El Archivo secreto contiene cuestiones reservadas y puede ser examinado por el
Obispo o el Administrador Apostólico, cuando estimen conveniente; también por el
Gobernador Eclesiástico o Vicario General, que sustituye al obispo en la Diócesis en Sede
vacante o impedida; y por el Vicario Capitular también en Sede impedida o vacante, pero só1o en el
caso de necesidad urgente y sin poder extraer ningún documento de este archivo.
Una de las 1laves está siempre en poder del
que rige la Diócesis. Al tomar posesión el
Obispo, o al hacerse el Administrador Apostólico cargo del régimen, designará a
un sacerdote a quien informará del lugar donde tiene la llave; y al vacar la Diócesis,
este mismo sacerdote recogerá la llave. Después de asistir con el Vicario General a
sellar las puertas del Archivo con el sello de la Curia, entregará al
Vicario Capitular la llave y éste hará lo mismo a su vez al nuevo Obispo que tome posesión.
Si la
Sede queda impedida, el sacerdote entregará al Gobernador
Eclesiático la llave, o si el Vicario General queda gobernando
la Diócesis, la conservará en su poder.
Será conveniente que tanto el Vicario Capitular como el Gobernador
Eclesiástico o Vicario General informen a algún otro sacerdote sobre el
lugar en que se conserve la llave, que retienen, para el caso en que ellos falten
sin poder dar otras instrucciones. Estos procedimientos son los tradicionales, actualmente muchos fondos eclesiásticos están en manos de gestoras de la documentación.
La segunda llave la retiene el Vicario
General en Sede plena o impedida; y si no hay Vicario General, el Canciller.
Al
vacar la Sede el Vicario General la transmite al presidente del Cabildo que al
tomar posesión el nuevo Obispo, hará entrega de ella al nuevo Vicario General o
al Canciller.
Si el exvicario fuese el presidente del Cabildo, conservará la
llave hasta la llegada del Obispo nuevo; y si fuese elegido Vicario Capitular
el presidente del Cabildo, como no debe retener las dos llaves, entregará una
de ellas a la segunda dignidad, algo que no prevee el Código; pero
es más razonable que entregar la llave al Canciller o que el Vicario
conserve las dos.
Para examinar e1 Archivo secreto el Obispo o
el Administrador General pide al Vicario General la segunda llave y abre por sí mismo,
inspecciona, deposita documentos, los retira, cierra y entrega la llave
de nuevo al depositario.
El Vicario Capitular inspecciona por sí solo, asistido de dos canónigos cuya misión es vigilar que nada salga del Archivo
secreto y que éste quede cerrado y sellado como antes. Existe el cargo o dignidad de canónigo archivero, el cual se encarga de esta gestión actualmente.
El Vicario Capitular ha de
dar cuenta al nuevo Obispo
de las veces, causas y urgencia de estas aperturas (cánones 379‑382). También de la necesidad de extraer documentación que haya cumplido los plazos legales y deba estar en el archivo general para la libre consulta de estos fondos.