una organización, que puede formar parte de otra mayor, en personas y sistemas que han aceptado la responsabilidad de preservar información y hacerla accesible a una Comunidad Designada.
Este modelo de referencia viene a proporcionar:
- un marco para la comprensión y la creciente conciencia de los conceptos
archivísticos precisos para la preservación y el acceso de información
digital a largo plazo;
- los conceptos necesarios para que entidades no archivísticas puedan participar efectivamente en los procesos de preservación;
- un marco, terminología y conceptos, para describir y comparar arquitecturas y operaciones de archivos existentes y también futuros;
- un marco para describir y comparar distintas estrategias y técnicas de preservación a largo plazo;
- las bases para
- comparar los modelos de datos de la información digital preservada por los archivos
- y para discutir cómo pueden cambiar con el tiempo
- los modelos de datos
- y la información subyacente;
- un marco que puede ampliarse por otros esfuerzos para cubrir la preservación a largo plazo de información que no está en formato digital (ej. soportes físicos o muestras de ellos);
- expande el consenso sobre los elementos y procesos para la preservación y acceso a largo plazo de la información digital; e igualmente promueve un mercado mayor al que los vendedores pueden apoyar;
- guía la identificación y producción de normas relacionadas con OAIS.
El modelo de referencia se ocupa de una amplia gama de funciones de preservación de información digital incluyendo
- el ingreso,
- la instalación,
- la gestión de datos,
- el acceso
- y la difusión.
- la migración de información digital a soportes y formas nuevos,
- los modelos de datos usados para representar la información,
- el papel del software en la preservación de la información,
- y el intercambio de información digital entre archivos.
Identifica
- las interfaces internas y externas a las funciones de archivo
- un número de servicios de alto nivel en esas interfaces.
Proporciona varios ejemplos ilustrativos y algunas recomendaciones de buenas prácticas.
Define un conjunto mínimo de responsabilidades para que un archivo pueda ser llamado OAIS y también define un archivo máximo para proporcionar un amplio conjunto de términos y conceptos útiles.
OAIS es, en esencia,
- un modelo conceptual de conocimiento necesario para la preservación,
- es un marco descriptivo que permite
- comparar arquitecturas,
- modelos,
- estrategias,
- técnicas y
- operaciones de preservación presentes y futuras;
- comprende todo tipo de información en todo tipo de soportes y formatos;
- impulsa el consenso en torno a
- la preservación permanente
- y la producción de otras normas que desarrollan el propio modelo y lo complementan.
Siendo un modelo creado por empresas con necesidades concretas sobre la preservación y acceso a largo plazo de datos del espacio, se puede aplicar a cualquier repositorio, especialmente en las organizaciones con responsabilidades de mantener la información accesible a largo plazo.
También interesa a
- las organizaciones e individuos que producen información que deba ser preservada a largo plazo,
- así como a quienes necesitan obtenerla de esos archivos.
El modelo OAIS parte de la base de que es más difícil preservar información digital que en papel o película, por
- la rápida
obsolescencia
- y los consiguientes peligros de pérdida de la información.
No se trata solo de una cuestión exclusivamente tecnológica, sino que tiene implicaciones
- organizacionales,
- legales,
- industriales,
- científicas y
- culturales
que deben ser tomadas en consideración.
Ignorar los problemas planteados por la preservación de la información en forma digital conduciría inevitablemente a su pérdida.
El propósito del modelo es que el archivo, entendido como una variedad de funciones y sistemas de almacenamiento y preservación,
- logre sus objetivos venciendo el problema de la obsolescencia de la información digital,
- al tiempo que se minimizan los costos.
El objeto es conservar el contenido de la información y hacerlo de forma comprensible para la comunidad designada.
La información ha de ser representada de acuerdo con la base de conocimiento de dicha comunidad. Se debe armonizar
- las herramientas de acceso
- con el conocimiento de los usuarios,
- sin perder de vista que dicho conocimiento evoluciona.
La preservación se materializa en el "paquete de información" (Information Package), que aglutina
- el contenido de la información
- y la descripción de la información para preservación, que asegura que el contenido está identificado y se comprende el entorno en el que ha sido creado. Ambos, contenido y descripción, están encapsulados, unidos e identificados por la información de empaquetado (Packaging Information) y es accesible a través de la información descriptiva (Descriptive Information), que puede ser un simple título o un completo conjunto de atributos de un catálogo. El contenido es el objeto de la preservación, para lo que se acompaña de una serie de metadatos, con los que se forma un paquete de información que se describe para su recuperación y uso.