La gestión electrónica de la actividad administrativa ha de respetar
- la titularidad y el ejercicio de la competencia por
- la Administración Pública,
- órgano o
- entidad que la tenga atribuida
- y el cumplimiento de los requisitos formales
y materiales establecidos en las normas que regulen la correspondiente actividad.
Bajo criterios de simplificación administrativa, se impulsará la aplicación de medios electrónicos a
- los procesos de trabajo
- y la gestión de los procedimientos
- y de la actuación administrativa.
En la aplicación de medios electrónicos a la actividad administrativa la Administración considerará
- la adecuada dotación de recursos y medios materiales al personal que vaya a utilizarlos,
- así como la necesaria formación acerca de su utilización.
La aplicación de medios electrónicos a la gestión de
- los procedimientos,
- procesos
- y servicios
irá precedida de un análisis de
- rediseño funcional y
- simplificación del procedimiento,
proceso o servicio, en el que se tendrán presentes los siguientes aspectos:
a) La supresión o reducción de la documentación requerida a los ciudadanos, mediante su sustitución por
- datos,
- transmisiones de datos o
- certificaciones,
- o la regulación de su aportación al finalizar la tramitación.
b) La previsión de medios e instrumentos de
- participación,
- transparencia e
- información.
c) La reducción de los plazos y tiempos de respuesta.
d) La racionalización de
- la distribución de las cargas de trabajo y
- de las comunicaciones internas.
La iniciación de un procedimiento administrativo cuando lo solicite un interesado, por medios electrónicos, necesitará la puesta a disposición de los interesados de los correspondientes modelos o sistemas electrónicos de solicitud en la sede electrónica.
Los interesados pueden aportar al expediente copias de los documentos digitalizadas, que garanticen la fidelidad con el original mediante la utilización de firma electrónica avanzada.
La Administración Pública puede solicitar del archivo correspondiente el cotejo del contenido de las copias aportadas.
Si fuese imposible realizar este cotejo, con carácter excepcional, la Administración podrá requerir al ciudadano la exhibición del documento o de la información original.
La aportación de las copias implica autorización a la Administración para acceder y tratar la información personal contenida en los documentos.
Para facilitar y promover su uso, los sistemas de solicitud normalizados podrán
- incluir comprobaciones automáticas de la información aportada con respecto a los datos almacenados en sistemas propios o pertenecientes a otras administraciones e, incluso,
- ofrecer el formulario cumplimentado, -en todo o en parte-, para que el particular verifique la información y/o la modifique y complete.
Las aplicaciones y sistemas de información usados para la instrucción electrónica de los procedimientos deberán garantizar
- el control de los tiempos y plazos,
- la identificación de los órganos responsables de los procedimientos
- así como la tramitación ordenada de los expedientes
y facilitar
- la simplificación
- y la publicidad de los procedimientos.
Los sistemas de comunicación utilizados en la gestión electrónica de los procedimientos para las comunicaciones entre los órganos y unidades intervinientes a efectos de emisión y recepción de informes u otras actuaciones deberán cumplir los requisitos establecidos en la Ley 11/2007.
En los procedimientos administrativos gestionados electrónicamente en su totalidad, el órgano que tramite el procedimiento ha de poner a disposición del interesado un servicio electrónico, de acceso restringido, donde poder consultar, previa identificación, por lo menos, la información sobre el estado de tramitación del procedimiento interesado, salvo que la normativa aplicable restrinja dicha información.
La información del estado de tramitación del procedimiento comprenderá
- la relación de los actos de trámite realizados,
- con indicación sobre su contenido,
- así como la fecha en la que fueron dictados.
En el resto de los procedimientos igualmente se habilitarán servicios electrónicos de información del estado de la tramitación que comprendan, por lo menos,
- la fase en la que se encuentra el procedimiento y
- el órgano o unidad responsable.