Según el medio un documento puede ser textual, cuando transmite la información por medios alfabéticos, manuscritos, mecanografiados o impresos manualmente o mecánicamente; gráfico: la información es transmitida por todo tipo de formas, dibujos y colores (plano); audiovisual: cuando se graban imágenes fijas o móviles o/y sonidos; informático: el documento se realiza por medio de impresiones magnéticas o caracteres hechos por laser que reproducen un texto, imagen o sonido.
Según el modo en que se hacen, según se protocoliza y deriva en diferentes tipos, éstos pueden ser: Real Cédula, Real Provisión, Real Orden, Acta Capitular, Instancia, etc.
.-legajos
.-volúmen
.-documentos audiovisuales: cintas, discos, película, vídeos.
.-documentos
informáticos: discos, tambores, cintas,
fichas perforadas.
Teniendo en cuenta el contenido una unidad documental puede ser de iniciación o cabeza del expediente: Acuerdo u orden de proceder de la autoridad en los expedientes de oficio o instancia, o carta cuando es un expediente.
Teniendo en cuenta el contenido del mensaje:
.-Por la
entidad productora los documentos pueden ser:
.-públicos
.-privados
.-reales
.-condales
.-eclesiásticos...
.-Por la
función dentro de la entidad los documentos pueden ser:
.-Gobierno
.-Hacienda
.-Gracia y Justicia
.-Guerra y Estado...
.-Por la
fecha y el lugar de producción los documentos pueden ser:
.-antíguos
.-medievales
.-modernos
.-contemporáneos
.-Por
la cantidad de información ésta puede ser:
.-intensiva
.-extensiva
.-diversificada
Teniendo en cuenta el contenido una unidad documental puede ser de iniciación o cabeza del expediente: Acuerdo u orden de proceder de la autoridad en los expedientes de oficio o instancia, o carta cuando es un expediente.
Según la tramitación, los documentos podrán ser comunicaciones, notificaciones a personas, interesados o autoridades solicitando instrucción sobre el expediente.
En la resolución: la autoridad resuelve o toma una decisión o acuerda sobre el asunto.
La ejecución: sirve para que se cumpla materialmente la resolución.
La fecha del expediente normalmente es la del documento de ejecución, fecha en la que se ha cerrado el expediente. Como fechas extremas la fecha de iniciación del documento y la fecha de su término.