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Patrimonio Documental y Bibliográfico

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El TITULO VII de la Ley 16/1985, 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español trata Del Patrimonio Documental y Bibliográfico y de los Archivos, Bibliotecas y Museos; y en su CAPITULO PRIMERO versa sobre el PATRIMONIO DOCUMENTAL Y BIBLIOGRÁFICO.

Se entiende por documento toda expresión en
  • lenguaje natural 
  • o convencional 
  • y cualquier otra expresión 
    • gráfica, 
    • sonora o 
    • en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones.

Forman parte del Patrimonio Documental los documentos de cualquier época
  • generados, 
  • conservados 
  • o reunidos 
en el ejercicio de su función por
  • cualquier organismo o entidad de carácter público, 
  • por las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado 
  • u otras entidades públicas 
  • y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios.

También forman igualmente parte del Patrimonio Documental los documentos con una antigüedad superior a los 40 años generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por
  • las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso 
  • y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado.
Integran el Patrimonio Documental los documentos con una antigüedad superior a los 100 años generados, conservados o reunidos por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.

La Administración del Estado podrá declarar constitutivos del Patrimonio Documental los documentos que, sin alcanzar la antigüedad indicada merezcan dicha consideración.

Forman parte del Patrimonio Bibliográfico 
  • las bibliotecas y 
  • colecciones bibliográficas de titularidad pública y 
  • las obras literarias, históricas, científicas o artísticas de carácter unitario o seriado, en escritura manuscrita o impresa, de las que no conste la existencia de al menos tres ejemplares en las bibliotecas o servicios públicos. Se presumirá que existe este número de ejemplares en el caso de obras editadas a partir de 1958.
También forman parte del Patrimonio Histórico Español y se les aplicará el régimen correspondiente al Patrimonio Bibliográfico
  • los ejemplares producto de ediciones de películas cinematográficas, 
  • discos, 
  • fotografías, 
  • materiales audiovisuales 
  • y otros similares, 
cualquiera que sea su soporte material, de las que no consten al menos tres ejemplares en los servicios públicos, o uno en el caso de películas cinematográficas.
La Administración del Estado, en colaboración con las demás Administraciones competentes, confeccionará el Censo de los bienes integrantes del Patrimonio Documental y el Catálogo colectivo de los bienes integrantes del Patrimonio Bibliográfico conforme a lo que se determine reglamentariamente.

Véase: - Disposición Adicional 3ª de esta Ley. - R.D. 111/1986, 10 enero, de desarrollo parcial de la Ley 16/1985: arts. 35 a 39.
 
La Administración competente podrá recabar de los titulares de derechos sobre los bienes integrantes del Patrimonio Documental y Bibliográfico el examen de los mismos, así como las informaciones pertinentes para su inclusión, si procede, en dichos Censo y Catálogo.
Los poseedores de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico están obligados a 
  • conservarlos, 
  • protegerlos, 
  • destinarlos a un uso que no impida su conservación y mantenerlos en lugares adecuados.
la Administración competente adoptará las medidas de ejecución oportunas, si los obligados incumplen lo dispuesto (conforme a lo previsto en el artículo 36.3 de la presente Ley).

El incumplimiento de dichas obligaciones, cuando además sea desatendido el requerimiento por la Administración, podrá ser causa de interés social para la expropiación forzosa de los bienes afectados.

Los obligados a la conservación de los bienes constitutivos del Patrimonio Documental y Bibliográfico deberán
  • facilitar la inspección por parte de los organismos competentes para comprobar la situación o estado de los bienes 
  • y habrán de permitir el estudio por los investigadores, previa solicitud razonada de éstos. 
Los particulares podrán excusar el cumplimiento de esta última obligación, en el caso de que suponga una intromisión en sus derechos a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, en los términos que establece la legislación reguladora de esta materia.

Véase R.D. 111/1986, 10 enero, de desarrollo parcial de la Ley 16/1985: art. 39.

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La obligación de permitir el estudio por los investigadores podrá ser sustituida por la Administración competente, mediante el depósito temporal del bien en un
  • Archivo, 
  • Biblioteca o 
  • Centro análogo 
de carácter público que reúna las condiciones adecuadas para la seguridad de los bienes y su investigación.
Imagen relacionadaLos bienes que tengan singular relevancia, integrantes del Patrimonio Documental y Bibliográfico, serán incluidos en sección especial del Inventario General de bienes muebles del Patrimonio Histórico Español (conforme al procedimiento establecido en el artículo 26 de esta Ley).
Quienes por la función que desempeñen tengan a su cargo documentos a los que se refiere el artículo 49.2 de la presente Ley 16/1985 están obligados, al cesar en sus funciones, a entregarlos al que les sustituya en las mismas o remitirlos al Archivo que corresponda.
La retención indebida de los documentos por personas o instituciones privadas dará lugar a que la Administración que los hubiera conservado, generado o reunido ordene el traslado de tales bienes a un Archivo público, sin perjuicio de la responsabilidad en que pudiera haberse incurrido.

La exclusión o eliminación de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico contemplados en el artículo 49.2 y de los demás de titularidad pública deberá ser autorizada por la Administración competente.

En ningún caso se podrán destruir tales documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas o los entes públicos.

En los demás casos la exclusión o eliminación deberá ser autorizada por la Administración competente a propuesta de sus propietarios o poseedores, mediante el procedimiento que se establecerá por vía reglamentaria.

Los actos de 
  • disposición, 
  • exportación e 
  • importación de bienes constitutivos del Patrimonio Documental y Bibliográfico 
quedarán sometidos a las disposiciones contenidas en el artículo 5º y Títulos III y IV de la presente Ley que les sean de aplicación.
Cuando estos bienes sean de titularidad pública serán inexportables (salvo lo previsto en los artículos 31 y 34 de esta Ley 16/1985).

Véase R.D. 111/1986, 10 enero, de desarrollo parcial de la Ley 16/1985: art. 57.


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La consulta de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Español (artículo 49.2) tendrá en cuenta que:
  • a) Con carácter general, tales documentos, concluida su tramitación y depositados y registrados en los Archivos centrales de las correspondientes entidades de Derecho Público, conforme a las normas que se establezcan por vía reglamentaria, serán de libre consulta a no ser que 
    • afecten a materias clasificadas de acuerdo con la Ley de Secretos Oficiales 
    • o no deban ser públicamente conocidos por disposición expresa de la Ley, 
    • o que la difusión de su contenido pueda entrañar riesgos para la seguridad y la Defensa del Estado o la averiguación de los delitos.
  • b) Cabrá solicitar autorización administrativa para tener acceso a los documentos excluidos de consulta pública, que podrá ser concedida, 
    • en los casos de documentos secretos o reservados, por la Autoridad que hizo la respectiva declaración, 
    • y en los demás casos, por el Jefe del Departamento encargado de su custodia. 
Conforme dispone el apartado séptimo de la O.M. CTE/2211/2003, de 23 de julio, por la que se crea la Comisión Calificadora de Documentos Administrativos del Ministerio de Ciencia y Tecnología, se delegan en el Secretario general Técnico las facultades que este apartado atribuye al titular del departamento, referidas a la autorización administrativa para tener acceso a los documentos excluidos de consulta pública («B.O.E.» 5 agosto).
  • c) Los documentos que contengan datos personales de carácter policial, procesal, clínico o de cualquier otra índole que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que haya transcurrido un plazo de 25 años desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, de 50 años a partir de la fecha de los documentos.
Véase R.D. 111/1986, 10 enero, de desarrollo parcial de la Ley 16/1985: art. 39.
 
Se establecerán reglamentariamente las condiciones para
  • la realización de la consulta de los documentos, 
  • así como para la obtención de reproducciones de los mismos.
Corresponderá a una Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos
El estudio y dictamen de las cuestiones relativas a la calificación
  • y utilización de los documentos de la Administración del Estado y del sector público estatal, 
  • así como su integración en los Archivos 
  • y el régimen de acceso 
  • e inutilidad administrativa de tales documentos
La composición de esta Comisión, funcionamiento y competencias específicas se establece por vía reglamentaria.

Podrán constituirse Comisiones Calificadoras en los Organismos públicos que así se determine.

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En cuanto a ARCHIVOS, BIBLIOTECAS Y MUSEOS, legisla el CAPITULO II de la Ley 16/1986,25 de junio, del Patrimonio Histórico Español (artículos 59-65).

Son Archivos
  • los conjuntos orgánicos de documentos, 
  • o la reunión de varios de ellos, 
  • reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la 
  • investigación, 
  • la cultura, 
  • la información 
  • y la gestión administrativa. 

También se entienden por Archivos las instituciones culturales donde se
  • reúnen, 
  • conservan, 
  • ordenan y 
  • difunden 
para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos.

Son Bibliotecas las instituciones culturales donde se
  • conservan, 
  • reúnen, 
  • seleccionan, 
  • inventarían, 
  • catalogan, 
  • clasifican y 
  • difunden 
conjuntos o colecciones de libros, manuscritos y otros materiales bibliográficos o reproducidos por cualquier medio para
  • su lectura en sala pública 
  • o mediante préstamo temporal, 
al servicio de
  • la educación, 
  • la investigación, 
  • la cultura y 
  • la información.

Son Museos las instituciones de carácter permanente que
  • adquieren, 
  • conservan, 
  • investigan, 
  • comunican y 
  • exhiben, 
para fines de estudio, educación y contemplación conjuntos y colecciones de valor histórico, artístico, científico y técnico o de cualquier otra naturaleza cultural.

Quedarán sometidos al régimen que la Ley 16/1985, 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español establece para los Bienes de Interés Cultural los inmuebles destinados a la instalación de Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal, así como los bienes muebles integrantes del Patrimonio Histórico Español en ellos custodiados.

El Gobierno podrá extender este régimen, a propuesta de las Administraciones competentes, a otros Archivos, Bibliotecas y Museos.

Los Organismos competentes para la ejecución de esta Ley velarán por
  • la elaboración y 
  • actualización de los catálogos, censos y ficheros de los fondos de las instituciones.
Previa consulta con la Comunidad Autónoma correspondiente, la Administración del Estado podrá crear,  cuantos Archivos, Bibliotecas y Museos considere oportunos, cuando las necesidades culturales y sociales así lo requieran y sin perjuicio de la iniciativa de otros organismos, instituciones o particulares.

Serán creados mediante Real Decreto los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal y carácter nacional.


Véase:
R.D. 1827/2009, de 27 de noviembre, por el que se otorga el carácter de museo nacional al Museo Romántico, se modifica su denominación por la de Museo Nacional del Romanticismo y se regulan sus fines y organización («B.O.E.» 14 enero 2010).

R.D. 1636/2006, de 29 de diciembre, por el que se crea el Museo Nacional de Arquitectura y Urbanismo («B.O.E.» 10 enero 2007).
 
La Administración del Estado promoverá la comunicación y coordinación de todos los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal existentes en el territorio español. Para ello podrá
  • recabar de ellos cuanta información considere adecuada, 
  • así como inspeccionar su funcionamiento 
  • y tomar las medidas encaminadas al mejor cumplimiento de sus fines, en los términos que, -en su caso-, dispongan los convenios de gestión con las Comunidades Autónomas.

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La Administración del Estado garantizará el acceso de todos los ciudadanos españoles a los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal, al margen de las restricciones que, por razón de
  • la conservación de los bienes en ellos custodiados o 
  • de la función de la propia institución, puedan establecerse.
Los Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad estatal podrán admitir en depósito bienes de propiedad privada o de otras administraciones públicas conforme a las normas que por vía reglamentaria se establezcan.

Los Bienes de Interés Cultural, así como los integrantes del Patrimonio Documental y Bibliográfico custodiados en Archivos y Museos de titularidad estatal no podrán salir de los mismos sin previa autorización, que deberá concederse mediante Orden ministerial.

Cuando se trate de objetos en depósito se respetará lo pactado al constituirse.

El mismo régimen se aplicará a los Bienes de Interés Cultural custodiados en Bibliotecas de titularidad estatal, sin perjuicio de lo que se establezca sobre servicios de préstamos públicos.

Podrán ser declarados de utilidad pública a los fines de su expropiación
  • los edificios en que estén instalados Archivos, Bibliotecas y Museos de titularidad pública, 
  • así como los edificios o terrenos en que vayan a instalarse. 
Esta declaración podrá extenderse a los edificios o terrenos contiguos cuando así lo requieran razones de seguridad para la adecuada conservación de
  • los inmuebles o 
  • de los bienes que contengan.
Para el mejor cumplimiento de lo preceptuado, cada departamento ministerial asegurará la coordinación del funcionamiento de todos los Archivos del Ministerio y de los Organismos a él vinculados.

Será regularmente transferida la documentación de los Organismos dependientes de la Administración del Estado, según el procedimiento que por vía reglamentaria se establezca a los Archivos del Estado.

Véase la O.M. INT/2528/2002, de 2 de octubre, por la que se regula el Sistema Archivístico del Ministerio del Interior («B.O.E.» 14 octubre).

Constituyen los Sistemas Españoles de Archivos, de Bibliotecas y de Museos, respectivamente, los Archivos, Bibliotecas y Museos, así como los servicios de carácter técnico o docente directamente relacionados con los mismos, que se incorporen en virtud de lo que se disponga reglamentariamente.

Véase R.D. 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso («B.O.E.» 25 noviembre).

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