El
principio de recuperación jerárquica de la información se da cuando en un archivo se busca
un documento, la primera pregunta que hay que hacer es qué institución de las
que tienen fondos de archivo pudo producir ese documento; en qué serie o
subserie documental de esa institución puede custodiarse ese documento; en qué
expediente o documento de esa serie está el documento buscado.
Es positiva, palpable y ética: servir de información y testimonio de prueba a las instituciones, la sociedad o las personas que lo soliciten. Es servir con el instrumento documental de memoria de derechos y obligaciones colectivas y personales. Es servir también a la Historia: el archivo es un espejo de la vida de los hombres, uno de sus registros de memoria permanente y colectiva más completos para sostener con eficacia la trama jurídica (derechos y obligaciones) del tejido social por un lado, y para guardar la memoria histórica por otro. Sin estas finalidades sociales no tendrá sentido la acumulación y conservación de documentos en forma archivística.