Uno de los problemas tradicionales de la archivística fue la ausencia de unanimidad para abordar la descripción de los documentos, lo que se debía a múltiples y muy complejas razones que impedían el consenso entre los archiveros a nivel internacional. A pesar del retraso dilatado con respecto a las normas descriptivas de las bibliotecas y de los centros de documentación, por fin contamos con normas de descripción archivística, específicas para archivos, consensuadas y aceptadas por los profesionales, tales son las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF), productos de grandes esfuerzos por aunar las normas de descripción previas como las RDDA canadienses, el MARC (AMC) norteamericano y el MAD británico. Tras varios borradores, sucesivas versiones, estudio y prueba a nivel internacional por parte de gran número de archiveros que aportaron sus sugerencias y sus puntos de vista sobre la capacidad de la norma para adaptarse al complejo proceso que encarna la descripción archivística.
Actualmente ambas normas forman parte de los cotidianos trabajos descriptivos de un gran número de archivos y nadie cuestiona ya su capacidad para adaptarse a las necesidades de descripción documental a cualquier nivel de profundidad ya sea a nivel de fondo, sección, serie, documento, etc.
La ISAD(G) estructura la información mediante 26 elementos que se pueden combinar para construir la descripción de una entidad archivística al completo, de los cuales sólo 5 son obligatorios:
-código de referencia
-título
-fecha
-extensión y
-nivel de descripción.
Son muy variadas las dificultades de todo tipo a las que es preciso hacer frente para conseguir que la práctica de la descripción archivística sea realizada por todo el conjunto de los archiveros, atendiendo a los preceptos de una norma aceptada y consensuada entre todos. El proceso de adaptación es lento y laborioso.
Un ejemplo lo tenemos en un estudio muy interesante realizado en la Facultad de Biblioteconomía y Documentación de la Universidad de Extremadura sobre qué tipo de información archivística ofrecen a través de Internet una serie representativa de archivos canadienses que cuentan con una norma descriptiva propia, la RDDA, aceptada y consensuada por el conjunto de profesionales. De los resultados del estudio se desprende que sólo un 35 por ciento de los archivos canadienses usan las Reglas como formato de presentación de la información sobre sus fondos en Internet y que el uso de las Reglas varía según el tipo de archivos, siendo usado en un mayor porcentaje por los archivos municipales, seguido de los universitarios, los provinciales y nacionales y, finalmente, los religiosos.
Otro de los aspectos que merece la pena mencionar de dicho estudio, es que uno de los factores que ha contribuido al incremento de la aplicación de las Reglas entre los archivos municipales ha sido la creación de catálogos colectivos de archivos, bases de datos comunes a varios archivos que exigen la entrada de datos en un formato normalizado[1].
[1] ORTEGO DE LORENZO-CACERES, Mª del Pilar, BONAL ZAZO, José Luis. Archivos en línea: formatos de difusión archivística en Internet. VI Jornadas Españolas de Documentación. Fesabid 98.
Se encuentra en hyperlink http://www.florida-uni.es/fesabid98/Comunicaciones/j_bonal.htm http://