Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas, constituyendo así el archivo electrónico.
Los documentos electrónicos de actos administrativos que puedan afectar a derechos o intereses de los particulares, deben conservarse en soportes electrónicos,
- ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento
- o en otro cualquiera
- la identidad e
- integridad de la información necesaria para reproducirlo.
Es preciso asegurar la posibilidad de trasladar los datos a otros
- formatos y
- soportes
que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
Los medios o soportes en que los documentos se almacenen, deberán contar con medidas de seguridad que garanticen
- la integridad,
- autenticidad,
- confidencialidad,
- calidad,
- protección y
- conservación de los documentos almacenados.
- asegurarán la identificación de los usuarios
- y el control de accesos,
- así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos
Por lo que se refiere l expediente electrónico, debe definirse como conjunto de documentos electrónicos que corresponden a un procedimiento administrativo, independientemente del tipo de información que contengan.
El foliado de los expedientes electrónicos seefectuará mediante índice electrónico, firmado, según proceda, por la
- Administración,
- órgano o
- entidad actuante.
Este índice
- garantizará la integridad del expediente electrónico
- y permitirá su recuperación
siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
A efectos legales la remisión de expedientes, podrá ser sustituida por la puesta a disposición del expediente electrónico, el interesado tendrá derecho a obtener copia del expediente.