El concepto de documento va a ir restringiéndose poco
a poco. Se consideró en la Historia documentos a aquellos que provenían de una
autoridad, cuanto más solemne fuese mejor, sto es así en la Alta E.Media, los documentos más
importantes serían, pués, los documentos pontificios y los imperiales.
Nuevas corrientes de civilización llevan a la creación de universidades donde se formará un personal especializado.
La naciente burguesía necesita plasmar por escrito y dar validez a sus
transacciones comerciales. Surge así el notariado.
También las monarquías
nacionales van a necesitar los servicios de estos notarios para la emisión de
leyes o dictámenes, surge así la cancillería, junto con el notariado.
Conforme avanza el tiempo se multiplican los organismos
emisores de la documentación, surge una ramificación
en suborganismos y la documentación se multiplica. Crece la burocracia. Ante esto, la
atención del diplomático queda fijada en los documentos altoimperiales, cuanto
más solemnes mejor: el documento ha de tener siempre un contenido jurídico y
cuanto más antíguo mejor.
En el primer tercio del siglo XX aparecen
tendencias que manifiestan la necesidad de ampliar el concepto y considerar
documentos diplomáticos a todos aquellos documentos emitidos por cualquier
persona o entidad, siempre que esté sometido a una forma determinada. La
ciencia encargada de estudiar la forma del documento es la Diplomática.
Según Tessier “los documentos escritos tienen
por objeto o bien probar un hecho de derecho público o privado, o también la
realidad de un hecho que ha acontecido”.
Según la Ley de Archivos de Andalucía (BOJA
10-I-84), "documento es toda expresión en lenguaje oral o escrito,
natural o codificado, recogido en cualquier tipo de soporte material, así como
cualquier otra expresión gráfica que sustituya testimonios de funciones o
actividades sociales del hombre o de grupos humanos, sin exclusión de las obras
de creación y de investigación editadas y de las que por su índole forman parte
del patrimonio bibliográfico, así como las expresiones aisladas de naturaleza
arqueológica, artística o etnográfica".