Igualmente, los
organismos y las instituciones productoras de documentos se vieron inmersas en los cambios que venían impuestos por las nuevas tecnologías aplicadas a la
información.
Aparecen documentos en soportes nuevos y novedosos sistemas de trabajo en
las empresas y en las distintas oficinas públicas; aparecen innovadores sistemas de comunicación y
de transmisión de datos y de información, que definen un marco distinto radicalmente al
hasta entonces existente. Ante este estado de la cuestión el archivero debía aprender a
desenvolverse, entrando en relación y competencia con otros profesionales que trabajan con la información como
es el caso de los documentalistas, de los bibliotecarios, los informáticos, los ingenieros de sistemas, los expertos
en telecomunicaciones, etc.
La presencia del
usuario de archivo, por su parte, en cuanto a su perfil, se ha ido diversificado y enriquecido. Por lo que respecta a los usuarios externos, cada vez en mayor proporción aparecen clientes que acuden a los
archivos en demanda de informaciones puntuales que afectan
a sus intereses, y lo hacen con plena conciencia de
que están ejerciendo un derecho reconocido en la legislación: el derecho de acceso por los ciudadanos a los
archivos y registros administrativos.
En España el uso por parte de las organizaciones y de los ciudadanos de estas nuevas
tecnologías no se tradujo de inmediato en una cultura de la información, más bien
una cultura informática. El usuario espera que la respuesta a su demanda sea lo más rápida, precisa y exhaustiva posible, paralela y producto de
una administración cada vez más moderna, eficaz y, sobre todo, transparente.
La incorporación al trabajo
archivístico del ordenador personal fue un proceso muy lento que vino de la mano de dificultades diversas, desde la resistencia al cambio por una parte de
los archiveros que desconocían las posibilidades potenciales de esta nueva
herramienta informática, hasta la despreocupación o el desinterés de los
responsables de los que dependían los archivos en los organismos, por invertir
en tiempo, equipos, programas y formación.
El aislamiento de los archivos entre
sí, la inexistencia de cooperación,
colaboración e intercambio de conocimientos y de experiencias al respecto entre los
archiveros, se unía a la ausencia de un solvente organismo administrativo que fuese capaz
de aglutinar esa dispersión de los archivos y de sentar bases para
la existencia de unos mínimos estándares normalizadores en terminología
archivística, descripción,
técnicas de difusión, programas informáticos y equipos, etc. Todo ello supuso un lastre para la optimización del trabajo del archivero que
debería derivarse de la incorporación en su trabajo de las nuevas herramientas informáticas.
A falta de proyectos concretos y al no haberse
planificado el para qué, el por qué y, el cómo de
la informatización, cada archivo respondía por su cuenta a estos
interrogantes e intentó hacer frente a los nuevos retos planteados.
El ordenador se aplicó, desde un primer momento y
básicamente, a la descripción de los fondos archivísticos y a la edición de los instrumentos de descripción.
Los procesadores de texto
vinieron a facilitar y mejorar la presentación impresa de los catálogos e inventarios y, después, de las bases de datos documentales de tipo relacional, que cada vez se hicieron más
potentes e intuitiva, y contribuyeron a garantizar cierta
vertebración y normalización de los campos de información en las descripciones
archivísticas y a facilitar y también a optimizar los procesos de búsqueda y
de recuperación de la información interesada.
Las aplicaciones informáticas se fueron desarrollando
autónomamente por parte de cada uno de los archivos.
El desarrollo de las
telecomunicaciones posterior, la aparición de las primeras redes tanto remotas como locales y, con ello,
la factibilidad de conectar ordenadores entre sí, no supuso, -en
general-, una modificación en los usos y prácticas informáticas sustancialmente, que eran seguidos hasta el momento por la mayor parte de los archiveros, dada la ausencia de normalización en cuanto a descripción
archivística.
La incorporación de las nuevas tecnologías al campo de la
información y, más concretamente, la informática al mundo de los archivos no fue homogénea ni respondió a esquemas o procesos idénticos.
Los archivos del área anglosajona, -básicamente los de America del
Norte-, adoptaron desde la década de 1960, una serie de normas descriptivas,
tomadas en esencia de las Reglas de Catalogación angloamericanas usadas en las
bibliotecas y después adaptadas a un formato preexistente de intercambio, el
formato MARC.
El formato resultante fue el MARC para archivos y manuscritos
(MARC-AM) y supuso para un gran número de archivos americanos la posibilidad de poder usar
estándares descriptivos y un formato común. Esto permitió crear redes de
intercambio de datos e informaciones archivísticas. Lo mismo sucedió con los
archivos de Canadá, que desarrollaron normas de descripción archivística, estas fueron las
RDDA, Régles pour la description des documents d’archives. Lo mismo pasó
con las normas MAD en Gran Bretaña.
En el caso de España, la ausencia de consenso en tema de
normalización de los instrumentos de descripción supuso una infrautilización de las posibilidades y de las potencialidades de la teleinformática.
Se dieron experiencias de este
tipo aunque siempre muy localizadas. Podría recordarse el caso de la experiencia desarrollada por las
Diputaciones Provinciales en Tarragona y Lerida, con el apoyo del
Departament de Cultura de la Generalitat, el resultado se materializó en la
creación de una red de archivos comarcales, la normalización de los
instrumentos de descripción y el uso de una aplicación informática común: el
programa de gestión de los archivos comarcales (GAC).