Archivo.-Colección de documentos
producidos y recibidos espontáneamente en el ejercicio de una actividad práctica
y necesaria (incluye los libros) por una entidad (institución, persona
jurídica...) conservados como memoria (organización, reducción...) para
testimonio e información.
Colección.-El Diccionario de Autoridades
define como colección el acto de recoger o juntar algunas cosas y también la
misma junta que se hace de las cosas de una especie para que estén unidas.
Se
pueden distinguir las siguientes clases de colecciones, con especial referencia
a las colecciones de archivos:
Subjetivas: reuniones artificiales o
voluntarias, incluso de capricho de objetos por su forma, materia...(por ej.
una colección de autógrafos de famosos)
Objetiva: reuniones naturales de objetos
nacidos al hilo de una actividad necesaria y práctica ( la reunión de papeles
de la Casa de la Contratación de Sevilla nace al hilo de la necesidad de
administrar la Carrera de Indias).
Según
la autonomía o dependencia entre sí de las piezas de una colección, esta puede
ser autónoma o trabada. Entre las colecciones autónomas cada
pieza de la selección tiene un autor, formas menos distintas (por ej. los
libros de una biblioteca); en cambio también hay colecciones trabadas,
encartadas y vinculadas desde su origen y por consiguiente son menos comunes de
origen y autoría. Los papeles de un archivo están vinculados desde su origen a
un expediente, el expediente a una serie, la serie a una sección, y la sección
a una entidad. Por tanto las piezas de estas colecciones no constituyen una
simple suma aritmética, es decir, no se les puede aplicar la propiedad
conmutativa ni distributiva (Así, no se puede separar de un archivo de Lebrija,
aunque se separe de dicho pueblo, por lo que su nuevo archivo se formará con la
documentación producida desde el momento de su separación de Lebrija).
Según
la autoría o autenticidad de las piezas de las colecciones,
pueden ser: autoría múltiple, cada pieza normalmente tiene un autor y un
destinatario distinto y la autoría o dirección unitaria, todas las piezas
tienen el mismo autor, física o jurídicamente, las que no tienen el mismo
autor, tiene la misma dirección.
Según
la pluralidad o singularidad de las piezas: El libro por su
naturaleza, desde su nacimiento, a ser difundido, a multiplicarse, nace para
ser visto, leído, entendido y disfrutado por especialistas y público no
cualificado. El libro suscita reflexión, fruición, emoción y participación. Sin
embargo, el documento que nace en los archivos, nace para documentar un acto
concreto y singular, su finalidad es prosaica, -es decir- jurídica,
administrativa y práctica. Evidentemente los hechos jurídicos y administrativos
que están documentados tienen relevancia histórica, pero esta la saca el
historiador, la entidad productora del documento no intentó tal fin. En las
colecciones de archivo, las piezas son únicas normalmente.