La
Archivística se inspira fundamentalmente en el respeto al principio de
procedencia de los fondos, según el cual, los archivos y documentos de una
misma procedencia no deben mezclarse y juntarse con los de otra procedencia.
Principio
fundamental de la Archivística en contraposición a la “ordenación por materias”
propuesta en tiempos de la Ilustración.
En
Francia sus antecedentes están en las “Instrucciones” dadas el 24 de abril de
1841 para organizar los archivos. La plasmación teórica que los franceses han
venido atribuyéndose a partir de la formulación de Natalis de Waily en dicho
año[1],
cuya aplicación, en ocasiones no había sido ajena en España con anterioridad,
como está más que demostrado[2]
y que en castellano denominamos “respeto al origen y al orden natural”,
se ha convertido en el principio archivístico por antonomasia, aceptado
universalmente por toda la comunidad de archiveros.
Según Lodolini
el principio de procedencia fue aplicado por primera vez en Dinamarca en 1791,
con la instrucción de la Comisión para la ordenación de los archivos. Brenneke considera precursor de este
principio a Philipo Ernst Spiers en su obra Von Archiven (Halle, 1777).
En
1826 es aplicado en algunos archivos de Holanda, en Italia es introducido en
1827 en los archivos toscanos y fue denominado por Francisco Bonaini como
“método histórico” por cuanto la reconstrucción del orden original de la
documentación se basa en la historia de la institución, se sancionó por la
legislación en 1875; y en 1896 fue aplicado en todos los archivos del Estado de
Prusia.
Según
este principio cada documento debe estar situado en el fondo documental del que
procede, y en este fondo en su lugar de origen. Este principio configura a la
Archivística como disciplina cuya cualidad esencial será el “orden” en el más
ámplio sentido del término al proceder de esa realidad de que todos los
documentos se producen naturalmente a partir de una institución o persona y a
lo largo de un proceso dentro de una estructura determinada. El principio de
procedencia va a detrminar la condición esencial del archivo: su organicidad,
resultado de dos actividades complejas como son la clasificación y la
ordenación.
El
mantenimiento de ese “orden” no habría de plantear problemas de ninguna clase,
estos surgen por al frecuencia con que aquel se deshace y hay entonces que
reconstruirlo.
Según
Duchein consiste en mantener agrupados los fondos procedentes de una
institución, separados de los de otras. A primera vista es algo bien fácil, sin
embargo ese respeto no se limita a esa agrupación y separación entre fondos de
diferentes instituciones, sino que afecta a cada una de las dependencias que
integran a cada institución y a las series documentales generadas como
consecuencia de actividades concretas. Esto nos llevará, entre otras cosas, a
no deshacer los expedientes alegando una agrupación temática u onomástica. Hay
que mantener la unidad e independencia del fondo, de su integridad y del
carácter seriado de sus documentos.
Por
ninguna razón, de acuerdo con este principio, nos será permitido agrupar por
materias o por motivaciones onomásticas documentos que integren distintas
series documentales, aun generadas en una misma dependencia. Tal agrupación
sólo nos será permitida al margen de la materialidad de los documentos,
mediante índices y ficheros aparte.
[1] Es
a raíz de la concentración en un solo depósito de los archivos franceses,
cuando el historiador formula el principio, oponiéndose a una clasificación
cronológica de todos los fondos.
[2]
Romero Tallafigo, Manuel: El principio de respeto a la procedencia de
los fondos en las Ordenanzas de Carlos IV para el Archivo de Indias, “Boletín
de Archivos”, 3, Madrid, 1978, pgs 357 y ss. Gallego, Olga: La
organización de un archivo monacal: el archivo del monasterio de Oseira, “Actas
del I Congreso BAD” Oporto, 1985, tomo II. Cortés Alonso, Vicenta: Las
Ordenanzas de Simancas y la Administración Pública, Madrid, pgs.197-224.